Життєві обставини часто складаються таким чином, що перебувати на роботі просто немає можливості, навіть за рахунок зменшеної суми зарплати за підсумками місяця. Поговоримо про ключові нюанси відпусток за власний кошт.
Загальні умови надання відпустки за власний кошт
Норми ст. 84 КЗпП передбачають, що у випадках, передбачених ст. 25 Закону про відпустки, працівнику за його бажанням надається в обов'язковому порядку відпустка без збереження заробітної плати. За сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником та власником або уповноваженим ним органом, але не більше ніж 15 календарних днів на рік.
У Законі про відпустки є ст. 25 і ст. 26, обидві визначають умови надання відпустки за власний кошт. Норми ст. 25 Закону про відпустки регламентують перелік обставин, коли відпустка без збереження заробітної плати обов'язково має бути надана працівникові, тимчасом як ст. 26 регламентує загальний порядок надання працівникам відпустки за їх рахунок. Тобто в першому випадку йдеться про відпустки, що надаються окремим категоріям працівників за умови настання конкретних, чітко регламентованих обставин, у другому випадку — про відпустки за домовленістю сторін.
Зверніть увагу: у ст. 25 Закону про відпустки йдеться про обов'язок працедавця надати працівнику відпустку за настання конкретних підстав, ключове у таких відпустках — бажання працівника, а керівник зобов'язаний надати таку відпустку, навіть якщо відсутність працівника зашкодить планам підприємства та його фінансово-господарській діяльності. А от за ст. 26 Закону про відпустки будь-який працівник має можливість отримати відпустку без збереження заробітної плати, але про це треба домовитися з керівником, бо для цього виду відпусток ключовою є згода сторін. У листі від 18.03.2009 р. №2961/0/14-09/06 (див. «Дебет-Кредит» №21/2009) Мінсоцполітики засвідчує, що в цьому випадку вирішити, чи відпускати працівника у відпустку, — виключно прерогатива керівника підприємства.
Обидва види відпусток об'єднує спільна риса — ініціатором відпустки обов'язково має бути сам працівник, але в жодному разі не працедавець (лист Мінсоцполітики від 19.09.2013 р. №416/13/116-13). Така ініціатива може коштувати роботодавцю штрафу в 3200 грн як порушення інших вимог трудового законодавства (абз. 6 ч. 2 ст. 265 КЗпП).
Строки відпустки
Відпустку без збереження заробітної плати може взяти як основний працівник, так і сумісник (у т. ч. ті, хто працює за трудовим договором, контрактом). Працівники, що ще не попрацювали на конкретному підприємстві повний календарний рік, також можуть оформити собі таку відпустку.
Звернімо увагу на те, що строки відпустки прив'язані до конкретного року. Стаття 25 Закону про відпустки регламентує надання відпустки без збереження зарплати, певна частина якої надається щорічно, але пов'язана з настанням конкретних обставин, тимчасом як відпустки за ст. 26 прив'язані саме до конкретного року: «не більше 15 календарних днів на рік» (із прив'язкою до конкретного календарного року), тобто якщо в конкретному році працівник не скористався своїм правом на відпустку за власний кошт, то в наступному році він цією відпусткою скористатися вже не має права.
Специфіка відпусток за власний кошт
Відпустка за власний кошт має свою специфіку. По-перше, із такої відпустки не можна відкликати. По-друге, якщо на період відпустки без збереження зарплати припадають святкові чи неробочі дні (ст. 73 КЗпП), то неоплачувана відпустка на ці дні не подовжується. Крім того, якщо, перебуваючи у відпустці за власний кошт, працівник захворів, дні відпустки не можуть бути подовжені на дні такої хвороби. Дні відпустки за власний кошт не враховуються при визначенні максимального строку щорічної відпустки строком 59 (69) календарних днів. Кількість днів відпустки без збереження зарплати не можна збільшувати ні з ініціативи працівника, ні з ініціативи роботодавця.
Якщо йдеться про відпустку, прив'язану до конкретної обставини, то це зовсім не означає, що починатися вона має саме з дати такої події. Період відпустки має припадати на таку подією, але це ніяк не значить, що ця подія має розпочинати чи закінчувати відпустку.
Часто у бухгалтерів виникає запитання щодо поділу такого роду відпусток. На нашу думку, відпустку без збереження зарплати ділити не можна. Мінсоцполітики в листі від 03.02.2012 р. №31/13/133-12 засвідчує, що чинним законодавством поділу на частини відпусток без збереження заробітної плати не передбачено.
Норми ст. 12 Закону про відпустки передбачають поділ щорічної відпустки на прохання працівника на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше ніж 14 календарних днів. Зверніть увагу: йдеться про щорічні відпустки, якими відпустки без збереження зарплати не можна назвати. Чи мається тут на увазі, що тільки щорічна відпустка може бути поділена і її тривалість за рік не може бути меншою за 14 календарних днів? Чи можна це розуміти так, що для решти відпусток умови про неподільність не передбачено і тому їх можна ділити як завгодно? Головна умова — щоби протягом року не було перевищення кількості днів, що були надані працівнику в рахунок відпустки без збереження зарплати, передбачених ст. 25 і 26 Закону про відпустки. Тут слід уважно вичитати підстави для надання відпусток за ст. 25 вищеназваного закону, бо, наприклад, відпустка особам, що одружуються, та чоловікові, дружина якого перебуває у післяпологовій відпустці, має бути надана неподільною (бо ці відпустки прив'язані до конкретної події), а от ті відпустки, що не прив'язані до конкретної події, на нашу думку, можна поділити, як зручно працівнику.
Зверніть увагу!
До речі, якщо працівник має право на використання відпустки за двома чи більше підставами за ст. 25, то він може скористатися цим правом за кожною з підстав, а також у цьому ж календарному році він може скористатися правом на відпустку відповідно до ст. 26 Закону про відпустки.
Відпустка за власний кошт включається до стажу роботи, що надає право на щорічну основну відпустку (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки). Тобто відпустка за власний кошт не вплине на тривалість щорічної основної відпустки (крім ситуацій, коли йдеться про відпустки для догляду за дітьми до 6 років, інсулінозалежною дитиною до 16 років та дитиною-інвалідом підгрупи А до 18 років). Мінсоцполітики у листі від 14.09.2015 р. №520/18/99-15 пояснювало, що незалежно від виду наданої відпустки без збереження зарплати календарні дні такої відпустки слід вилучати із розрахункового періоду при розрахунку лікарняних.
Крім того, відпустка без збереження зарплати не включається до стажу роботи, що дає право на додаткову відпустку зі шкідливими та тяжкими умовами праці і за особливий характер праці (в тому числі і за ненормований робочий день). По суті, така неоплачувана відпустка зменшує кількість календарних днів щорічної додаткової відпустки за робочий рік, на який припала неоплачувана відпустка.
Наразі це всі умови отримання неоплачуваної відпустки. Встановлення інших видів неоплачуваних відпусток є порушенням законодавства про працю (лист Мінсоцполітики від 29.04.2016 р. №243/13/116-16, див. «Дебет-Кредит» №24/2016). Тобто і в колективному, і в трудовому договорі з конкретним працівником заборонено прописувати будь-які інші види неоплачуваних відпусток, нехай навіть і продиктованих особливостями виробничого процесу на конкретному підприємстві.
Оформлення відпустки за власний кошт
Працівник, що має намір взяти відпустку за власний кошт, повинен написати заяву і подати її адміністрації підприємства. У заяві на обов'язковий вид відпусток слід зазначити, на якій підставі з перелічених у ст. 25 Закону про відпустки працівник хоче взяти відпустку. Якщо в бухгалтерії немає документів, які підтверджують категорію особи з перелічених у ст. 25, їх треба подати. Крім того, в заяві слід зазначити дату початку неоплачуваної відпустки і її тривалість, а також період, за який надається неоплачувана відпустка. Якщо йдеться про підстави, перелічені в ст. 25 Закону про відпустки, то працедавець не може відмовити в такій відпустці, як наслідок, одразу після заяви працівника видається наказ на відпустку без збереження зарплати.
У табелі обліку робочого часу неоплачувану відпустку відображають:
— відпустка, пов'язана з навчанням (п. 12, 13, 17 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки) — «НБ», цифровий код 13;
— додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов'язковому порядку (ст. 25, крім п. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки) — «ДБ», цифровий код 14;
— відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (ст. 25 п. 3 Закону про відпустки) — «ДД», цифровий код 17;
— відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (стаття 26 Закону про відпустки) — «НА», цифровий код 18;
— інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) — «БЗ», цифровий код 19.
Запис про відпустку за власний кошт слід внести до особової картки в розділ «Відпустки».
Відповідальність за порушення
Частиною 1 ст. 41 КУпАП регламентовано штраф на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян — суб'єктів підприємницької діяльності від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510 — 1700 грн), за порушення вимог законодавства про працю.
Стаття 265 КЗпП визначає перелік підстав та розміри штрафів у разі порушення вимог трудового законодавства. Штраф за порушення вимог ст. 84 КЗпП і ст. 25, 26 Закону про відпустки становитиме розмір мінімальної заробітної плати (3200 грн). Штрафи, накладення яких передбачено ст. 265 КЗпП, є фінансовими санкціями і не належать до адміністративно-господарських санкцій відповідно до гл. 27 ГКУ.
ЄСВ: чи донараховувати до мінімальної?
Статтею 7 розділу III Закону про ЄСВ установлено, що сума ЄСВ не може бути меншою за розмір мінімального страхового внеску на місяць. При цьому мінімальний страховий внесок визначається як добуток мінімального розміру заробітної плати на ставку ЄСВ у розмірі 22%. Зокрема, при нарахуванні заробітної плати фізособам із джерел не за основним місцем роботи ставка у розмірі 22% застосовується до визначеної бази нарахування незалежно від її розміру (ст. 8 Закону про ЄСВ). По суті, таке правило доплати ЄСВ до мінімального рівня не повинно стосуватися випадку нарахування зарплати зовнішнім сумісникам. Також це не стосується працівників-інвалідів, оскільки ЄСВ на їх зарплату нараховується за окремою ставкою у розмірі 8,41%. Якщо працівники під ці винятки не підпадають, то ЄСВ треба буде нараховувати та сплачувати саме з розміру мінімальної заробітної плати (3200 грн), а не з фактично нарахованого розміру доходу за місяць відпустки.
Податківці в листі від 10.02.2017 р. №2649/6/99-99-13-02-03-15 роз'яснили: у разі якщо працівник підприємства перебуває частину календарного місяця у відпустці без збереження зарплати і його дохід у вигляді заробітної плати за відпрацьований час є меншим, ніж мінімальна зарплата, сума ЄСВ розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати та ставки ЄСВ. У разі коли працівник перебуває у відпустці за власний кошт повний календарний місяць, ЄСВ не нараховується, бо немає бази нарахування єдиного внеску.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор