Працівник їде у відрядження до Росії. Чи можна видати йому аванс на закордонне відрядження на гривневу корпоративну картку? Як звітувати за такими витратами?
Перед службовою поїздкою працівникові слід видати аванс, достатній для покриття його затрат на весь період перебування у поїздці для витрат на проїзд, проживання та добові (ст. 121 КЗпП та п. 5 р. I Iнструкції №591).
1 Для госпрозрахункових підприємств, організацій, установ цей документ не є обов'язковим для застосування — див. листи ДПАУ від 07.09.2011 р. №10077/5/15-1216 та від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415 (див. «ДК» №25/2012). Однак вважаємо, що за відсутності спеціальних норм законодавства Iнструкцію №59 можна застосовувати як довідковий документ.
На жаль, ні у ст. 121 КЗпП, ні в пп. 140.1.7 ПКУ (у ньому встановлено правила віднесення до податкових витрат затрат на відрядження) не сказано, в якій саме валюті слід видавати працівникові аванс на закордонне відрядження — у гривнях чи в інвалюті.
Але відповідно до п. 5 р. III Iнструкції №59, підприємство, яке скеровує у закордонне відрядження працівника, має забезпечити його коштами для здійснення поточних витрат під час відрядження (авансом) у національній валюті держави, до якої відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті (дол. США, євро тощо). Тож радимо видати працівникові аванс в інвалюті.
Та серед роз'яснень Міндоходів є лист від 03.07.2013 р. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169 (див. «ДК» №33-34/2013). У ньому зазначено, що обов'язку для небюджетних підприємств видавати аванс перед відрядженням нормативно не встановлено, а ст. 121 КЗпП передбачає лише обов'язок підприємства відшкодувати витрати, понесені працівником у відрядженні, а не видавати йому аванс.
Звісно, це доволі ліберальний погляд. Але він наштовхує на думку, що оскільки КЗпП чітко не зазначає, в якій валюті видавати аванс, а норми Iнструкції №59 госпрозрахункові підприємства і взагалі можуть ігнорувати, то аванс на закордонне відрядження можна видати і в гривнях. Вважаємо, що тут найголовніше — видати його у принципі.
Та от запитання: чи можна видати працівникові аванс на корпоративну банківську платіжну картку підприємства?
Зазначимо, що спеціальний платіжний засіб — це платіжна картка, мобільний платіжний інструмент, інший платіжний інструмент, що виконує функцію засобу ідентифікації, за допомогою якого держатель цього інструменту здійснює платіжні операції з рахунка платника або банку, а також інші операції, установлені договором. У повсякденні їх називають банківськими платіжними картками — БПК.
А от корпоративний спеціальний платіжний засіб — це спеціальний платіжний засіб, який дає змогу його держателю здійснювати операції за рахунком суб'єкта господарювання (далі — КБПК).
Тепер згадаймо, в Iнструкції №59 зазначено, що аванс відрядженому працівникові можна або видавати готівкою, або перераховувати у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток (п. 5 р. I Iнструкції №59). Крім того, аванс можна перерахувати, зокрема, на КБПК (п. 8.3 Iнструкції №492). Додатково варто згадати і п. 170.9 ПКУ, в якому прописано, зокрема, й окремі строки звітування при застосуванні КБПК (про це — далі). Тож аванс на відрядження можна видати і на КБПК.
Зауважимо, що умови застосування КБПК потрібно передбачити у договорі про відкриття корпоративної картки з визначенням осіб, що мають право її використовувати. Ліпше, щоб у договорі не зазначалося обмежене коло осіб, які мають право використовувати КБПК. У такому випадку КБПК можна буде видати будь-якому працівникові.
Та зауважимо, що суми, які було зараховано на КБПК, у момент їх зарахування не вважаються виданими працівникові під звіт. Адже всі ці кошти поки що належать підприємству. Якщо ж працівник зніме готівку з корпоративного рахунка за допомогою КБПК або ж проведе безготівковий розрахунок, використавши корпоративну картку, — такі кошти відразу вважатимуться такими, що видано йому як аванс.
Ну і, звісно, суми, зняті з рахунка КБПК, але не витрачені під час відрядження як витрати на відрядження, потрібно повернути підприємству в загальному порядку — протягом 3-х банківських днів від дати завершення відрядження (див. п. 170.9 ПКУ).
На думку автора, у ситуації, коли працівника скеровують у відрядження з гривневою КБПК, він повинен повернути до каси саме невитрачені суми гривень. Навіть якщо під час поїздки він знімав інвалюту у банкоматі чи проводив розрахунки в інвалюті. Адже за таких операцій відбувається автоматична конвертація гривень в інвалюту. При цьому списують з КБПК саме гривні. А отже, аванс з КБПК під час відрядження працівник отримував, у принципі, теж у гривнях. Крім того, цілком можливо, що підприємство взагалі не матиме інвалютного рахунка (саме у знятій працівником з КБПК інвалюті), а отже, підприємство не матиме куди зарахувати таку інвалюту.
Тепер кілька слів про облікові моменти.
Спочатку зауважимо, що, найімовірніше, всі чи принаймні частина витрат, понесених працівником у відрядженні, буде в інвалюті. А отже, щоб встановити, скільки саме працівник витратив у відрядженні, варто перевести інвалютні витрати у гривні.
Так, згідно з абз. 2 п. 19 р. III Iнструкції №59, у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження перерахунок витрат, здійснених у відрядженні, що підтверджені документально, проводиться виходячи із крос-курсу, розрахованого за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження звіту про використання коштів, виданих на відрядження. Звісно, ця норма мало стосується саме нашого випадку.
Та все ж оскільки додаткових роз'яснень з цього питання немає ані в ПКУ, ані в інших нормативних актах, на думку автора, варто використати аналогію. А отже, якщо працівник має документ, що підтверджує курс обміну гривні на інвалюту, то саме його слід застосовувати для конвертації. Але це діє лише у тому випадку, коли працівник попередньо в Україні зняв гривневі кошти з КБПК, а потім за кордоном чи у нас поміняв їх на інвалюту.
Якщо ж усі розрахунки і зняття готівки він проводив за кордоном, то можна встановити конвертаційний курс обміну гривень на інвалюту. Таку інформацію можна отримати в банку — емітенті КБПК, попросивши відповідну виписку.
А от за відсутності документа, що підтверджує обмін, слід застосувати офіційний обмінний валютний курс, встановлений НБУ на день затвердження звіту про використання коштів, виданих на відрядження.
Зауважимо, що оскільки фактично аванс було видано у гривнях (адже саме у гривнях списуватимуться кошти з рахунка КБПК) та, відповідно, витрати буде конвертовано у гривні, то в цьому випадку, на думку автора, застосовувати правила інвалютного відображення витрат в обліку немає підстав. Адже фактично підприємство понесло витрати у гривнях.
А облік, як податковий, так і бухгалтерський, витрат на відрядження, понесених у гривнях, відомий кожному бухгалтерові. Тож докладно на ньому не зупинятимемось.
У Звіті про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форму якого затверджено наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. №1276, витрати варто показати як у валюті, так і, відповідно, у гривнях (за курсом — див. вище).
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Iнструкція №59 — Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. №59.
- Iнструкція №492 — Iнструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. №492.
Василь РОРАТ, «Дебет-Кредит»