Чим ближче літо, тим частіше у бухгалтерів виникають запитання щодо надання й оплати відпусток. Цій темі було присвячено чимало статей у нашому журналі, а сьогодні ми відповімо на деякі із запитань, що ставляться найчастіше.
Які відпустки є щорічними, крім основної відпустки? Чи потрібно для їх надання також складати графік, чи вони надаються за заявою працівника у будь-який потрібний йому час?
Згідно зі ст. 4 Закону про відпустки, до складу щорічних відпусток входять:
— основна відпустка. Її тривалість становить не менше 24 календарних днів за календарний рік. Проте згідно зі ст. 6 Закону про відпустки деяким категоріям працівників (вугледобувної, металургійної, електроенергетичної, лісової промисловості, педагогічним та науковим працівникам і т. д.) надається основна щорічна відпустка у більшому розмірі;
— додаткова відпустка за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці. Тривалість такої відпустки — до 35 календарних днів за календарний рік (ст. 7 Закону про відпустки1). Перелік таких робіт встановлюється окремими нормативними документами, за списками виробництв, цехів, професій та посад, затвердженими КМУ2;
— додаткова відпустка за особливий характер роботи. Згідно зі ст. 8 Закону про відпустки, ця відпустка надається у двох видах:
1) у розмірі до 35 календарних днів за календарний рік окремим категоріям працівників, робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних та геологічних умовах і умовах підвищеного ризику для здоров'я. Перелік таких робіт встановлюється окремими нормативними документами, за списками виробництв, цехів, професій та посад, затвердженими КМУ3;
2) у розмірі до 7 календарних днів за календарний рік працівникам із ненормованим робочим днем. Список посад, робіт і професій, на яких працівникам встановлюється ненормований робочий день, встановлюється колективним договором, угодою4;
— інші відпустки, передбачені чинним законодавством.
Зверніть увагу, що щорічні додаткові відпустки, встановлені ст. 4 Закону про відпустки, надаються пропорційно до фактично відпрацьованого часу (п. 9 Порядку №165). Також, згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, такі додаткові відпустки надаються понад щорічну основну відпустку. Щоправда, надання таких відпусток є можливим тільки на одній із підстав, яку обирає сам працівник6.
1 Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
2 Див. додаток 1 до постанови КМУ від 17.11.97 р. №1290.
3 Див. додаток 2 до постанови КМУ від 17.11.97 р. №1290.
4 Докладніше про ненормований робочий день можна прочитати у «ДК» №14/2013.
5 Порядок застосування Списку виробництв, цехів, професій і посад зі шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку, затверджений наказом Мінпраці України від 30.01.98 р. №16.
6 I лише працівники, які працюють на роботах, посадах або професіях, що у додатках 1 і 2 до постанови КМУ від 17.11.97 р. №1290 виділені знаком (*), мають право на додаткові відпустки з обох підстав.
Згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, черговість надання щорічних відпусток встановлюється графіком. При цьому в ст. 10 Закону про відпустки не сказано, що графік повинен складатися тільки для основних щорічних відпусток. Таким чином, надання протягом календарного року всіх видів щорічних відпусток має бути розплановане заздалегідь. Нагадаємо, що затверджується такий графік працедавцем за погодженням із профспілкою (профспілковим представником) або іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом (за їх наявності на підприємстві), і повинен бути доведений до відома всіх працівників. Як правило, графік затверджується наказом керівника. При цьому конкретний період надання щорічної відпустки погоджується між працедавцем та працівником. Якщо працівник не виявляє бажання змінити період, зазначений у графіку, то його відправляють у відпустку за графіком, письмово повідомивши про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні (заява працівника про надання такої відпустки не потрібна). Як оформляється зміна періоду надання відпустки, встановленої графіком відпусток, розглянемо докладніше нижче, в одному з наступних запитань.
Зверніть увагу, що статтею 10 Закону про відпустки встановлено спеціальні правила для надання щорічних відпусток, як основної, так і додаткових, для деяких категорій працівників. Тож при складанні графіка і подальшого фактичного надання щорічних відпусток слід врахувати наведені у ст. 10 Закону про відпустки особливості.
Ну і, крім того, згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, працівники деяких пільгових категорій мають право на надання щорічних відпусток всіх видів у бажаний для них час (або у період, визначений законом), незалежно від графіка відпусток. Це той випадок, коли, навіть якщо період надання щорічної відпустки був заздалегідь встановлений графіком, працівник має право змінити такий період за самостійним рішенням на будь-який потрібний для нього час, а працедавець зобов'язаний надати такому працівникові цю відпустку саме у цей період. Підставою для складання наказу про відпустку у такому разі буде заява працівника.
Як надається щорічна відпустка зовнішньому сумісникові? Чи зобов'язаний працедавець за сумісництвом надавати таку відпустку на той період, на який її надано за основним місцем праці?
Згідно зі ст. 10 Закону про відпустки, за бажанням працівника-сумісника відпустка за неосновним місцем праці надається одночасно з відпусткою за основним місцем праці. При цьому така відпустка повної тривалості може бути надана за бажанням працівника навіть на першому році роботи на підприємстві, причому без дотримання умови, що такий сумісник уже відпрацював 6 місяців безперервно на цьому підприємстві.
А у разі якщо тривалість щорічної відпустки, що надається підприємством, на якому працівник працює за сумісництвом, менша за тривалість відпустки за основним місцем праці, такому працівникові, відповідно до п. 14 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки, за його бажанням надається відпустка без збереження заробітної плати на строк до закінчення відпустки за основним місцем праці.
На жаль, Закон про відпустки не містить норми, яка б пояснювала, чи потрібно працівникові надавати будь-які документи, що підтверджують факт надання відпустки за основним місцем праці і тривалість такої відпустки. Не встановлює законодавство й обов'язків працедавця за основним місцем праці повідомляти такі відомості за неосновним місцем праці працівника. На нашу думку, достатньо вказівки працівником-сумісником у його заяві про надання відпустки на те, що відпустку він просить надати у зв'язку з відпусткою за основним місцем праці. Проте, щоб уникнути запитань під час перевірки дотримання трудового законодавства контролюючими органами, не зайвим буде, якщо за згодою працівника до заяви про надання згаданих вище відпусток він додасть довідку довільної форми з основного місця праці із зазначеними відомостями.
Що робити, якщо на період щорічної відпустки припадають святкові або неробочі дні? Чи вважаються вони частиною відпустки, чи виплачуються відпусткові за такі дні? Чи відпустка продовжується на кількість таких днів? Як правильно скласти наказ на відпустку за період, на який припадають святкові та неробочі дні?
Згідно зі ст. 5 Закону про відпустки святкові та неробочі дні (а їх перелік встановлено ст. 73 КЗпП України) при визначенні тривалості щорічних відпусток та додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (встановленої ст. 19 Закону про відпустки, читайте про неї нижче), не враховуються.
Ця норма законодавства означає, що святкові та неробочі дні, які припадають на період наданої відпустки, не вважаються частиною відпустки та не оплачуються. Водночас продовження відпустки, у разі якщо на період її надання припадають святкові та неробочі дні, законодавством не передбачено. Отже, складаючи заяву та наказ про надання відпустки, а також графік відпусток, і працедавець, і працівник повинні цю особливість враховувати.
Наприклад, якщо працівникові встановлено щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні, і він хоче нею скористатися з 15.06.2013 р., слід враховувати, що 23.06.2013 р. — Зелені свята, а 28.06.2013 р. — День Конституції України (святкові та неробочі дні згідно зі ст. 73 КЗпП України). Отже, щоб скористатися відпусткою у повному обсязі, працівник повинен написати у заяві (а працедавець — у наказі) «надати щорічну основну відпустку з 15.06.2013 р. на 24 календарні дні». При цьому днем виходу працівника на роботу буде 11.07.2013 р.
Що таке «додаткова відпустка працівникам, які мають дітей»? Чи є вона щорічною та якими документами підтверджується право на таку відпустку?
Згідно зі ст. 19 Закону про відпустки, право на додаткову відпустку у розмірі 10 календарних днів мають такі категорії працівників1:
— жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15-ти років. Для отримання права на таку відпустку працівниця подає працедавцю копії свідоцтв про народження дітей;
— жінки, які мають дитину-інваліда. Для отримання права на відпустку працівниця подає працедавцю висновок лікувально-контрольної комісії про встановлення інвалідності дитини;
— одинокі матері2;
— батьки, які виховують дитину без матері (у т. ч. у разі тривалого перебування матері у лікувальному закладі). Одиноким батьком слід вважати чоловіка, який не перебуває у шлюбі і в свідоцтві про народження дитини записаний як її батько; вдівця, розлученого чоловіка, який виховує дитину без матері. Для отримання додаткової соціальної відпустки вдівець, який одружився, але його дитина новою дружиною не усиновлена, повинен надати копію свідоцтва про народження дитини та свідоцтва про смерть матері дитини3;
— опікуни. Для підтвердження права на відпустку працівник повинен надати копії документів про встановлення опіки та копію свідоцтва про народження дитини;
— прийомні батьки (один із них). Для отримання права на таку відпустку працівник подає копії документів про усиновлення дитини та копію свідоцтва про народження дитини. Оскільки право скористатися такою відпусткою надається лише одному з прийомних батьків, потрібно подати довідку або про те, що другий з прийомних батьків не користувався протягом календарного року такою відпусткою, або зазначити у заяві, що він не працює.
Дитиною у цьому випадку (за винятком тих дітей, для яких ст. 19 Закону про відпустки встановлено вік, що дає право батькам на додаткову відпустку) вважається, відповідно до ст. 1 Закону №24024 і ст. 2 Закону №28115, особа віком до 18 років. Звичайно, якщо згідно з чинним законодавством така особа не набуває прав повнолітньої раніше.
У разі якщо працівник має право на таку відпустку з кількох підстав, наприклад одинока мати, яка виховує дитину-інваліда, йому надається така додаткова відпустка у розмірі, що не перевищує 17 календарних днів.
1 Законодавством не встановлено чіткого переліку документів, якими працівник зобов'язаний підтвердити право на цей вид відпустки. Тому нижче наводяться лише рекомендації автора або Мінпраці України щодо таких документів.
2 Докладніше про те, хто вважається одинокою матір'ю та які документи у цьому разі надаються, див. у листі Мінпраці України від 19.05.2009 р. №5565/0/14-09/13 («ДК» №1/2010).
3 Див. лист Мінпраці України від 21.07.2008 р. №187/13/116-08 («ДК» №36/2008).
4 Закон України від 26.04.2001 р. №2402-III «Про охорону дитинства».
5 Закон України від 21.11.92 р. №2811-ХII «Про державну допомогу сім'ям з дітьми».
Цей вид відпустки не віднесено Законом про відпустки до складу щорічних відпусток, але згідно зі ст. 19 Закону про відпустки надається щороку. При цьому право на таку відпустку батьки мають незалежно від відпрацьованого на підприємстві часу — відпустка надається кожного календарного року протягом періоду, в якому працівник має на неї право. Навіть того року, в якому дитина досягає віку, після якого батьки вже не матимуть права на додаткову відпустку за ст. 19 Закону про відпустки, вона працівникам надається, бо частину цього календарного року вони на неї мали право.
Зверніть увагу: згідно зі ст. 20 Закону про відпустки, така додаткова відпустка надається понад щорічні відпустки, встановлені ст. 6 — 8 цього Закону, і щорічні відпустки, встановлені іншими нормативними актами. Вона може переноситися і продовжуватися у порядку, встановленому (у передбачених випадках) ст. 11 Закону про відпустки.
У працівника щорічна відпустка за графіком у вересні. Але підприємство отримало путівку від ФСС з ТВП на липень. Чи може підприємство віддати таку путівку працівникові, який за графіком у липні не має відпустки, чи можна переробити графік відпусток у цьому випадку? Чи потрібно погоджувати перероблений графік відпусток зі всіма працівниками?
Згідно зі ст. 10 Закону про відпустки працівникові, який отримав путівку для санаторно-курортного лікування, може бути надано за його бажанням щорічну відпустку в повному розмірі до закінчення першого року роботи навіть без дотримання умови про безперервну роботу на цьому підприємстві протягом 6-ти місяців. Iнших пільг Закон про відпустки для таких працівників щодо щорічних відпусток не містить. Таким чином, надавати таку відпустку працівникові потрібно на загальних підставах. Закон про відпустки не містить норми, яка б забороняла за погодженням між працедавцем та працівником переносити конкретний період надання щорічної відпустки. Навпаки, у ст. 10 Закону про відпустки прямо сказано, що, попри затверджений заздалегідь графік відпусток, конкретний період надання відпустки (в межах, установлених графіком) погоджується між працедавцем та працівником.
Отже, працівник повинен виявити бажання на таке перенесення, подавши відповідну заяву (підстава — отримана путівка), а працедавець — видати наказ про надання працівникові відпустки на період, зазначений у путівці.
Зверніть увагу: згідно з п. 11 ст. 25 Закону про відпустки, працівникові за його бажанням працедавець зобов'язаний надати відпустку без збереження заробітної плати для завершення санаторно-курортного лікування тривалістю, зазначеною у медичному висновку. Таким чином, якщо щорічної відпустки недостатньо для закінчення лікування, працівник має право скористатися відпусткою без збереження заробітної плати.
Щодо графіка відпусток, то чинне законодавство не містить чітких рекомендацій ні стосовно його форми, ні стосовно порядку його складання, ні про необхідність внесення змін до такого графіка протягом календарного року. Проте, оскільки саме виходячи з даних цього графіка розраховується величина резерву витрат на оплату відпусток, який нараховується щомісяця протягом всього календарного року (графік є планом надання відпусток і виходячи з нього розраховується планова річна сума витрат на їх оплату), за бажанням працедавця до графіка можуть вноситися зміни. У цьому разі працедавцю доведеться затвердити новий, змінений графік відпусток. З погляду автора, вимоги до затвердження такого графіка встановлено такі самі, як і для попереднього, і прописані ст. 10 Закону про відпустки. Отже, такий новий графік відпусток також потрібно погоджувати з профспілкою (профспілковим представником) або іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом (за їх наявності на підприємстві), і довести до відома всіх працівників.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»