Електронна звітність: Пам'ятка для «чайника»

Як свідчить практика, професіонали, які «всі зуби сточили» об граніт бухгалтерських проблем, не завжди можуть бути фахівцями в інших галузях. Візьмімо електронну звітність. Здавалося б, вона мала би спростити роботу бухгалтерів, а насправді часто-густо заводить у глухий кут. Сподіваємося, ця пам'ятка підкаже вам, яких помилок можна було б уникнути при переході на електронну звітність. Хоча, як кажуть, людина вчиться лише на своїх помилках...

Востанній рік-два подання електронної звітності стало однією з найбільш обговорюваних тем на бухгалтерських «посиденьках», адже обсяг щомісячної звітності зростає. Тепер уже ніхто й не згадує, яке обурення викликали перші спроби Кабміну запровадити електронну звітність, бо змінюються реалії життя (зокрема запроваджено електронні реєстри), і треба давати собі раду з усім новим та незвичним.

Ази «електронки»

Запровадження такої сучасної форми звітності, як електронна, здійснюється на підставі законів №851 та №852. Своєю чергою, подання електронної звітності до податкових органів регулюється також наказами ДПАУ. А для подання звітів в електронній формі до Пенсійного фонду керуємося «нормативкою» ПФУ. Тож бухгалтеру варто ознайомитися з «азами», які містять усі ці документи.

Отож, передусім, зазначимо, що відповідно до ст. 5 Закону №851 в електронній звітності інформація зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, до яких належать, зокрема, назва організації, назва виду документа, дата, текст документа, підпис. Автором електронного документа є особа (фізична або юридична), яка його створила. Будь-який документ створюється не просто так, а комусь адресується. Звітність, створена в електронному вигляді, також має конкретних адресатів (далі — АЗ). Вона призначена, зокрема, для органів Державної податкової служби, Пенсійного фонду, відділу статистики. Підписує таку звітність та особа, яка її сформувала. При цьому такий документ може бути створений, переданий, збережений та перетворений електронними засобами у візуальну форму. Його оригіналом вважається електронний примірник з обов'язковими реквізитами (у т. ч. з ЕЦП автора).

Це цікаво знати

Електронний підпис — дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних. Він є обов'язковим реквізитом електронного документа і використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Його накладанням завершується створення електронного документа.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. ЕЦП накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Особистий ключ — параметр криптографічного алгоритму формування ЕЦП, доступний тільки підписувачу.

Відкритий ключ — параметр криптографічного алгоритму перевірки ЕЦП, доступний суб'єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису. Він набирає чинності шляхом сертифікації, при цьому сертифікат засвідчує чинність та належність відкритого ключа підписувача. Сертифікати ключів можуть розповсюджуватися в електронній формі або у формі документа на папері та використовуватися для ідентифікації особи підписувача.

Посилений сертифікат відкритого ключа — сертифікат ключа, який відповідає вимогам Закону №852, виданий акредитованим центром сертифікації ключів, засвідчувальним центром, центральним засвідчувальним органом.

Підписувачем звітності є особа, яка на законних підставах володіє особистим ключем та від свого імені або за дорученням особи, яку вона представляє, накладає ЕЦП під час створення електронного документа.

Централізована система електронної звітності (ЦСЕЗ) — сукупність нормативно-правових та організаційних заходів; програмних, програмно-апаратних та телекомунікаційних засобів, що забезпечують формування, передачу, контроль проходження, обробку даних, зберігання електронних звітів та квитанцій підписувачів, операторів та адресата звітності.

Оператор електронної звітності — посередник (відповідно до визначень, наведених у Законі №851), який надає послуги з обміну електронними звітами та квитанціями у ЦСЕЗ.

Центр обробки електронних звітів (ЦОЕЗ) — структурний підрозділ АЗ, який виконує функції оператора та інформаційно-технічного адміністратора централізованої системи електронної звітності, що включають одержання, перевірку цілісності електронних звітів, внесення їх даних до бази даних АЗ, зберігання протягом установленого строку, а також передачу структурним підрозділам адресата звітності.

«Електронка» до ДПI

Підприємство може подавати електронну звітність самостійно (через «OPZ-звітність» та «Бест-Звіт») або через посередників — операторів електронної звітності. Тут опишемо «бюджетний» варіант — самостійне подання «електронки» з використанням програмного забезпечення «OPZ-звітність», розробленого фахівцями ДПАУ. Кожен платник податків може стягнути його зі сайта ДПАУ¹ або з неофіційного сайта підтримки користувачів OPZ². У цьому випадку підприємство може користуватися такою «поштовою» програмою, як, наприклад, «Арт-Звіт». Тобто підприємство формує свою податкову звітність в «OPZ-звіт», зберігає її на своєму комп'ютері, а відтак за допомогою «Арт-Звіту» пересилає до центрального рівня ДПАУ, де її обробляють. Про результати такої обробки платника повідомляють за допомогою квитанцій.

¹ http://www.sta.gov.ua/control/uk/publish/article?art_id=118370&cat_id=117117

² http://opz.org.ua/index.php

Але, щоб мати змогу подавати звітність засобами електронного зв'язку, юрособа — платник податків, відповідно до п. 5 розділу III Iнструкції №233, повинна:

1) спочатку через акредитований центр сертифікації ключів (порядок його акредитації затверджено постановою КМУ від 13.07.2004 р. №903) отримати посилені сертифікати відкритих ключів (на кожен ЕЦП додається на диску пароль доступу). Найчастіше це ключі на печатку та підписи керівника і головного бухгалтера. Сертифікати оформляються у 3-х примірниках: 1-й залишається в акредитованому центрі сертифікації, 2-й і 3-й отримує підприємство;

2) після отримання сертифікатів платник підписує з органом ДПС за своїм місцезнаходженням договір про подання звітності засобами електронного зв'язку (додаток 1 до Iнструкції №233). У договорі платник зазначає свою електронну скриньку, на яку він отримуватиме квитанції про прийняття/неприйняття звітів. Разом із підписаним примірником договору до органу ДПС подається 3-й примірник сертифікатів.

Подання звітності. У разі подання податкового документа в електронному вигляді платник податків має право не подавати податкові документи на паперових носіях¹. А податковий орган для прийняття електронної звітності від платника повинен мати чинні посилені сертифікати відкритих ключів підприємства, сформовані акредитованим центром сертифікації ключів. Згідно з п. 7 розділу III Iнструкції №233, підставою для прийняття електронної звітності є:

¹ Проте слід звернути увагу на лист ДПАУ від 16.03.2011 р. №7273/7/16-1117, відповідно до якого, у разі коли законодавством передбачено разом зі звітом подавати певні паперові документи, їх треба подавати окремо.

1) відповідність отриманого документа затвердженому формату (стандарту);

2) підтвердження ЕЦП печатки та посадових осіб, підписи яких є обов'язковими для звітів у паперовій формі — при дотриманні вимог ст. 3 Закону №852;

3) чинність відповідного посиленого сертифіката ключа під час накладання ЕЦП (підтверджується за допомогою позначки часу, отриманої від акредитованого центру сертифікації ключів, або якщо до моменту одержання електронного документа строк дії відповідного сертифіката не був закінчений або відповідний сертифікат не був скасований чи блокований).

Водночас податкова звітність повинна мати обов'язкові реквізити, визначені пунктом 48.3 ПКУ, бути підписана посадовими особами (з дотриманням вимог п. 48.5 ПКУ), на неї має бути накладена печатка підприємства. Порядок подання звітності встановлено статтею 49 ПКУ, і за умови дотримання вимог ст. 48 і 49 податкова звітність повинна бути прийнята посадовою особою органу ДПС. До речі, п. 49.3 ПКУ висуває додаткову вимогу до «електронки»: вона може бути передана з дотриманням умови щодо реєстрації ЕЦП підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством. Як бачимо, до електронної звітності висуваються додаткові специфічні умови!

Радимо також, перш ніж надсилати складений звіт до ДПI, перевірити його (така функція передбачена в «OPZ-звіт»). Перевіряється структура документа (тобто формальна відповідність затвердженому електронному формату), а також здійснюється камеральна перевірка. Якщо контроль структури виявить помилку, то документ неможливо буде надіслати до ДПС. При виявленні помилки у камеральній перевірці звіт можна буде надіслати до податкового органу, але платник має бути готовим до подальших запитань з боку податківців.

Фактичне прийняття підтверджується відповідно до положень Методрекомендацій №827 квитанціями:

1) квитанція №1 (формується програмним забезпеченням ЦОЕЗ або оператора) засвідчує факт і час одержання звіту в електронній формі. У ній зазначаються назва і код ЄДРПОУ платника, формат і назва звіту, період, за який подається звіт, дата і час доставки звіту до центрального рівня ДПАУ, але у ній немає позначки часу отримання документа органом ДПI за місцезнаходженням платника. Цю квитанцію платник завжди отримує після надсилання звіту. Квитанція №1 містить застереження, що результати перевірки та факт прийняття чи неприйняття звітності засвідчуються квитанцією №2. Увага: у випадку неприйняття звіту квитанція містить інформацію про виявлені помилки (наприклад, помилка в імені файла або у періоді звітності)! Ця інформація є дуже цінною — адже дозволить платнику усунути помилку і подати звіт повторно. Проте, щоб зрозуміти зміст помилки, слід уважно ознайомитися зі структурою податкового документа, затвердженою Наказом №242. Дуже зручно з цією метою користуватися переліком типових помилок при контролі структури, який є на неофіційному сайті OPZ¹;

¹ http://opz.org.ua/index.php?name=Pages&op=page&pid=28

2) квитанція №2 (також формується у ЦОЕЗ) — свідчить про факт і час приймання (неприймання) звіту в електронній формі та внесення його даних до БДАЗ. Вона містить назву і код ЄДРПОУ платника, формат файла звітності, назву звіту і період подання, дату і час доставки звіту до органу ДПС районного рівня, а також (і це найголовніше!) у квитанції зазначається реєстраційний номер звіту, за яким документ прийнято на районному рівні. Крім того, у ній розшифровуються підписи документа;

3) квитанція №3 (повідомлення про отримання звітності) формується програмним забезпеченням АЗ — свідчить про доставку звіту адресату звітності в електронній формі і внесення до бази даних АЗ. Це повідомлення надсилається услід за квитанцією №1 і є аналогом поштового повідомлення про вручення кореспонденції. Містить застереження, що відсутність позначки часу на електронному документі не дозволить платникові офіційно довести факт своєчасного надання документа.

Отже, тільки з отриманням усіх трьох квитанцій бухгалтер зможе полегшено зітхнути. Тим часом платники нерідко потрапляють у ситуацію, коли не можуть передати звіт засобами електронного зв'язку (а це, як правило, буває мало не в останній день!), бо через незнання чи неуважність не дотримують усіх формальних вимог, передбачених Наказом №242. I немає меж їхньому обуренню, якщо подана звітність не приймається (тобто надходить квитанція №3 із повідомленням про неприйняття звіту)! Щоб не панікувати, бухгалтер повинен хоч трохи бути обізнаним із принципами формування електронного звіту.

Формат ХML. Формат електронного звіту для подання до податкових органів eXtensible Markup Language (далі — XML) затверджено Наказом №242¹. Кожен документ звітності є файлом, що містить інформацію лише щодо одного звіту, перерахунку, декларації, додатка до декларації тощо. Документи можуть подаватися як окремими файлами, так і пакетом. Формування назви файлу наведено на схемі.

¹ Останні зміни до нього внесено наказом ДПАУ від 11.02.2011 р. №90.

Схема

Приклад Реєстр податкових накладних за лютий має таке шифрування: 13150032124223J1201505100000000110220111315, де:

1315 — код ДПI;

0032124223 — код ЄДРПОУ (для фізосіб-підприємців він містить 10 знаків, для юросіб спереду додається 00);

J12015 — тип і підтип документа реєстру податкових накладних (до загальної декларації з ПДВ). У програмному забезпеченні «OPZ-звітність» на верхній панелі містяться довідник типів і підтипів документів, окремо — довідник версій. Це зручно для пошуку кодування потрібного документа;

05 — № версії документа;

1 — стан документа;

00 — № нового звітного (уточнюючого) документа. Для звітного документа позиції містять значення 00;

0000001 — порядковий номер документа, що може подаватися декілька разів в одному звітному періоді (доповненого зліва нулями до 7 символів). Якщо звіт подається лише один раз, то позиції 26...32 міститимуть значення 0000001;

1 — числовий код типу звітного періоду (1 — місяць, 2 — квартал, 3 — півріччя, 4 — дев'ять місяців, 5 — рік);

02 — звітний місяць (лютий);

2011 — звітний рік;

1315 — код ДПI (повторюється).

Наведений приклад буде цікавим для всіх, хто подає (або планує подавати) електронну звітність, адже, хоча назва файла кодується автоматично, все ж таки власний досвід показує, що доцільно ознайомитися з принципами кодування.

У таблиці наведемо також деякі типи документів, які застосовуються в електронній звітності (вони наведені у Довіднику документів, який міститься у програмі «OPZ-звітність»).

Таблиця

Приклади кодування податкової звітності

Практичні поради. Сподіваємося, наведений перелік допоможе тим, хто переходить на «електронку», шукати потрібні документи у Довіднику звітних документів в «OPZ-звіт». Крім того, якщо передплатити розсилку, то з сайта будуть оперативно надходити повідомлення про чергові оновлення «OPZ-звіт» та перелік змін у первинній звітності. За цим треба уважно стежити, бо інакше ваш звіт виявиться неактуальним і не буде прийнятий! «OPZ-звіт» передбачає (іноді тільки теоретично, бо ця програма, м'яко кажучи, недосконала!) можливість камеральної перевірки, наприклад, декларації з ПДВ на підставі одночасно відкритих усіх додатків та реєстру.

Широкі можливості і більше зручностей передбачено у програмі «Бест-Звіт», але вона є платною і не завжди по кишені маленьким підприємствам. Хоча в ідеалі кожен керівник повинен зважати на потреби «своєї правої руки» і робити все від нього залежне, щоб полегшити роботу головному бухгалтерові.

Дуже зручно користуватися можливостями формування податкової звітності, які передбачено у програмі «1С:Підприємство 8». Вона формує податкову звітність як у паперовому вигляді, так і у форматі хml. Насправді це дуже спрощує роботу, бо не потребує додаткових зусиль при формуванні звітності до органів ДПС. При цьому, наприклад, на відміну від «OPZ-звіту», декларація з ПДВ формується на підставі і відповідності до реєстру податкових накладних та додатків, якщо їх заповнення передбачено законодавством. Відповідність складеної декларації реєстру та додаткам перевіряється під час камеральної перевірки звіту в самій програмі.

Бухгалтер має ще одну можливість — формувати податкову звітність в «Арт-Звіті», проте у його базі може не бути потрібного документа (звіту).

Iноді буває, що ви відправили свою декларацію «електронкою», вам надійшли всі три квитанції, але ви раптом виявили помилку у звіті. До настання останнього строку подання звіту ви можете надіслати нову звітну «електронну» декларацію, але може статися і таке, що після отримання квитанції №1 вам надійде повідомлення (квитанція №3) про неприйняття декларації у зв'язку з тим, що вона вже була отримана раніше. Як пояснюють працівники ДПС, це може статися внаслідок збоїв у програмі. I тут нічого не вдієш — доведеться нести до податкової інспекції паперовий варіант нової звітної декларації або подавати уточнюючий розрахунок після закінчення строку подання декларації!

Може статися і таке, що програмне забезпечення у ДПI «полетіло», а ви подали електронну звітність і не знаєте, чи її прийнято. Звичайно, зателефонувавши до податкової інспекції, ви почуєте пораду подати звітність у паперовому вигляді. Але тут будьте пильними: адже вам можуть провести і електронний документ, і його паперовий варіант одночасно — а це, самі розумієте, призведе до болючих наслідків.

Будьте уважними, і коли заповнюєте IПН чи номери свідоцтв ПДВ своїх контрагентів — будь-яка помилка матиме відповідні наслідки як для вас, так і для ваших партнерів. Не забувайте також ставити розділові коми (а НЕ КРАПКИ!) у числових значеннях. Пильнуйте також, щоб не помилитися при зазначенні податкового періоду у документі. Наприклад, для декларації з податку на прибуток податковим періодом є не IV квартал, а рік. Здавалося б, це все так елементарно (над цим не замислюєшся під час заповнення паперових звітів), але можна попсувати собі багато крові, поки докопаєшся до суті помилок.

Радимо також звернути увагу на наказ ДПАУ від 11.02.2011 р. №85, яким для юросіб запроваджено додатковий електронний сервіс. Відповідно до цього наказу орган ДПС повідомлятиме платника в електронній формі про виявлені внаслідок електронної обробки (звірки) розбіжності у поданій звітності з ПДВ та інших податків. Такий електронний сервіс безоплатно запроваджується для платників податків — юросіб, «з якими укладено договори про визнання електронних документів, щодо інформування платників податків засобами телекомунікаційного зв'язку про результати електронної обробки (звірки) податкової звітності з податків і зборів та обробки даних Єдиного реєстру податкових накладних, реєстрів виданих та отриманих податкових накладних як додаткову послугу до договору про визнання електронних документів». У разі відмови прийняти податкову звітність орган ДПС відповідно до пп. 49.11.1 ПКУ зобов'язаний протягом 5-ти робочих днів письмово повідомити такого платника про відмову і зазначити її причини (докладніше — див. «ДК» №14/2011 р.). Це дозволить оперативно виправити помилки, не чекаючи документальної перевірки.

Ті, хто подає звіти до ДПС в електронному вигляді, мають істотну перевагу, адже звіти приймаються і після шостої години вечора. Відповідно до пп. 4.13.5 Методрекомендацій №827 ЦОЕЗ працює щодня, крім вихідних, святкових та неробочих днів, тобто цим підпунктом режим роботи ЦОЕЗ не обмежений певними годинами. I якщо, наприклад, звітність надіслати пізно ввечері, то перша квитанція і повідомлення можуть надійти навіть уночі.

Iнша електронна звітність

Звіти до ПФУ. На сьогодні подання електронної звітності до ПФУ визначається Порядком №7-7¹. Якщо підприємство отримало сертифікати електронних ключів, воно може подавати «електронкою» звіт і до Пенсійного фонду. Для цього зі сайта ПФУ² слід стягнути програмне забезпечення, розроблене на базі «Бест-Звіт». Після введення всіх даних про підприємство треба заповнити «картку приєднання до договору про супровід електронних звітів у системі подання електронних звітів до ПФУ» та надіслати її до свого відділення ПФУ (аналогічно до податкової звітності). Після отримання підтвердження про прийняття цієї форми (дві квитанції) підприємство може подавати електронні звіти до Пенсійного фонду. Тобто окремого договору укладати не потрібно і сертифікати й інші документи не треба подавати до органу ПФУ. Але якщо до ДПС не подається електронна звітність, то з відділенням ПФУ укладається договір, до якого додаються сертифікати електронних ключів.

¹ Лист ПФУ від 23.09.2010 р. №16598/05-20 («ДК» №47/2010).

² http://www.spov.com.ua/index.php?action=soft

На відміну від податкової звітності, отримання та прийняття звітності до ПФУ (а це щомісячна звітність з ЄСВ) підтверджується двома квитанціями. При цьому, як і податкова звітність, звіти до ПФУ вважаються прийнятими вчасно, якщо подані до 18 години останнього дня встановленого строку подання звітності. А підтвердження про прийняття (друга квитанція) може надійти платникові — і таке іноді трапляється — навіть після закінчення строку подання звітності.

Відповідно до п. 3.2 Порядку №7-7 ЦОЕЗ Пенсійного фонду приймає звітність з 9.00 до 22.00 щодня, крім вихідних, святкових та неробочих днів. У разі надходження електронного звіту до ЦОЕЗ до 16-ї години квитанція про одержання звіту надсилається страхувальнику протягом двох годин з моменту одержання. При надходженні електронного звіту до ЦОЕЗ після 16-ї години квитанція надсилається страхувальнику протягом перших двох годин наступного робочого дня.

Практика свідчить, що електронні звіти до Пенсійного фонду бажано надсилати заздалегідь, до настання «критичної» дати, тобто задовго до 20-го числа наступного місяця. I це цілком реально, адже треба вчасно нарахувати і виплатити (!) зарплату, тому бухгалтер здебільшого має змогу заповнювати і відсилати звіт уже після 7-го числа наступного місяця. Отож не зволікайте і не залишайте все на останній день!

Звітність до органів статистики. Подання електронної звітності до органів Держкомстату регулюється Порядком №439, відповідно до розділу VII якого ЦОЕЗ Держкомстату приймає електронну звітність цілодобово, а її обробка здійснюється з 9 год. 00 хв. до 17 год. 00 хв. щодня, крім вихідних, святкових та неробочих днів. У разі одержання електронного звіту після 16 год. 30 хв. ЦОЕЗ формує та надсилає другу квитанцію протягом перших двох годин наступного робочого дня. У листі від 22.09.2010 р. №12-10/197 Держкомстат підкреслює, що можливість приймання звітних документів у паперовій або електронній формі забезпечується саме за вибором суб'єктів господарювання. Приймається звітність в електронному вигляді на безоплатній основі. Користуватися послугами спецоператора для подання електронної звітності не обов'язково. У разі якщо респондент подав електронну звітність з дотриманням норм Порядку №439, така звітність вважається поданою та не потребує підтвердження у паперовій формі. Для подання звітності до Держкомстату укладати договір не потрібно.

Нормативна база

• Закон №851 — Закон України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг».
• Закон №852 — Закон України від 22.05.2003 р. №852-IV «Про електронний цифровий підпис».
• Методрекомендації №827 — Методичні рекомендації щодо централізованого приймання та комп'ютерної обробки податкової звітності платників податків в ОДПС України, затверджені наказом ДПАУ від 31.12.2008 р. №827.
• Iнструкція №233 — Iнструкція з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв'язку, затверджена наказом ДПАУ від 10.04.2008 р. №233.
• Наказ №242 — Наказ ДПАУ від 03.05.2006р. №242 «Про затвердження формату (стандарту) електронного документа звітності платників податків».
• Порядок №7-7 — Порядок подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 19.04.2007 р. №7-7.
• Порядок №439 — Порядок подання електронної звітності до органів державної статистики, затверджений наказом Держкомстату від 20.11.2009 р. №439.

Наталія КУЦМІДА, «Дебет-Кредит»