Справді, на сьогодні офіційної типової форми подорожнього листа для вантажівок немає. Її було скасовано ще наприкінці 2013 року, коли втратив чинність спільний наказ Мінтрансу та Мінстату №488/346, який свого часу затверджував форму №2. Ба більше, сама згадка про подорожній лист як обов’язковий документ зникла з тексту Закону «Про автомобільний транспорт». Утім, це жодним чином не означає, що підприємство може зовсім відмовитися від документальної фіксації роботи свого автопарку.
Для належного ведення бухгалтерського та податкового обліку, а також для обґрунтування витрат на пально-мастильні матеріали (ПММ) суб’єктам господарювання критично необхідний первинний документ. Цей документ виступатиме головним доказом того, що транспортний засіб використовувався саме у межах господарської діяльності компанії, і підтверджуватиме обсяги спожитого пального.
Щоб заповнити цю прогалину в нормативці, керівництву компанії (власнику чи експлуатаційнику авто) треба розробити та затвердити відповідним наказом власну форму такого документа. Ви можете назвати його на власний розсуд, наприклад «Маршрутний лист», «Звіт про роботу транспортного засобу» або залишити звичну назву «Подорожній лист». Головна вимога до цього внутрішнього бланка — беззаперечна наявність усіх обов’язкових реквізитів первинного документа, перелік яких чітко встановлений ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Щодо відображення інформації для правильного списання ПММ, то ваш самостійно розроблений документ має виконувати роль надійного інструменту контролю. Зокрема, у ньому варто регулярно та детально фіксувати:
- показники спідометра перед виїздом та після повернення в гараж;
- детальний маршрут руху;
- залишки пального у баках на початку та наприкінці робочої зміни;
- обсяги заправленого пального з обов’язковою прив’язкою до підтвердних документів, таких як чеки АЗС.
Фактичне споживання пального обчислюється арифметично: до початкового залишку додають обсяг заправленого та віднімають кінцевий залишок. Далі бухгалтер порівнює отриманий результат з установленими на підприємстві нормами витрат для виявлення економії або перевитрат. Саме на базі цього документа (дуже часто разом з актом списання пального) ПММ списують з балансу в бухобліку.
Окрему увагу слід приділити відміткам, що засвідчують безпеку поїздки. Аби уникнути проблем під час перевірок та легалізувати виїзд, у вашій формі обов’язково має бути передбачено графи для підписів відповідальних осіб: механіка, який підтверджує належний технічний стан автомобіля на початок дня, та медика, який засвідчує задовільний стан здоров’я водія та допускає його до виїзду. За основу для розроблення такого бланка цілком можна взяти скасовану форму №2, адаптувавши її під сучасні потреби вашого бізнесу та затвердивши наказом по підприємству.
Докладніше про особливості складання подорожнього листа можна почитати в статті: «Транспортна документація автоперевізника: договір, ТТН, CMR, подорожній лист та інші».
Висновки
1. Хоча офіційна форма подорожнього листа давно скасована, підприємство зобов’язане мати власний первинний документ для ведення обліку роботи транспорту та законного списання ПММ.
2. Перевізник має самостійно розробити зручний бланк, переконавшись, що він містить усі обов’язкові реквізити, яких вимагає ст. 9 Закону про бухоблік;
3. Для підтвердження реальності госпоперації та безпеки перевезень розроблена форма має детально фіксувати рух пального, пробіг за спідометром, а також обов’язково містити дозвільні підписи медика та механіка.