Паперові трудові книжки після 10 червня 2026 року: що зміниться для працівника і роботодавця

Паперові трудові книжки залишаються чинними і після 10.06.2026

Нині основним документом про трудову діяльність працівника є так звана електронна трудова книжка, а саме: витяг із Реєстру застрахованих осіб, який відіграє роль трудової книжки, бо в ньому містяться дані про трудову діяльність працівника.

Але паперові трудові книжки повністю не скасували! Не відбудеться цього і після закінчення строку їх оцифрування (з 10.06.2026). Як і раніше, за бажанням працівника, роботодавець буде зобов’язаний вносити записи до паперової трудової книжки. А сама: вона буде підтвердженням трудового стажу, зокрема, за періоди до 01.01.2004.

У чинному КЗпП і сьогодні є кілька норм, у яких прямо згадуються паперові трудові книжки:

1. для укладення трудового договору працівник зобов’язаний подати, серед іншого, трудову книжку — за її наявності — або відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (ст. 24 КЗпП);
2. працівник, який уперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки (ст. 24 КЗпП);
3. на вимогу працівника, який уперше приймається на роботу, трудова книжка оформляється роботодавцем обов’язково — не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ст. 48 КЗпП);
4. роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, а також про заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ст. 48 КЗпП);
5. заохочення працівникам оголошують наказом або розпорядженням в урочистій обстановці. Крім того, на вимогу працівника, якщо трудова книжка зберігається у нього, такі заохочення вносять до трудової книжки (ст. 144 КЗпП);
6. для домашніх працівників діє окреме правило: сторони самостійно вирішують питання щодо необхідності ведення первинної облікової документації та трудової книжки домашнього працівника (ст. 173-3 КЗпП).

Паперова трудова книжка згадується також у проєкті Трудового кодексу:

1. Для укладення трудового договору фізособа повинна подати, серед іншого, відомості про трудову діяльність із Реєстру застрахованих осіб або трудову книжку — за її наявності.
2. Роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. Порядок ведення трудових книжок має визначатися Кабінетом Міністрів України.
3. У день звільнення роботодавець, зокрема на вимогу працівника, має внести належні записи про звільнення до трудової книжки — за її наявності.

Стверджувати, що паперові трудові книжки повністю скасовуються, неправильно. Працівник і надалі може зберігати паперову трудову книжку та подавати її роботодавцю для внесення записів.

Паперова трудова книжка не анулюється і не втрачає юридичного значення. Верховна Рада у роз’ясненні зазначає: після оцифрування паперова трудова книжка залишається у працівника, її можна зберігати як документ, вона не втрачає юридичної сили, а електронна трудова книжка не забороняє паралельно вести паперову.

Тому працівникам варто й надалі дбайливо зберігати паперові трудові книжки, особливо якщо в них є записи за періоди роботи до 01.01.2004.

Довідково

Правила ведення паперових трудових книжок регламентує Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 №58.

Саме цю Інструкцію слід застосовувати, якщо роботодавець на вимогу працівника оформлює паперову трудову книжку або вносить до неї записи.

Що роботодавцю робити з паперовими трудовими книжками після 10.06.2026.

Після закінчення робіт з оцифрування паперова трудова книжка видається працівникові особисто під підпис. Це прямо передбачено п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону №1217.

Ця норма спричинила багато запитань. Зокрема, коли треба видати працівникові паперову трудову книжку? Одразу після оцифрування (створення електронної копії)? Чи після отримання підтвердження того, що така копія була прийнята ПФУ? Чи після появи даних про трудовий стаж працівника до 01.01.2004 в Реєстрі застрахованих осіб?

Більшість фахівців трактувала фразу «після закінчення робіт» ширше, не як роботи конкретного роботодавця щодо трудової книжки конкретного працівника, а як загальний період (5 років), які давалися на оцифрування. Тому радили видавати оцифровані трудові книжки вже після 10.06.2026. Виняток — звільнення працівника до цієї дати.

А якщо трудова книжка не була оцифрована до 10.06.2026 і зберігається у роботодавця? Чи треба її повернути працівникові? Чи може вона й надалі зберігатися у роботодавця? На сьогодні офіційного роз’яснення щодо цього немає.

Зрозуміло лише одне: дата 10.06.2026 виявилася не жорстким дедлайном і штрафувати за його порушення (наявність неоцифрованих трудових книжок) нікого не будуть.

ПФУ наголошує: страхувальники (тобто роботодавці) які не подали на оцифрування паперові трудові книжки, застраховані особи (тобто фізособи), які не зробили цього самостійно, зможуть здійснити це й після 10 червня 2026 року.

Чинними нормативно-правовими актами не передбачено відповідальності в разі неподання сканкопій паперової трудової книжки в установлений термін.

Отже, якщо трудову книжку ще не оцифровано, роботодавець, за домовленістю із працівником, може і після 10.06.2026 подати її електронну копію до ПФУ, а вже потім видати трудову книжку працівникові. Але подати такі відомості може і сам працівник (тобто забрати її у роботодавця, відсканувати і надіслати копію до ПФУ).

Докладно про процедуру оцифрування трудових книжок ми розповіли за посиланням.

Як вносити відомості про прийняття, звільнення чи переведення до електронної трудової книжки

Окремої інструкції щодо ведення електронної трудової книжки кадровиком немає. І це логічно: адже її роль відіграє витяг (відомості) з Реєстру застрахованих осіб. А це документ, який формує на запит фізособи, сам ПФУ. Тобто кадровики таких документів не ведуть.

Проте роботодавець має прямий вплив на те, які відомості будуть у цьому Реєстрі зазначені.

У стандартній ситуації відомості про трудову діяльність потрапляють до Реєстру застрахованих осіб через звітність, інформаційний обмін та подання даних через вебпортал ПФУ. Інформація про прийняття працівника на роботу відображається, зокрема, у додатку Д5 в єдиній «зарплатній» звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ.

Якщо потрібних відомостей у Реєстрі немає, роботодавець може подати їх через вебпортал електронних послуг ПФУ. Для цього створюється електронний запис і додаються сканкопії документів-підстав.

Приклад.

Роботодавець укладає трудовий договір із працівником з 01.07.2026. Для працівника це перше місце роботи.

У такій ситуації роботодавець не створює електронну трудову книжку як окремий документ. Відомості про початок трудових відносин потрапляють до Реєстру застрахованих осіб, зокрема, через додаток Д5 до податкового розрахунку.

Водночас, якщо працівник подасть вимогу про оформлення паперової трудової книжки, роботодавець зобов’язаний оформити її не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

Зверніть увагу!

Повідомлення про прийняття на роботу, яке роботодавці подають до ДПС, не є основним інструментом внесення записів до електронної трудової книжки.

Таке повідомлення підтверджує виконання вимоги ч. 4 ст. 24 КЗпП: працівника не можна допустити до роботи без наказу або розпорядження про прийняття та без повідомлення відповідного органу про прийняття на роботу.

Це повідомлення є одним із джерел інформації для Реєстру застрахованих осіб про початок трудових відносин. Але воно не замінює ні додаток Д5 до єдиної звітності, ні порядок подання відомостей про трудову діяльність через вебпортал ПФУ.

Яку інформацію можна внести до електронної трудової книжки через вебпортал ПФУ

Якщо певних даних у Реєстрі застрахованих осіб немає, страхувальник може подати їх через вебпортал електронних послуг ПФУ. Це відбувається в електронній формі з обов’язковим накладенням електронного підпису — через створення відповідного електронного запису в кабінеті страхувальника.

Такий спосіб передбачено п. 8 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1.

Зокрема, через вебпортал ПФУ можна подати відомості про:

1. призупинення або відновлення дії трудового договору;
2. присвоєння, зміну чи позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії;
3. складання присяги;
4. стажування;
5. навчання;
6. інші події, якщо відповідних відомостей у Реєстрі застрахованих осіб немає.

Подати такі дані можна у два способи.

Перший спосіб — через XML-файл. Це складніший варіант, бо потребує підготовки файлу у визначеному форматі та певних технічних навичок.

Другий спосіб — через функціонал «Додати запис» у кабінеті страхувальника на вебпорталі ПФУ. Цей варіант простіший: роботодавець створює електронний запис про відповідну подію та додає сканкопію документа-підстави.

Після обробки таких даних інформація формується як запис в електронній трудовій книжці працівника (тобто потрапляє до Реєстру застрахованих осіб).

Поради для працівників після 10.06.2026

Повний перехід із паперових на електронні трудові книжки ще не відбувся. Проте цей процес не зупинити, а тому треба перевіряти повноту і правильність ваших даних у Реєстрі застрахованих осіб. І, за потреби, швидко внести виправлення або подати додаткову інформацію до ПФУ.

Кожному працівникові варто зайти на вебпортал ПФУ та перевірити:

1. чи відображаються в електронній трудовій книжці всі місця роботи;
2. чи правильно зазначені дати прийняття, переведення і звільнення;
3. чи збігаються назви посад із документами;
4. чи правильно зазначені підстави звільнення;
5. чи внесено періоди роботи до 01.01.2004;
6. чи збережено паперову трудову книжка після видачі на руки.

Періоди до 01.01.2004 мають особливе значення. Якщо вони не оцифровані, а паперову трудову книжку згодом буде втрачено або пошкоджено, підтвердження такого стажу може потребувати архівних документів чи інших додаткових процедур.

Поради для роботодавців після 10.06.2026

Після 10.06.2026 роботодавцю треба:

1. видати оцифровані трудові книжки працівникам особисто під підпис;
2. вирішити долю неоцифрованих трудових книжок, які ще зберігаються у роботодавця. За домовленістю з працівником можна завершити подання до ПФУ сканкопій таких трудових книжок і видати їх працівникам уже після оцифрування (теж особисто під підпис). Але працівник може привести оцифрування трудової книжки і самостійно — тому роботодавцю треба буде видати йому неоцифровану трудову книжку (особисто під підпис);
3. й надалі вносити записи до паперових трудових книжок на вимогу працівника;
4. своєчасно подавати повідомлення про прийняття на роботу працівників та єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ;
5. за потреби додати до Реєстру застрахованих осіб додаткову кадрову інформацію: створювати електронні записи через вебпортал ПФУ з додаванням сканкопій документів-підстав.