Базові правила визнання витрат ФОПа
Для ФОПа на загальній системі об’єктом оподаткування є чистий дохід — різниця між виручкою та документально підтвердженими витратами (пп. 177.2 ПКУ).
В обліку діє жорстке «правило відповідності + касовий метод». Це означає, що витрати можна відобразити лише тоді, коли одночасно виконано три умови:
1) вони документально підтверджені;
2) вони фактично оплачені підприємцем (є фіскальний чек, банківська виписка);
3) отримано дохід, з яким ці витрати безпосередньо пов’язані.
Поки клієнт не розрахувався з вами за рейс, ви не маєте права показати у витратах паливо, витрачене на його вантаж, навіть якщо ви це паливо вже давно оплатили.
ПДВ: відображення вартості палива
Позаяк ви є платником ПДВ, сума витрат на придбання дизпалива включається до витрат ФОПа без урахування ПДВ (пп. 177.3 ПКУ). Сама сума ПДВ належить до вашого податкового кредиту (за умови наявності зареєстрованої податкової накладної від постачальника пального).
Алгоритм розподілу ПММ та порожнього пробігу
У вашому випадку один круговий рейс обслуговує 6 різних клієнтів, які платять у різні дні. Податкова вимагає прив’язувати витрати до конкретного доходу.
Що робити з порожнім пробігом?
Порожній пробіг (переїзд від місця вивантаження до наступного завантаження) є технологічною необхідністю і невід’ємною частиною госпдіяльності. Витрати на нього не відкидаються, а формують загальну собівартість кругового рейсу. Щоб уникнути претензій податкової щодо «негосподарського використання», може бути доречно закріпити це у внутрішньому наказі про формування собівартості перевезень (наприклад: «маршрут транспортування включає обов’язкову подачу порожнього автомобіля під завантаження»).
Як ділити паливо (один із можливих алгоритмів)?
1. Зберіть загальні витрати на рейс.
Підсумуйте все спалене паливо за подорожнім (маршрутним) листом за весь кругорейс, включаючи порожній пробіг.
2. Знайдіть пропорцію.
Розподіліть загальну вартість палива між 6 клієнтами. Наприклад, пропорційно до пробігу з вантажем для кожного клієнта (або за тонно-кілометрами). Приклад: клієнт №1 становить 20% від загального кілометражу з вантажем. Отже, до його собівартості відносимо 20% від усього спаленого дизпалива за рейс (включаючи порожній).
3. Визнайте витрати.
Вартість палива (20%), що припадає на клієнта №1, ви запишете до типової форми обліку доходів і витрат (Книги) у день, коли клієнт №1 перерахує вам гроші. Аналогічно вчиняйте з іншими п’ятьма клієнтами в дати їхніх оплат.
Кадровий облік: добові та трудові ризики
Насамперед зазначимо, що ФОП не має права виплачувати добові самому собі. Відповідь стосується найманих водіїв.
Податковий облік (витрати)
До витрат ФОПа належать витрати на оплату праці й обов’язкові виплати, до яких належать і добові (пп. 177.4.2 ПКУ). Але для їх відображення також діє касовий метод. Ви включите суму добових до витрат підприємця лише в день їх фактичної виплати водієві (за умови що оплата від клієнта отримана).
Трудові та юридичні ризики (КЗпП)
Ваше формулювання запитання: «Добові водіям виплачуються не в дату приїзду, а «в міру можливості» — містить серйозний ризик штрафів від Держпраці. Адже роботодавець зобов’язаний забезпечити працівника авансом на відрядження (добовими) до початку поїздки (ст. 121 КЗпП та ст. 115 КЗпП).
Оплата добових «після приїзду» або «за можливості» трактується перевіряльниками як порушення строків виплати гарантованих державою сум. За це передбачено фінансовий штраф на ФОПа як роботодавця у розмірі мінімальної зарплати (ст. 265 КЗпП), а також адміністративний штраф на самого підприємця.