Юридична природа кешбеку та первинні документи
Кешбек (як банківський, так і державний) є результатом правовідносин виключно між фізособою та фінустановою або державою. Згідно з нормами ПКУ (зокрема, пп. 164.2.20 ПКУ), банківський кешбек розглядається як дохід фізособи — власника рахунку. Програма «Національний кешбек», що регулюється Постановою КМУ від 20.08.2024 №952, також спрямована на підтримку кінцевого споживача — громадянина.
Важливо розуміти, що ані банківський, ані національний кешбек не є знижкою в момент купівлі. У фіскальному чеку РРО та квитанції POS-термінала завжди відображається повна ціна пального. Саме ця сума є фактичними витратами, які понесла довірена особа (водій) від імені або в інтересах підприємства. Позаяк ціна в чеку не зменшується на суму майбутнього кешбеку, підприємство не має правових підстав самостійно «коригувати» суму відшкодування.
Відсутність обов’язку та можливості контролю
Роботодавець не має законних інструментів для відстеження особистих фінансових вигід працівника. Нарахування кешбеку не є автоматичним: водій міг не підключити відповідну послугу, вичерпати ліміт нарахувань (наприклад, ліміт у 1 000 грн на місяць за пальне у межах нацкешбеку) або використовувати картку банку, який не бере участі у програмах лояльності. Вимога до працівника надати інформацію про стан його бонусного рахунку може бути розцінена як втручання у приватне життя та порушення банківської таємниці.
Податкові наслідки для підприємства та працівника
Кошти, що виплачуються працівникові як компенсація витрат, понесених ним під час виконання трудових обов’язків (за умови наявності підтвердних документів), не включаються до його загального місячного оподатковуваного доходу (пп. 165.1.11 ПКУ). Це означає, що зі суми відшкодування ПДФО та військовий збір не утримуються.
Банківський кешбек
Податковим агентом є банк, який самостійно утримує податки (18% ПДФО та 5% ВЗ) під час нарахування бонусів (пп. 164.2.20 ПКУ).
Національний кешбек
На сьогодні діють норми (зокрема, пп. 35 підрозд. 1 розд. ХХ ПКУ та пп. 165.1.1 ПКУ), які за певних умов звільняють державну допомогу від оподаткування.
У будь-якому разі підприємство не є податковим агентом щодо кешбеку, отриманого працівником на його приватну картку. Для бухгалтерії вартістю придбаного активу (пального) є саме та сума, що сплачена продавцю та зафіксована в чеку. Саме за цією первісною вартістю пальне оприбутковується на баланс.
Висновки
1. Підприємство має компенсувати працівникові повну суму, зазначену у фіскальному чеку, без вирахування будь-яких бонусів чи кешбеків.
2. Отримання працівником кешбеку на власну картку є його особистою вигодою, яка не впливає на облік витрат підприємства та не потребує додаткового оподаткування з боку роботодавця.
3. Сума відшкодування документально підтверджених витрат не вважається доходом працівника згідно з пп. 165.1.11 ПКУ, тому ПДФО та військовий збір на неї не нараховуються.