Вибір між доплатою та окремим трудовим договором залежить від того, коли працівник виконуватиме додаткову роботу: в межах основного робочого часу (суміщення) чи у вільний від основної роботи час (сумісництво). Внутрішнє сумісництво обов’язково відображають у додатках 1 та 5 єдиної звітності.
Суміщення чи внутрішнє сумісництво: як обрати?
Законодавство передбачає два різні способи виконання додаткової роботи на тому самому підприємстві:
— суміщення професій (посад).
Це виконання додаткової роботи за іншою посадою протягом установленої тривалості робочого дня паралельно з основною роботою (ст. 105 КЗпП).
Оформлення.
Окремий трудовий договір не укладають. Видають наказ про встановлення суміщення та доплати (розмір визначається колективним договором). Окремо працівника не табелюють, бо робота виконується в основний час;
— внутрішнє сумісництво.
Це виконання роботи у вільний від основної роботи час (ст. 102-1 КЗпП).
Оформлення.
Укладають окремий трудовий договір. Працівник пише заяву, видається наказ про прийняття на роботу, подається повідомлення до ДПС до початку роботи. Ведуть окремий облік робочого часу (окремий рядок у табелі та окремий табельний номер). Оплата — за фактично відпрацьований час.
Отже, якщо працівник може виконувати додаткові обов’язки протягом своїх основних 8 годин, — оформлюють суміщення та проводять доплату. Якщо ж робота потребує додаткового часу після закінчення основної зміни, — обов’язково оформлюють внутрішнє сумісництво.
Відображення внутрішнього сумісника у звітності
Внутрішнє сумісництво обов’язково відображають у відповідних додатках до єдиної звітності.
Додаток 5
Потрібно створити рядок про прийняття на роботу за сумісництвом:
— у графі 07 «Категорія особи» зазначають «2» (наймані працівники без трудової книжки);
— у графі 11 «Ознака «внутрішній сумісник» — «1» (так).
Додаток 1
— дохід за основною посадою та за сумісництвом відображають окремими рядками;
— у рядку за сумісництвом у графі 21 «Ознака наявності трудової книжки» ставлять «0» (ні);
— кількість календарних днів перебування у трудових відносинах (графа 14) заповнюють лише в одному рядку (зазвичай за основною посадою), щоб уникнути подвоєння днів.
Увага: доплату ЄСВ до мінімального внеску (якщо сумарна база менша за МЗП) розраховують виходячи із загальної суми доходу в цього роботодавця (основна + сумісництво).
Додаток 4ДФ:
— доходи за обома посадами (основна + сумісництво) підсумовують і відображають одним рядком із ознакою доходу «101»;
— графу 7 «Дата прийняття на роботу» зазвичай не заповнюють, якщо працівник уже працював на цьому підприємстві за основною посадою.
Як оформити внутрішнє сумісництво зовнішньому сумісникові?
Якщо особа вже працює на підприємстві як зовнішній сумісник (тобто її основне місце роботи — на іншому підприємстві) і роботодавець хоче надати їй ще одну посаду на підприємстві, процедура така:
— другий договір про сумісництво.
Працівник має право укладати необмежену кількість трудових договорів (ч. 2 ст. 21 КЗпП). Для цього він пише заяву про прийняття на другу посаду за сумісництвом;
— наказ та повідомлення.
Роботодавець видає наказ про прийняття на роботу (наприклад, на 0,25 чи 0,5 ставки). До початку роботи за цією новою посадою подає повідомлення про прийняття працівника на роботу до ДПС. Важливо, щоб графіки роботи за обома посадами на підприємстві не збігалися в часі.
Висновки
1. Доплата у % можлива лише при оформленні суміщення (робота в основний час). Для роботи у позаробочий час треба оформлювати сумісництво з окремим договором.
2. Внутрішній сумісник обов’язково фігурує в Д5 (при прийнятті / звільненні з ознакою «1» у гр. 11) та в Д1 окремим рядком.