Видача підзвітних коштів — яка мета?
Перш ніж перейти до розгляду порядку повернення підзвітних сум спочатку нагадаємо, з якою метою видаються кошти під звіт працівникам та в яких випадках їх потрібно повернути.
Видавати кошти під звіт підприємства можуть для:
— відряджень. Аванс на відрядження видають для оплати проїзду, найму житла, на добові та інші витрати, пов’язані зі службовою поїздкою;
— виконання окремих цивільно-правових дій в інтересах роботодавця. Прикладом можуть бути закупівлі для адміністративно-господарських потреб: на придбання канцтоварів, пального, дрібний ремонт, оплату послуг в інтересах підприємства тощо. А можуть бути і специфічні закупівлі: сільгосппродукції; брухту чорних та кольорових металів тощо.
Повернення підзвітних сум може відбуватися з різних причин, зокрема:
— частина коштів залишилася невикористаною після відрядження або виконання завдання із закупівлі певних товарів (послуг);
— відрядження (або завдання щодо закупівлі) скасували;
— витрачені підзвітною особою кошти, отримані від підприємства (на відрядження чи виконання господарських завдань), не підтверджені документально тощо.
Порядок та строки повернення таких сум залежить від форми розрахунків (готівкова чи безготівкова) а також від мети, з якою ці кошти були видані.
Способи видачі підзвітних коштів
Кошти під звіт можна видавати в такі способи:
— готівкою з каси підприємства;
— перерахуванням на особисту картку працівника;
— із застосуванням корпоративної картки роботодавця.
Видача коштів під звіт готівкою з каси
У разі видачі коштів під звіт готівкою треба дотримуватися вимог Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (далі — Положення №148).
Зокрема, видачу готівки з каси оформлюють видатковим касовим ордером.
- Бланк видаткового касового ордера, терміни його подання і сплати, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму ПКО (типова форма №КО-1) наведено у додатку 3 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
- Докладно про заповнення видаткового касового ордера ми розповіли в статті «Видатковий касовий ордер (ВКО): інструкція із заповнення».
Чи є обмеження в сумі, яку можна видати готівкою під звіт (або повернути з-під звіту)?
Розрахунки між суб’єктами господарювання та фізособами можуть здійснюватися протягом одного дня у сумі, що не перевищує 50 000 грн (п. 6 Положення №148). Проте це обмеження не стосується, зокрема, використання готівки, виданої на відрядження (п. 8 Положення №148).
Дехто з роботодавців вважає, що звільнення від обмеження стосується і видачі готівки під звіт або її повернення працівником (тобто всіх готівкових операцій, які стосуються відряджень). Але зверніть увагу, що безпосередньо у Положенні №148 цього не зазначено — у ньому йдеться тільки про використання готівки, отриманої відрядженим працівником під звіт!
Податківці визначили свою позицію з цього питання, зокрема, в ІПК ДПС від 03.07.2020 №2688/6/99-00-07-05-01-06/ІПК. Вони наголосили, що отримання під звіт готівки працівниками від касира підприємства до розрахунків готівкою не належить, а отже, обмеження в розмірі 50 000 грн на таку операцію не поширюється. Тому такий підхід має бути й до повернення готівки підзвітною особою.
Проте підприємствам, які видаватимуть готівку під звіт у сумі понад 50 000 грн (одній особі), радимо отримати для себе окрему ІПК від ДПС.
Зверніть увагу!
Якщо працівникові видано кошти для придбання певних товарів (оплати послуг) для підприємства у суб’єктів господарювання, то під час розрахунків треба дотримуватися ліміту в 10 000 грн на день з однією особою (п. 6 Положення №148). Адже в такому разі працівник є представником роботодавця, а отже, йдеться про розрахунки між суб’єктами господарювання.
Як передаються під звіт кошти за допомогою корпоративної картки?
Корпоративна картка — це платіжна картка, яку банк випускає для юрособи або фізособи-підприємця для проведення розрахунків, пов’язаних з їхньою господарською діяльністю. Тобто кошти, розміщені на корпоративній картці, належать підприємству. Якщо така картка видається працівнику (чи навіть оформляється на працівника), то однаково кошти, розміщені на цій картці, належать підприємству і використовувати їх працівник може виключно для виконання завдань, пов’язаних із госпдіяльністю підприємства.
Кошти з корпоративної картки вважаються виданими під звіт працівникові з моменту, коли він починає їх використовувати: або здійснює оплату в безготівковій формі, або отримує з такої картки готівку.
Якщо підзвітні суми перераховувати на особисту платіжну картку працівника
Тоді треба врахувати таке:
— працівник має щодо цього подати заяву (надати згоду);
— працівник має бути ознайомлений із тим, що після повернення з відрядження чи виконання дорученої дії він повинен під час звітування надавати виписку або відомості з рахунку, що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжну картку. Це вимога п. 170.9 ПКУ (докладно про це — далі).
Кошти, переказані на особисту карту фізособи, вважаються виданими під звіт з дати такого переказу.
Строки звітування за отримані кошти
Нагадаємо, що звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, обов’язково подавати лише у таких випадках (пп. 170.9.4 ПКУ):
— за наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ з метою розрахунку суми ПДФО;
— використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
У решті випадків цей звіт (він ще має назву авансового звіту) не складають і не подають.
- Бланк звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (також відомий як авансовий звіт), а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
- Форму авансового звіту затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 №239).
- Про те, як складати цей звіт, ми докладно розповіли в статті «Авансовий звіт: інструкція із заповнення та подання (+ зразок заповнення)».
Утім, підприємство може розробити окреме положення про службові відрядження або наказ, де передбачатимуться як обов’язок працівників подавати авансові звіти за всіма відрядженнями / отриманими під звіт коштами, так й інші строки звітування, зокрема коротші.
Строки подання авансового звіту
Підзвітна особа має надати документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій, подавши підтвердні документи, що засвідчують суму таких витрат (пп. 170.9.3 ПКУ). У разі здійснення безготівкових розрахунків із використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, надати такі документи та повернути надміру витрачені кошти / електронні гроші слід до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
— завершує таке відрядження;
— завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та коштом особи, яка видала кошти / електронні гроші під звіт.
Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для розрахунків корпоративну чи особисту картку, а списання коштів за понесеними витратами відбулося пізніше дати завершення відрядження чи виконання окремої цивільно-правової дії, строки звітування продовжуються на один календарний місяць.
Приклад 1.
Відрядження відбулося з 17 до 25 лютого 2026 року. Відрядженому перераховано аванс на особисту картку. Підприємство встановило обов’язок працівників подавати авансовий звіт за всіма відрядженнями.
Граничний термін звітування за отриманий аванс — не пізніше ніж 31.03.2026. Не пізніше цього терміну підзвітна особа має, зокрема, повернути невикористані або надміру витрачені авансові кошти.
Але якщо фізособа здійснювала у відрядженні розрахунки виключно через платіжну картку (тобто не отримувала готівку) і кошти з такої картки були списані (в рахунок витрат на відрядження) після 25.02.2026, тобто після завершення відрядження, то відзвітувати фізособа має аж до 30.04.2026.
Строк повернення невикористаного авансу
У ПКУ не врегульовано питання щодо строків повернення авансових коштів, не витрачених працівником. У пп. 170.9.3 ПКУ йдеться лише про строки повернення «суми надміру витрачених коштів / електронних грошей».
Ми радимо роботодавцям установити строки повернення невикористаного залишку коштів такі самі, що й для надання до бухгалтерії документального підтвердження понесених витрат під час відрядження / вчинення цивільно-правових дій за дорученням роботодавця.
Коли повертати невикористані кошти у разі скасування відрядження?
Про це ПКУ теж мовчить.
Згідно з п. 11 розд. II Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 (далі — Інструкція №59), якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, термін повернення такого авансу — 3 банківські дні з дня ухвалення рішення про скасування поїздки.
Увага: положення Інструкції №59 є обов’язковими лише для підприємств (організацій) бюджетної сфери. Тож решта роботодавців мають установити ці строки самостійно. При цьому податківці в «ЗІР», категорія 103.17 рекомендують застосовувати строки, передбачені Інструкцією №59.
В якій валюті повертати кошти?
Якщо керуватися нормами Інструкції №59, то у п. 17 розд. III зазначено: якщо аванс видано, наприклад, у євро і за наслідками звітування працівник має повернути роботодавцю кошти невикористаного авансу, то повернення має відбуватися саме у євро. Так само консультують і податківці («ЗІР», категорія 109.19).
Але що робити у ситуації, коли аванс видано у гривнях на корпоративну чи особисту картку, а працівник з цієї картки у закордонному відрядженні отримав іноземну валюту, яку повністю не використав?
Як зазначалося вище, аванс, переказаний на корпоративну картку, вважається виданим у момент отримання коштів із такої картки. Коли працівник знімає ці кошти у банкоматі, відбувається валютно-обмінна операція: з рахунку роботодавця списується певна сума гривень, але вона відповідає вартості придбаної іноземної валюти. Тобто фактично працівник отримує аванс у валюті, тож і повернути невикористані кошти слід у валюті.
А от якщо аванс переказано на особисту картку, то він вважається виданим у момент переказу. Тобто такий аванс видано у гривнях, тож повертати його теж слід у гривнях.
Утім, положення Інструкції №59 для комерційних (тобто небюджетних) підприємств мають суто рекомендаційний характер. Тож решті роботодавців доведеться вирішити це питання на власний розсуд.
Надміру витрачені кошти — що це таке та які вони мають податкові наслідки?
До складу оподатковуваного доходу включається сума надміру витрачених коштів, отриманих фізособою на відрядження або під звіт та не повернутих нею у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється згідно з п. 170.9 ПКУ (пп. 164.2.11 ПКУ).
Як визначати суму надміру витрачених коштів?
Як випливає з пп. 170.9.1 ПКУ, оподатковуватися ПДФО (і ВЗ) має сума, що перевищує документально підтверджені витрати на відрядження / господарські потреби, у разі її неповернення протягом строку, встановленого пп. 170.9.3 ПКУ.
Визнання своєчасно не повернених коштів доходом працівника не звільняє його від обов’язку такі кошти повернути. При цьому утримані ПДФО та ВЗ поверненню не підлягають.
Суми ПДФО та ВЗ роботодавець утримує за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника протягом наступних звітних місяців до повної сплати.
Якщо працівник припинив трудові відносини з підприємством, яке видало йому аванс, то ПДФО та ВЗ утримують за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час остаточного розрахунку. А якщо цього доходу буде недостатньо, то непогашену частину податку (збору) включають до податкового зобов’язання фізособи за результатами звітного податкового) року. Тобто таку суму фізособа має сплатити самостійно на підставі поданої декларації про майновий стан та доходи.
Якщо повне утримання такої суми податку є неможливим унаслідок смерті платника податку чи визнання його судом безвісти відсутнім або оголошення його судом померлим, така сума утримується під час нарахування доходу за останній для такого платника податку податковий період, а в непогашеній частині визнається безнадійною до сплати (пп. 170.9.1 ПКУ).
Суми ПДФО та ВЗ, утримані з надміру витрачених коштів, перераховують до бюджету одночасно зі сумами ПДФО та ВЗ від доходу (зокрема від зарплати) працівника, за рахунок якого їх утримали.
Зверніть увагу! ПДФО слід утримувати із застосуванням підвищувального коефіцієнта, а ВЗ — без застосування цього коефіцієнта (див. приклад 2).
У формі 4-ДФ дохід працівника у вигляді надміру витрачених коштів (з урахуванням «натурального» коефіцієнта) показують із ознакою «118».
Приклад 2.
Працівник отримав під звіт 2 000 грн на господарські потреби, але не надав звіт і не повернув кошти у визначений ПКУ строк:
1. Визначаємо базу оподаткування ПДФО: 2 000 грн х 1,219512 = 2 439,02 грн.
2. Розраховуємо ПДФО (18%): 2 439,02 грн х 18% = 439,02 грн.
3. Розраховуємо військовий збір (5%): 2 000 грн х 5% = 100,00 грн.
4. Загальна сума податків до сплати: 539,02 грн. Цю суму роботодавець має утримати з найближчої виплати зарплати працівника.
Приклад 3.
Працівник повернувся з відрядження, де витратив на 500 грн більше, ніж підтверджено документами. Надміру витрачена сума у визначені ПКУ строки не повернена.
1. Визначаємо базу оподаткування ПДФО: 500 грн х 1,219512 = 609,76 грн.
2. ПДФО (18%): 609,76 грн х 18% = 109,76 грн.
3. Військовий збір (5%): 500 грн х 5% = 25,00 грн.
4. Загальна сума податків: 134,76 грн.
Усе, що потрібно знати про відрядження у 2026 році: якими законами керуватися, як оформити наказ та інші документи, скільки становлять добові та як без помилок відзвітувати. А також повний цикл — від планування поїздки до підтвердження витрат — ми розглянули у статті «Службове відрядження — 2026: від наказу до звіту (+ зразки заповнення всіх потрібних документів)».