Заява — це інформаційно-аналітичний документ, що містить письмове офіційне повідомлення та/або прохання, яке подають на ім’я керівника юрособи.
Заяву оформлюють друкованим або рукописним способом на стандартному аркуші паперу формату А4 чи А5 (залежно від обсягу тексту) чи на бланку з трафаретним текстом.
Підприємство, установа, організація, будь-яка інша юрособа має право виготовити і надавати працівникам для заповнення бланки всіх або окремих видів заяв (наприклад, заяви про прийняття на роботу, заяви про звільнення, заяви про надання відпустки тощо), які містять надруковану постійну інформацію та визначене місце для фіксування змінної інформації.
Бланки заяв можна виготовити, скориставшись уніфікованими формами зі Збірника уніфікованих форм уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого Нормативно-методичною комісією Державної архівної служби України (протокол №1 від 08.04.2025) (додатки 1, 2).
Обов’язкові реквізити заяви
Повністю оформлена й опрацьована заява мусить мати такий склад реквізитів, установлених Національним стандартом ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»:
— найменування юрособи;
— найменування структурного підрозділу юрособи;
— адресат;
— назва виду документа — ЗАЯВА;
— дата документа;
— реєстраційний індекс документа;
— місце складення документа;
— текст документа;
— відмітка про наявність додатків;
— підпис автора заяви;
— візи відповідних посадових осіб (наприклад, керівника структурного підрозділу, в якому працює працівник);
— резолюція керівника.
Адресат і відомості про заявника у заяві
Заяву адресують на ім’я керівника юрособи.
У реквізиті «Адресат» у давальному відмінку подають:
— назву посади (із зазначенням повного найменування юрособи, якщо заяву оформлено не на бланку, або скороченого, якщо на бланку юрособи, на якому вже зазначено її найменування);
— власне ім’я та прізвище керівника.
Приклад 1.
Генеральному директору
ПрАТ «Гармонія»
Григорію ПЕТРИНЕНКУ
Цей реквізит оформлюють у правому верхньому куті першого аркуша заяви.
Під реквізитом «Адресат» обов’язково зазначають відомості про заявника (у родовому відмінку без додавання прийменника «від»). Якщо заяву складає працівник, то наводиться назва його посади.
Склад елементів цих відомостей залежить від виду заяви:
— заява від громадянина з проханням прийняти його на роботу;
— заява від працівника юрособи з будь-яким проханням особового характеру (наприклад: надати відпустку, перевести на іншу посаду, надати матеріальну допомогу, звільнити тощо).
Особа, яка влаштовується на роботу, у відомостях про себе зазначає:
— прізвище, ім’я, по батькові;
— персональні дані — адресу реєстрації місця проживання, номер контактного телефону, паспортні дані, реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) за наявності.
Працівник юрособи в заяві зазначає:
— назву посади (професії);
— прізвище, ім’я та по батькові (повністю).
Зразок 1. Бланк заяви громадянина про прийняття на роботу
Зразок 2. Бланк заяви працівника юрособи
Текст заяви, додатки до неї та підпис заявника
У тексті заяви стисло та конкретно подають інформацію, що має забезпечити позитивне вирішення питання, порушеного в заяві, без додаткових уточнень і з’ясувань.
Зазвичай текст починається зі слова «Прошу», яке пишуть або друкують з абзацу.
Приклад 2.
Прошу прийняти мене на посаду економіста-аналітика планово-економічного відділу за сумісництвом з 16 березня 2026 року на умовах неповного робочого дня з 09:00 до 13:00.
Прошу доручити мені виконувати роботу за посадою менеджер з реклами відділу реклами за суміщенням із доплатою 50% посадового окладу з 01.04.2026.
Прошу надати мені щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів з 16 березня 2026 року.
Прошу звільнити мене з посади бухгалтера фінансового відділу за власним бажанням 30 березня 2026 року у зв’язку з виходом на пенсію за віком.
До деяких видів заяв додають інші документи, перелік яких залежить від виду заяви. У такому разі під текстом заяви оформлюють відмітку про наявність додатків.
Приклад 3.
Додатки:
1. Копія паспорта на 4 арк. в 1 прим.
2. Копія довідки про присвоєння РНОКПП на 1 арк. в 1 прим.
3. Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб на 2 арк. в 1 прим.
4. Копія диплома про вищу освіту на 1 арк. в 1 прим.
Під текстом заяви або відміткою про наявність додатків (за наявності) автор ставить дату, підпис та розшифрування підпису (власне ім’я і прізвище або прізвище та ініціали).
Приклад 4.
09 березня 2026 р. Степаненко Маргарита Степаненко
Візи та резолюція на заяві
Візують заяву посадові особи у певній послідовності:
— безпосередній керівник структурного підрозділу, до якого працівника приймають на роботу чи, навпаки, звільняють, надають відпустку тощо;
— керівник кадрової служби (або особа, відповідальна за роботу з кадрами у юрособи);
— керівник фінансової служби (головний бухгалтер) юрособи.
В окремих випадках, коли зміст заяви має правові наслідки для підприємства або пов’язаний із ризиками порушення законодавства, на заяві потрібна віза юрисконсульта.
Віза посадової особи на заяві максимально складається з таких елементів:
— назва посади (за потреби);
— особистий підпис, власне ім’я та прізвище;
— дата візування.
Приклад 5.
Головний бухгалтер Гринько Валерія ГРИНЬКО
06.03.2026
На невеликому підприємстві допускається скорочений варіант оформлення візи на заяві (без назви посади та розшифрування підпису).
Приклад 6.
Гринько
06.03.2026
Резолюцію на заяві проставляє керівник юрособи після ухвалення рішення щодо прохання, сформульованого заявником. Таке рішення може бути як позитивне, так і негативне.
Резолюція містить:
— стислий зміст ухваленного керівником рішення щодо виконання заяви;
— особистий підпис керівника;
— дату.
Приклад 7.
1) Підготувати наказ про звільнення
Потоцький
10.03.2026
2) Відмовити у наданні відпустки
Потоцький
11.03.2026
Керівник проставляє резолюцію власноруч безпосередньо на заяві у верхній частині першого аркуша з лицьового боку, але не на полі, призначеному для підшивання.
Скільки дат має бути у заяві?
Дат у заяві буде мінімум п’ять, й оформлені вони будуть у такій послідовності:
1) дата у тексті;
2) дата підписання заявником;
3) дата у візі кожної посадової особи;
4) дата реєстрації заяви;
5) дата у резолюції керівника.
Основною датою заяви є дата її підписання заявником. Ця дата проставляється у нижній частині документа під текстом ліворуч від підпису заявника.
Також у тексті переважної більшості заяв, зокрема про прийняття на роботу, переведення (переміщення) на іншу роботу (посаду), звільнення з роботи, надання всіх видів відпусток тощо, має бути зазначено дату відповідної запланованої працівником події: відпустки, звільнення тощо.
Крім того, дата є обов’язковим елементом реквізитів «Віза» та «Резолюція», які ми розглянули вище.
І, нарешті, завізована заява підлягає реєстрації, під час якої обов’язково фіксують дату реєстрації. Якщо заява оформлена на бланку, то дату та реєстраційний індекс проставляють у спеціально передбачених для цих реквізитів місцях, як це показано у зразку (додаток 3). Якщо на чистому аркуші паперу, то — у верхній частині лицьового боку аркуша ліворуч від реквізиту «Адресат».
Згідно з ДСТУ 4163:2020 дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом.
У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.
Приклад 8.
02.03.2026
Дозволяється оформлювати дату й у зворотній послідовності: рік, місяць, день місяця. Такий спосіб використовують у компаніях з іноземними інвестиціями, бо він відповідає міжнародній системі датування документів.
Приклад 9.
2026.03.04
У текстах заяв найчастіше застосовують словесно-цифровий спосіб зазначення дат із проставлянням нуля у позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.
Приклад 10.
02 березня 2026 року
Допустимо вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.».
Приклад 11.
10 березня 2026 р.
Увага: у різних реквізитах однієї заяви дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом.
Зразок 3. Заява працівника про звільнення
Правила реєстрації заяв
У жодному нормативно-правовому акті не встановлено форму журналу реєстрації заяв працівників. Тому юрособа має право самостійно визначити структуру такого журналу, враховуючи специфіку опрацювання та виконання заяв саме в цій юрособі.
Виходячи з практичного досвіду ми підготували зразок такого журналу, в якому передбачено шість граф для внесення необхідних відомостей про заявника і результати розгляду його заяви (додаток 4).
У графі 1 — дата реєстрації заяви та реєстраційний індекс.
У графі 2 — прізвище, ім’я, по батькові автора заяви.
У графі 3 — короткий зміст заяви.
До графи 4 — резолюція керівника юрособи.
У графі 5 — прізвище посадової особи, відповідальної за виконання заяви.
У графі 6 — відмітка про виконання заяви.
Зразок 4. Журнал реєстрації заяв працівників юрособи
Заяви працівників реєструють у межах одного діловодного року, який зазвичай збігається з календарним роком (з січня до грудня включно), крім закладів освіти, в яких допускається діловодним роком уважати навчальний рік, наприклад з серпня 2025 року до липня 2026 року включно.
Після завершення діловодного року в журналі реєстрації роблять підсумковий запис про кількість заяв, зареєстрованих протягом відповідного року.
На малому підприємстві з невеликою кількістю працівників та невеликим обсягом документообігу не доцільно вести окремий журнал для реєстрації заяв працівників. Заяву можна зареєструвати:
— в загальному журналі реєстрації внутрішніх документів, передбаченому ст. 122 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 №578/5 (далі — Перелік №578/5)
— або у реєстраційно-моніторинговій картці (за умови запровадження на підприємстві системи електронного документообігу).
Місце та строк зберігання заяв на підприємствах
Місце та строк зберігання заяви залежать від її виду.
Так, у повному переліку документів, які підшиваються в особові справи, наведеному в пункті 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 №1000/5, передбачено такі види заяв працівників:
— заява про прийняття на роботу;
— заява про переведення на іншу роботу (посаду);
— заява про зміну біографічних даних;
— заява про звільнення.
Позаяк строк зберігання особової справи становить 75 років після звільнення працівника згідно з пунктом «в» статті 493 Переліку №578/5, то і зазначені заяви зберігатимуться у складі особових справ працівників 75 років в архіві юрособи.
Решта видів заяв мають тимчасовий строк зберігання і до архіву юрособи не передаються.
Так, наприклад, заяви про всі види відпусток мають строк зберігання лише 1 рік згідно зі статтею 515 Переліку №578/5. Зазвичай у поточному діловодстві їх формують та зберігають у кадровій службі юрособи у справі із заголовком «Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати».