Порядок відображення у звітності декретних та донарахування ЄСВ до мінімального внеску є чітко регламентованим і відбувається у два етапи.
Етап 1. Звіт за грудень 2025 року (місяць нарахування допомоги)
Усю суму допомоги по вагітності та пологах нараховують в бухобліку в тому місяці, коли вона була розрахована та призначена, тобто у грудні 2025 року.
У додатку 1 до Єдиної звітності за грудень 2025 року бухгалтер має відобразити всю суму нарахованої допомоги, розподіливши її пропорційно до місяців, на які припадає декретна відпустка. Це роблять для коректного зарахування страхового стажу.
Важливо! На цьому етапі не потрібно показувати донарахування ЄСВ до мінімального внеску (з кодом типу нарахувань «13») за майбутні місяці. Обов’язок визначити різницю виникає лише після закінчення відповідного звітного місяця, коли відома загальна база нарахування ЄСВ за цей місяць.
Етап 2. Звіти за лютий та квітень 2026 року
1. Звіт за лютий 2026 року (подають у березні 2026 року)
Після закінчення лютого 2026 року, якщо у працівниці не було інших нарахувань, її дохід за цей місяць (8 323,00 грн) буде менший за мінімальну зарплату, встановлену на 2026 рік (8 647 грн). Лише тоді виникає обов’язок донарахувати ЄСВ.
У додатку Д1 за лютий 2026 року створюють один рядок для цієї працівниці:
— графа 08: «42»;
— графа 09: 13 (сума різниці між розміром мінімальної зарплати та фактично нарахованим доходом);
— графа 10: «022026»;
— графа 18 «Сума різниці...» — сума різниці, на яку донараховується ЄСВ (бо МЗП у 2026 році 8 647 грн, то різниця становитиме 324,00 грн);
— графа 20 «Сума нарахованого ЄСВ» — сума ЄСВ, нарахована на цю різницю (324,00 х 22% = 71,28 грн).
Звіт за квітень 2026 року (подають у травні 2026 року)
Аналогічну процедуру потрібно буде повторити у додатку Д1 за квітень 2026 року для донарахування ЄСВ за цей місяць.
Тобто обов’язок сплати з мінімальної бази визначається за підсумками кожного окремого місяця, а не наперед.
Висновок
У єдиній звітності за грудень покажіть декретні (код 42), розбиті за місяцями (грудень — квітень) без доплат до мінімальної бази за січень — квітень.
Доплати ЄСВ за лютий та квітень зазначте у звіті за місяць їх нарахування.
Це єдиний спосіб, за якого звітність пройде контроль та буде коректно прийнята ПФУ.