Платники податків зобов’язані вести облік доходів та витрат на підставі первинних документів (пп. 44.1 ПКУ). Для виробничого підприємства важливо не лише підтвердити факт придбання матеріалів та оприбуткування готової продукції, а й довести обґрунтованість списання цих матеріалів на виробництво конкретних виробів.
Розгляньмо перелік документів, зазначених у запитанні, та необхідні доповнення.
Аналіз наявних документів
Накладні від постачальників та платіжні документи: це обов’язкові документи, які підтверджують факт придбання й оплати сировини та матеріалів. Вони є підставою для відображення активів на балансі та, для платників ПДВ, для податкового кредиту.
Акти на списання матеріалів у виробництво: це ключовий документ, що пов’язує вартість матеріалів із виробничим процесом. Для більшої формалізації та відповідності стандартним формам його можна називати «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» або «Акт списання запасів».
Накладна на передачу готової продукції: цей документ підтверджує факт виготовлення продукції та її оприбуткування на склад для подальшої реалізації.
Ці документи створюють базовий ланцюжок: «Придбали матеріали → Передали у виробництво → Отримали готову продукцію». Проте для податкової перевірки може забракнути обґрунтування норм списання та розрахунку собівартості.
Які документи доречно додати
Податкові органи під час перевірок виробників часто вимагають документів, що розкривають процес формування собівартості. До них належать:
— калькуляція собівартості продукції: це основний розрахунковий документ, який показує, з яких саме витрат (матеріали, зарплата, амортизація обладнання, загальновиробничі витрати) складається вартість одиниці готової продукції. Наявність калькуляцій є бажаною для обґрунтування ціни реалізації та складу витрат;
— технологічні карти: це внутрішні документи, які описують технологічний процес виготовлення кожного виду меблів. У них зазначають норми витрат сировини та матеріалів, необхідні трудові ресурси та послідовність операцій. Саме на підставі технологічних карт можуть складатися калькуляції та обґрунтовується списання матеріалів;
— звіти про виробництво за зміну (або інший період): це оперативні документи, які фіксують фактичний випуск продукції, кількість використаних матеріалів, а також можливі відхилення від норм (наприклад, брак). Вони підтверджують реальність виробничого процесу.
Висновки
Для надійного підтвердження прямих матеріальних витрат вашому підприємству, крім наявних документів, доречно розробити та використовувати:
— технологічні карти на кожен вид продукції для встановлення норм витрат;
— калькуляції собівартості для економічного обґрунтування витрат;
— звіти про виробництво для фіксації фактичного випуску та використання матеріалів.
Такий повний пакет документів створить прозорий та документально підтверджений ланцюжок від закупівлі сировини до оприбуткування готової продукції, що мінімізує ризики виникнення запитань з боку контролюючих органів.