Законодавчі підстави формування витрат (ПКУ)
Об’єктом оподаткування для фізособи-підприємця на загальній системі є чистий оподатковуваний дохід, який розраховується як різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручкою у грошовій та негрошовій формі) та документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю.
Головною умовою для визнання витрат є їх безпосередній зв’язок з отриманням доходу. До переліку витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів, належить вартість сировини, матеріалів, товарів, що утворюють основу для виготовлення продукції або товарів (надання робіт, послуг) (пп. 177.4 ПКУ).
Правило «прямого зв’язку»: чому не можна списати витрати у 2025 році
Для того щоб ФОП на загальній системі мав право віднести суму сплачених коштів до витрат, мають одночасно виконуватися дві ключові умови:
1. Витрати мають бути фактично понесені (оплачені).
2. Витрати мають бути прямо пов’язані з отриманим доходом.
У вашій ситуації першу умову виконано (оплата пройшла у грудні 2025 року), але другу умову — ні, бо доходу від продажу цих товарів у 2025 році немає.
Наприклад, ДПС відповідає на запитання в «ЗІР» (104.05): «Як формується загальний оподатковуваний дохід, зокрема визначається дата його отримання, та сума витрат для визначення об’єкта оподаткування ФОП на загальній системі оподаткування?».
Датою отримання доходу з метою визначення загального оподатковуваного доходу є:
— дата фактичного надходження коштів на банківський рахунок, якщо розрахунки проведені на поточний рахунок у форматі ІВАN;
— дата, зазначена у фіскальному чеку, у разі проведення розрахунків готівковими коштами та/або банківською платіжною карткою з використанням платіжного терміналу (POST-термінала);
— дата отримання інших видів компенсацій вартості постачених (або тих, що підлягають постачанню) товарів у разі здійснення розрахунків у негрошовій формі.
Визначаючи витрати, враховують лише ті, які безпосередньо пов’язані з отриманням доходу та підтверджені відповідними документами, що засвідчують факт оплати.
Тобто, якщо витрати на придбання товару понесені в одному звітному періоді, а дохід від його продажу отримано в іншому, то такі витрати включають до складу витрат того періоду, в якому отримано дохід.
Таким чином, включення вартості закуплених, але не проданих товарів до витрат 2025 року вважатиметься порушенням податкового законодавства, бо це штучно занижує об’єкт оподаткування без наявності відповідного доходу.
Порядок відображення у 2026 році та облік
Право на відображення витрат у вас виникне у 2026 році — в момент отримання коштів від продажу цих товарів. Саме в тому податковому періоді (у 2026 році), коли ви отримаєте дохід, ви зможете «активувати» ці витрати і зменшити на них суму податку.
Важливо зберігати всі первинні документи, що підтверджують факт оплати у 2025 році (платіжні інструкції, квитанції, накладні), адже згідно з пп. 177.10 ПКУ ФОП зобов’язаний вести облік доходів і витрат на підставі первинних документів. У типовій формі обліку доходів і витрат запис про витрати на придбання товару роблять у графі 6 у день отримання доходу від його продажу, навіть якщо фактична оплата постачальникові була здійснена минулого року.
Висновки
Витрати на закупівлю товарів, оплачених у 2025 році, але не реалізованих до кінця року, не можна включати до витрат 2025 року.
Такі витрати переносять на наступний період і відображають у податковому обліку а 2026 році — одночасно з визнанням доходу від продажу цих товарів.
Включення цих сум до декларації за 2025 рік призведе до заниження податкового зобов’язання та ризику штрафних санкцій під час перевірки.