Захід рекламного характеру
Діяльність ТОВ — розробника програмного забезпечення, що планує розмістити на своєму вебсайті безоплатні демоверсії та trial-версії програм для ознайомлення користувачів, має бути кваліфікована як захід рекламного характеру, і, отже, на неї поширюються вимоги Закону «Про рекламу».
Ключовим моментом є визначення того, що являють собою ці безоплатні версії в контексті Закону. Програмне забезпечення, навіть у пробній формі, є товаром, бо згідно з пп. 27 ч. 1 ст. 1 Закону товар — це будь-який предмет господарського обігу, у тому числі об’єкти права інтелектуальної власності.
Надання цих версій користувачам для ознайомлення є заходом рекламного характеру. Адже заходи рекламного характеру — це заходи з розповсюдження реклами, які передбачають безоплатне поширення зразків товарів, що рекламуються (пп. 7 ч. 1 ст. 1 Закону). Позаяк демоверсія з обмеженим функціоналом та trial-версія, доступна протягом 30 днів, надаються безоплатно і є зразками програмного продукту, їх розповсюдження є саме таким заходом.
Бухгалтерський облік
Витрати на збут включають витрати, пов’язані з реалізацією (збутом) продукції (товарів, робіт, послуг), серед яких і витрати на рекламу, інші витрати, пов’язані зі збутом продукції (пп. 19 НП(С)БО 16).
Облік витрат на збут ведуть на рахунку 93 «Витрати на збут».
Таким чином, витрати, пов’язані з розробленням та розповсюдженням демоверсії/trial-версії, відносять до складу витрат на збут (рекламу).
Яке документальне оформлення потрібне?
Нижче розглянемо документи, які можна складати.
По-перше, наказ (розпорядження) керівника про проведення рекламної акції. Це головний документ, що санкціонує захід. Він має містити чітке обґрунтування господарської мети, а саме: формування обізнаності та стимулювання обсягів продажів комерційної версії ПЗ.
У наказі доречно зазначити:
— предмет акції: детальний опис обмежень демо/trial-версії (обмежений функціонал, доступ 30 днів);
— умову непередачі прав: чітке зазначення, що майнові права на ПЗ користувачеві не передаються;
— строки та місце проведення: період дії та місце розміщення (офіційний вебсайт ТОВ);
— відповідальних осіб: призначення особи, відповідальної за загальне проведення заходу, облік витрат, а також, що є критично важливим, за складання звіту про проведену рекламну акцію.
По-друге, кошторис витрат на проведення акції. Доречно затвердити кошторис, який економічно обґрунтовує витрати. У випадку ПЗ це будуть не видаткові накладні на продукцію (як для матеріальних зразків), а витрати, пов’язані з підтримкою самого доступу (витрати на хостинг, технічне обслуговування онлайн-сервісу, алокація ІТ-витрат).
По-третє, внутрішній акт (протокол) про використання демонстраційного функціоналу. Позаяк програмне забезпечення є нематеріальним активом (НМА), слід задокументувати, що частина НМА (демофункціонал) використовується з рекламною метою, а не безоплатно передається чи списується з балансу. Цей документ фіксує, що йдеться про надання послуги доступу, а не про передачу активу.
Документи, що фіксують умови акції та її результати (докази комерційної вигоди)
1. Умови користування (EULA/Terms of Use) на вебсайті. Це зовнішній доказ обмеженого характеру доступу. Ці умови розміщуються на самому сайті, в окремому розділі, аби потенційні клієнти перед тим, як скористатися версією ПЗ, могли ознайомитися з цими умовами.
2. Звіт про результати проведеної рекламної акції. Це документ для доведення зв’язку витрат із господарською діяльністю, який підтверджує економічну доцільність заходу.
Звіт може містити:
— підтвердження фактичного виконання наказу;
— показники ефективності (KPIs): кількість завантажень/реєстрацій, а також аналіз коефіцієнта конверсії (співвідношення між пробними користувачами і тими, хто придбав повну ліцензію);
— порівняння планових та фактичних витрат.