Законодавство чітко визначає перелік витрат на відрядження, які роботодавець може відшкодувати працівникові без утримання податків.
Не є доходом працівника сума відшкодованих витрат на відрядження, зокрема, на (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ):
— проїзд та проживання;
— оформлення закордонних паспортів;
— оформлення дозволів на в’їзд (віз);
— обов’язкове страхування та інші документально підтверджені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження.
Як бачимо, ПКУ звільняє від оподаткування лише обов’язкові витрати на в’їзд та перебування у країні відрядження, ті, що встановлені правилами (по суті, законодавством країни, до якої їде працівник). У цьому переліку безпосередньо згадано витрати на оформлення візи, але немає супутніх послуг, таких як консультації третіх осіб (візових агентств), — бо вони не є обов’язковими.
Тобто не є доходом працівника сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на оформлення та видачу віз.
Проте, якщо підприємство окремо компенсує працівникові вартість консультаційних послуг щодо отримання візи, така виплата розглядається як додаткове благо. Згідно з пп. 14.1.47 ПКУ, додатковим благом є дохід, що надається платникові податків податковим агентом, якщо він не є зарплатою та не пов’язаний із виконанням трудових обов’язків.
Такий дохід оподатковується:
— ПДФО за ставкою 18%;
— ВЗ за ставкою 5%.
Важливо: будь-які витрати на відрядження, навіть ті, що входять до дозволеного переліку (включно з вартістю самої візи), можуть бути відшкодовані без оподаткування лише за умови, що є відповідний наказ про відрядження, в якому такі витрати передбачено. Якщо віза оформлюється до видання наказу, компенсація її вартості також може бути визнана додатковим благом.
Чи можна уникнути оподаткування?
Так, якщо візове агентство не лише консультує, а й оформлює візу. Якщо консультації включені до витрат на оформлення візи, вони є невід’ємною частиною процесу отримання візи (наприклад, допомога у зборі документів, заповненні анкет, роз’яснення вимог консульств тощо), і витрати на них можуть бути визнані пов’язаними з оформленням візи за правильного документального оформлення.
Ключові моменти для неоподаткування
Документальне підтвердження
Наявність належним чином оформлених документів, що підтверджують здійснення таких витрат (квитанції, чеки, договори з візовим агентством, акти виконаних робіт/наданих послуг). У документах має бути чітко зазначено, які саме послуги були надані (наприклад, «комплекс послуг з оформлення візи»).
Виробнича потреба
Консультація візового агентства має бути об’єктивно потрібна для своєчасного та коректного отримання візи, без якої відрядження неможливе.
Зв’язок із відрядженням
Усі витрати мають бути чітко прив’язані до конкретного відрядження працівника.
Висновки
Витрати за консультацію візового агентства перед відрядженням, як правило, не оподатковуються ПДФО та військовим збором, за умови що:
— ці послуги є невід’ємною частиною процесу оформлення візи або безпосередньо пов’язані з ним;
— документально підтверджені відповідними первинними документами (договір, акт, квитанція);
— на відрядження, для якого оформлювалася віза, оформлено відповідний наказ (у якому передбачено витрати на оформлення такої візи).
Рекомендуємо, щоб у договорі з візовим агентством або в акті наданих послуг було зазначено, що консультаційні послуги є частиною комплексу заходів з отримання візи для конкретного відрядження працівника.