Етап 1. Списання втраченої суми ПДВ (податкового кредиту)
Сума вхідного ПДВ у розмірі 2 000 грн, на яку не була зареєстрована ПН, була попередньо відображена в бухобліку, але не потрапила до складу податкового кредиту.
Дата списання ПДВ на витрати
Загальне правило встановлює, що право на відображення податкового кредиту зберігається протягом 365 календарних днів з дати складення ПН (пп. 198.6 ПКУ). Відсутність реєстрації ПН протягом цього терміну означає остаточну втрату права на податковий кредит. Отже, слід орієнтуватися на такі дати:
— дата складання ПН (відвантаження): 15.09.2024;
— останній день для включення до ПК: 15.09.2025 (365-й день);
— дата списання: сума ПДВ списується на витрати на 366-й день з дати складення ПН, бо право на ПК уже втрачено.
Таким чином, у вашій ситуації датою остаточної втрати права на ПК та датою списання суми ПДВ на витрати є 16.09.2025.
Бухгалтерський облік та документ для списання
Суму ПДВ, не підтверджена зареєстрованою ПН, обліковують на субрахунку 644 (ПДВ, за яким зареєстрованої податкової накладної немає) до моменту закінчення 365 днів. Після закінчення цього терміну (16.09.2025) суму списують на інші операційні витрати: Д-т 949 К-т 644 — 2 000 грн.
Списання може бути здійснено на підставі бухгалтерської довідки, в якій треба обґрунтувати втрату права на податковий кредит через закінчення встановленого терміну у 365 днів (пп. 198.6 ПКУ).
Етап 2. Списання кредиторської заборгованості та відображення доходу
Кредиторська заборгованість у розмірі 2 000 грн (сума ПДВ) є «завислою», бо її сплата була обумовлена реєстрацією ПН. Позаяк ПН не зареєстрована і термін для отримання ПК минув, зобов’язання з оплати цієї частини припиняється. Ця сума, по суті, залишається у покупця як наслідок невиконання продавцем умов договору щодо реєстрації ПН.
Дата списання кредиторської заборгованості та відображення доходу
Дата списання кредиторської заборгованості має бути пов’язана з моментом, коли покупець відповідно до умов договору остаточно може не сплачувати 20% вартості товару.
Позаяк умова оплати була безпосередньо пов’язана з можливістю отримати податковий кредит, моментом припинення зобов’язання доцільно вважати момент остаточної втрати права покупця на ПК.
Дата списання: 16.09.2025 (366-й день з дати складення ПН).
Бухгалтерський облік та документ для списання
На суму кредиторської заборгованості, зобов’язання з оплати якої припиняється, покупець має визнати інший операційний дохід: Д-т 631 К-т 719 — 2 000 грн.
Списання заборгованості та визнання доходу також можна оформлювати бухгалтерською довідкою, в якій зазначати обґрунтування відповідно до умов договору (що зобов’язання з оплати не настає до реєстрації ПН) та факту втрати права на ПК через закінчення 365-денного строку.
Зведена таблиця списань за даними прикладу:
| Господарська операція | Бухгалтерське проведення | Сума (грн) | Дата | Документ-підстава |
| Списання втраченого ПДВ на витрати | Д-т 949 — К-т 644 | 2 000 | 16.09.2025 | Бухгалтерська довідка (сплив 365 днів згідно п. 198.6 ПКУ) |
| Списання кредиторської заборгованості на доходи | Д-т 631 — К-т 719 | 2 000 | 16.09.2025 | Бухгалтерська довідка (припинення зобов’язання відповідно до умов договору та втрата права на ПК) |