Що таке «номенклатура справ» і чому вона обов’язково має бути на кожному підприємстві?
Обов’язковість номенклатури справ передбачена навіть у визначенні самого терміна «номенклатура справ». Так, в абз. 16 ст. 1 Закону №3814 «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі — Закон №3814), зафіксовано, що:
«номенклатура справ — обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ».
Крім того, обов’язковість розроблення номенклатури справ та забезпечення збереженості документів юросіб, зокрема заснованих на приватній формі власності, обумовлена у ст. 32 Закону України №3814:
«Об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Зазначені юридичні особи зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому цим Законом, та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради».
У юрособи зі структурним поділом мають бути розроблені, затверджені та запроваджені в роботу:
— номенклатури справ структурних підрозділів;
— зведена номенклатура справ усієї юрособи.
Для чого створюється номенклатури справ?
Відповідно до вимог п. 1 гл. 1 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила №1000/5), номенклатура справ призначена для:
— встановлення в юрособи єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах;
— забезпечення обліку документів;
— оперативного пошуку документів за їх змістом і видом;
— визначення строків зберігання справ.
Крім того, номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, зокрема з кадрових питань, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання.
Увага: Правила №1000/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма юрособам, що закріплено у другому абзаці п. 1 розд. І цих Правил.
Порядок підготовки номенклатури справ
Правилами №1000/5 передбачено певні етапи, яких слід дотримуватися, готуючи зведену номенклатуру справ юрособи, особливо коли цей документ створюється вперше.
ЕТАП 1: вивчення змісту загальнодержавних нормативно-правових актів з питань організації діловодства, типового і галузевих переліків зі строками зберігання документів, а також складу і змісту документаційного фонду, що створюється у процесі діяльності юрособи.
ЕТАП 2: розроблення проєкту номенклатури справ службою діловодства за участю працівника архівного підрозділу (архіву) юрособи.
ЕТАП 3: погодження змісту розділів номенклатури справ з відповідними структурними підрозділами юрособи та доопрацювання проєкту за наявності отриманих зауважень і пропозицій.
ЕТАП 4: підписання остаточного варіанта номенклатури справ керівником служби діловодства (або особою, відповідальною за організацію діловодства в юрособі) та завідувачем архіву (або особою, відповідальною за архів юрособи).
ЕТАП 5: схвалення на засіданні експертної комісії (далі — ЕК) юрособи.
ЕТАП 6: погодження з експертно-перевірною комісією (далі — ЕПК) державного архіву або ЕК архівного відділу районної державної адміністрації чи міської ради.
ЕТАП 7: затвердження керівником юрособи через проставлення відповідного «Грифу затвердження» (без видання наказу).
ЕТАП 8: набрання чинності з 1 січня кожного нового діловодного року.
ЕТАП 9: Доведення до відома структурних підрозділів юрособи
ЕТАП 10: закриття номенклатури справ наприкінці діловодного року через заповнення підсумкового запису.
Розроблення номенклатури справ
Номенклатуру справ юрособи розробляє її служба діловодства (загальний відділ, відділ діловодства чи канцелярія) або особа, на яку покладено відповідальність за організацію діловодства в юрособи (секретар, інспектор з кадрів тощо).
Розробляючи номенклатуру справ, слід керуватися гл. 1 розд. IV Правил №1000/5, в якій визначено вимоги до складення номенклатури справ.
А для визначення назв (заголовків) справ і строків зберігання документів треба застосовувати Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту України від 12.04.2012 №578/5 (далі — Перелік №578/5).
Увага: Перелік №578/5, як і Правила №1000/5, є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма юрособами.
Для визначення назв (заголовків) справ та строків зберігання спеціальних (нетипових) видів документації слід застосовувати галузеві переліки документів.
Галузевий перелік — це перелік видів документів (справ), що створюються під час документування профільної діяльності юрособи певної галузі, з нормативно встановленими строками їх зберігання (абзац перший п. 2 розд. 1 Порядку підготовки галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту України від 23.04.2018 №1244/5).
Спростити і пришвидшити складання індивідуальної номенклатури справ конкретної юрособи може типова або примірна номенклатури справ за наявності такої номенклатури у певній галузі чи сфері діяльності.
Важливо: типові та примірні номенклатури справ розробляють органи вищого рівня для підвідомчих юросіб з метою уніфікації складу справ та строків їх зберігання. Різниця між цими видами номенклатур справ полягає у тому, що:
— типова номенклатура справ є нормативним актом;
— примірна номенклатура справ має рекомендаційний характер.
Тобто під час підготовки індивідуальної номенклатури справ на підставі примірної, допускаються уточнення та деталізація заголовків справ. А от строки зберігання справ, передбачені типовою та примірною номенклатурою справ, переносяться до номенклатури справ юрособи без змін.
Принципи побудови номенклатури справ
Складаючи номенклатуру справ, юрособи застосовують структурний або функціональний принцип її побудови.
Структурний принцип застосовують в юрособах, які мають чітко визначену структуру. Розділами зведеної номенклатури справ, побудованої за структурним принципом, є найменування структурних підрозділів.
Приклад розділів номенклатури справ, побудованої за структурним принципом:
01 Відділ діловодства і контролю
02 Організаційний відділ
03 Планово-економічний відділ
04 Фінансовий відділ
05 Відділ маркетингу і продаж
06 Відділ інформаційних технологій
07 Відділ кадрів
08 Юридичний відділ
09 Господарський відділ
10 Транспортний відділ
При цьому першим розділом прийнято зазначати службу діловодства, а потім решту структурних підрозділів відповідно до структури та штатного розпису юрособи.
Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ застосовують у безструктурних, як правило невеликих, юрособах. Розділи такої номенклатури справ відображають функції та/або напрями діяльності цієї юрособи.
Приклад розділів номенклатури справ, побудованої за функціональним принципом:
01 Керівництво
02 Планування та прогнозування
03 Маркетинг і реклама
04 Організація виробничої діяльності
05 Бухгалтерський облік і звітність
06 Робота з кадрами і військовий облік
07 Інформаційне забезпечення
08 Матеріально-технічне постачання
09 Адміністративно-господарське обслуговування
10 Архів
Оформлення тексту номенклатури справ
Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці, що має п’ять обов’язкових граф (див. Зразок 1):
1 ― Індекс справи;
2 ― Заголовок справи (тому, частини);
3 ― Кількість справ (томів, частин);
4 ― Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком;
5 ― Примітки.
Зразок 1. Номенклатура справ (Завантажити)
У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу юрособи та порядкового номера справи, наприклад: 04 — 07, де 04 — індекс відділу бухгалтерського обліку та звітності; 07 — номер справи згідно з порядком нумерації у межах цього відділу.
У другій графі наводять заголовок справи. Він має відображати види документів, що зберігаються у відповідній справі, й розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають бути короткі, чіткі, гранично точні. Заголовок справи викладають у певній послідовності за такою формою: вид документів — автор (кореспондент) — виклад питання — період створення документів. Наприклад: «Накази генерального директора товариства з адміністративно-господарських питань за 2025 рік», «Протоколи засідань наглядової ради товариства за 2025 рік».
В окремих випадках послідовність подання елементів заголовка може бути дещо змінена. Це насамперед стосується відомостей про авторів та кореспондентів, наприклад: «Доповідні записки з питань кадрової роботи і військового обліку, що подаються відділом кадрів керівництву товариства». Проте вид документів (накази, протоколи, акти, доповідні записки тощо) завжди вказують на початку заголовка. Відомості про копійованість документів можна зазначити лише наприкінці заголовка, наприклад: «Положення про відділ бухгалтерського обліку та звітності (копія)», «Посадові інструкції працівників відділу інформаційних технологій (копії)».
У заголовках справ, які містять різні види документів з одного питання, вживають узагальнений термін «документи», а основні види документів, згрупованих у справі, зазначають в дужках, наприклад: «Документи (порядок денний, реєстр розсилки запрошень, реєстр присутніх, листи) про організацію і проведення загальних зборів трудового колективу підприємства».
У заголовках справ, що містять листування, обов’язково зазначають кореспондента та питання, з якого заводять справу, наприклад: «Листування з Національним банком України з основних (профільних) питань діяльності кредитної спілки».
Якщо у справі групується планова або звітна документація, то у заголовку обов’язково фіксують період (місяць, квартал, рік), на/за який створено документ, наприклад: «Кошторис установи на 2025 рік», «Фінансовий звіт товариства за 2024 рік» тощо. У заголовку справи, що містить планово-звітну документацію, може бути зазначено номер чи умовне позначення (код, шифр) форми відповідного документа, наприклад: «Квартальні звіти з праці (форма №1-ПВ (квартальна)».
Третю графу заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилася минулого діловодного року. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов’язково оформлюють вже після закінчення діловодного року.
У четвертій графі зазначають строки зберігання справ і посилання на статті відповідного переліку, на підставі якого ці строки визначено. В окремих випадках, якщо передбачається формувати у справі документи з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання (наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, мусить мати строк зберігання 5 років).
Для документів, не передбачених Переліком №578/5 або галузевим переліком, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення ЕК юрособи за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву. При цьому у п’ятій графі роблять примітку:
«Строк зберігання встановлений ЕПК _________________, протокол від ______ №__».
(найменування державного архіву)
Якщо до строку зберігання додано відмітку «ЕПК», це означає, що документи цієї категорії можуть мати культурне та практичне значення і можуть підлягати внесенню до Національного архівного фонду та переданню на постійне зберігання. Це питання вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року або в разі припинення юрособи.
Формуючи у справу документи з грифом «Для службового користування» (незалежно від їх змісту), строк зберігання справи не встановлюють, а у четвертій графі проставляють відмітку «ЕК». Із закінченням діловодного року цю справу переглядає ЕК юрособи і визначає строк її зберігання. За потреби ЕК може ухвалити рішення щодо переформування документів такої справи. І тоді документи постійного строку зберігання мають бути згруповані в окрему справу, яка отримає самостійний заголовок і буде додатково внесена до номенклатури справ.
Для справ, що містять копійовані документи, строк зберігання не встановлюється, бо ці документи на зберігання не передаються, а у четвертій грифі зазначається словосполука «Доки не мине потреба» або «До заміни новими».
У п’ятій графі зведеної номенклатури справ проставляють примітки про заведення справ, передавання їх до архіву юрособи, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цієї справи тощо.
Оформлення підсумкового запису
Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ юрособи та номенклатури справ усіх її структурних підрозділів обов’язково закривають підсумковим записом, у якому зазначають категорії та кількість фактично заведених за рік справ (див. зразок 2).
Зразок 2. Підсумковий запис у номенклатурі справ (Завантажити)
Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують працівники, відповідальні за організацію діловодства у своїх підрозділах, і передають підсумкові відомості до служби діловодства. Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна організацію за діловодства в юрособи) зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ та повідомляє керівника архівного підрозділу (або особу, відповідальну за архів юрособи) про фактичну наявність справ, заведених за рік.
Щороку (наприкінці кожного діловодного року) зведену номенклатуру справ юрособи та номенклатуру справ її структурних підрозділів переглядають й уточнюють. Після внесення до них змін і доповнень їх передруковують. Номенклатури справ структурних підрозділів підписують керівники цих підрозділів, а зведену номенклатуру справ затверджує керівник юрособи. Вони вводяться в дію з 1 січня нового року.
Один раз на п’ять років або ж за наявності істотних змін у структурі чи напрямах діяльності юрособи зведена номенклатура справ підлягає перескладанню, повторному розгляду ЕК та погодженню з відповідним державним архівом за алгоритмом, наведеним вище.
Наслідки та відповідальність за відсутність номенклатури справ
За відсутності в юрособи номенклатури справ документи не формуватимуться у справи належним чином, не відбуватиметься систематизація документів і справ, не будуть зовсім або будуть неправильно визначатися строки зберігання документів. Це призведе до неможливості утворення архіву юрособи, а отже, й видавання з нього архівних довідок, копій та витягів на запити колишніх працівників про підтвердження їх страхового стажу, оплати праці тощо.
Та найбільші неприємності виникнуть у разі припинення юрособи, коли ліквідаційна комісія звернеться до відповідної архівної установи (державної архівної установи, архівного відділу міської ради, трудового архіву, приватного архіву, правонаступника, органу вищого рівня) по довідку про прийняття цією архівною установою на зберігання архівних документів, що підлягають постійному, тривалому (понад 10 років) зберіганню, з кадрових питань (особового складу), необхідну для державної реєстрації припинення юрособи. Ця норма визначена у п. 9 гл. 3 розд. XV Правил №1000/5.
До того ж центральні державні архіви, місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських рад у межах своїх повноважень мають право перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок (ч. 2 ст. 42 Закону №3814).
Важливо: під час таких заходів насамперед перевіряється наявність номенклатури справ та архіву юрособи.
Тож радимо розробити і затвердити номенклатуру справ та чітко дотримуватися її під час формування справ.