Документальне оформлення надання щорічних відпусток умовно можна поділити на такі етапи:
1. Створення графіка відпусток.
2. Попередження про початок відпусток або написання заяви на відпустку.
3. Наказ про надання відпустки.
4. Табелювання відпусткових.
5. Внесення інформації про відпустки до розділу V особової картки №П-2.
Попередження про початок відпустки
Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником та роботодавцем, який зобов’заний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Зверніть увагу: форму повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено. Отже, повідомлення має довільний характер.
Див. Зразок 1.
Те саме стосується і документа, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки. На практиці для цього часто використовують заяву від працівника. Та насправді для цього достатньо і наказу про надання відпустки.
Також не забувайте повідомляти про заплановану відпустку і директорів.
Див. Зразок 2.
Заява потрібна, якщо працівник не погоджується зі строками у раніше складеному графіку відпусток (або в разі відсутності такого графіка у роботодавця чи відсутності такої відпустки у цьому графіку).
Заява у зразку 3.
Якщо ж працівника влаштовує попередньо узгоджений графік, то відразу переходимо до складання наказу про надання відпустки.
У статті 11 Закону про відпустки зазначається, що щорічна відпустка на вимогу працівника має бути перенесена на інший період у разі:
1) порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;
2) несвоєчасної виплати роботодавцем відпусткових.
Також щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або продовжена за таких обставин:
- тимчасова непрацездатність працівника;
- виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи зі збереженням заробітної плати;
- настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
- збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.
Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки краще використати типову форму наказу №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».
Але ця форма має рекомендований характер. Тож, на нашу думку, можна скласти наказ про надання відпусток у довільній формі. І тоді наказ про надання відпусток можна видати відразу на декількох працівників та призначити осіб, які тимчасово виконуватимуть обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку.
У наказі про надання відпустки мають бути такі реквізити:
1. Найменування юрособи вищого рівня (за наявності).
2. Найменування юрособи.
3. Код ЄДРПОУ.
4. Назва виду документа (НАКАЗ).
5. Дата (датою наказу є дата його підписання).
6. Місце складення.
7. Реєстраційний індекс (номер) наказу.
8. Заголовок до тексту документа («Про надання (вид відпустки, власне ім’я, прізвище працівника)».
9. Текст:
- розпорядче слово (НАКАЗУЮ або НАДАТИ);
- прізвище, ім’я та по батькові працівника;
- назва посади та структурного підрозділу;
- вид відпустки (щорічна основна; щорічна додаткова; відпустка працівникам, які мають дітей; відпустка у зв’язку з навчанням; відпустка без збереження заробітної плати тощо);
- тривалість відпустки (у календарних днях);
- період відпустки;
- робочий рік, за який надаєте відпустку (для щорічної), календарний рік для відпусток, які надають щороку;
- дата початку відпустки.
10. Підстава для видання наказу (графік відпусток, заява, довідка-виклик навчального закладу тощо).
11. Підпис керівника.
12. Візи.
13. Відмітка про ознайомлення.
Див. Зразок 4.
Табелювання відпускників
Типова форма №П-5 «Табель обліку використання робочого часу» також надається як рекомендована для застосування, а отже, не є обов’язковою. Роботодавець також може встановити власну форму для такого обліку та порядок її складання.
Але наголосимо, що в типовій формі табеля відмітку про:
— щорічні основні відпустки зазначають кодом «В» (або цифровим кодом «08»);
— щорічні додаткові — з кодом «Д» (або цифровим кодом «09»).
Особова картка — основний документ з обліку особового складу в організації.
Після укладення трудового договору й оформлення наказу про прийняття на роботу на кожного працівника підприємства потрібно завести особову картку.
Типову форму особової картки №П-2 затверджено спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656.
Особові картки ведуть на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності (у т. ч. незалежно від кількості працівників на підприємстві) (лист Мінсоцполітики від 13.05.2010 №140/13/116-10).
Особова картка працівника складається з 5 розділів:
1. Загальні відомості.
2. Відомості про військовий облік.
3. Професійна освіта на виробництві (коштом роботодавця).
4. Призначення та переведення.
5. Відпустки.
Наразі нас цікавить саме розділ V.
Цей розділ заповнюють безпосередньо при наданні відпусток: щорічних (основних та додаткових), творчих, відпусток за власний рахунок та інших. Крім того, тут зазначають період, за який вони надаються, дати початку і закінчення та номер наказу, на підставі якого надається відпустка. Пам’ятайте, що цю інформацію потрібно продублювати в журналі обліку відпусток.
Не забувайте вести особові картки і на внутрішніх сумісників! Адже достовірний облік відпусток потрібно здійснювати окремо за кожною посадою. І саме за допомогою картки №П-2 ведеться облік відпусток.