Складання графіка відпусток передбачено ст. 10 Закону про відпустки.
Враховуючи, що Закон про відпустки поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізособи, то обов’язок зі складання графіка встановлено для всіх роботодавців і незалежно від кількості працівників. Норм закону щодо складання графіка відпусток потрібно дотримуватися і в разі, коли на підприємстві працюють, наприклад, три особи. Таке роз’яснення міститься у листі Мінсоцполітики від 29.07.2015 №191/10/136-15.
Коли складати графік відпусток — у грудні чи у січні?
Згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених за погодженням із ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.1984 №213, графік відпусток складають на кожен календарний рік не пізніше ніж 5 січня поточного року.
Проте краще було скласти такий графік у грудні 2023 року, щоб уже у січні 2024 року працівники мали можливість піти у відпустку згідно з цим графіком.
Особливо важливо мати цей графік юрособам, які створюють резерв відпусток, адже тоді без графіка не обійтися. Докладно про створення цього резерву, а також про те, хто обов’язково повинен його складати, розповімо в окремій статті. Зараз лише уточнимо, що перше нарахування і використання резерву відбувається саме у січні. Тож у цьому місяці на підприємстві вже має бути графік відпусток.
Чим графік відпусток корисний для роботодавця та працівників?
Іноді доводиться чути обурення роботодавців щодо графіка відпусток: мовляв, навіщо зайво витрачати час, якщо однаково дотримуватися його виходить нечасто. А під час карантину або воєнного стану багато працівників і так не виходили з відпусток, щоправда неоплачуваних.
Але:
узгоджений графік відпусток дозволяє організувати планомірне надання щорічних відпусток усім працівникам.
Звісно, на час дії воєнного стану роботодавець не несе відповідальності за ненадання два роки поспіль щорічної основної відпустки повної тривалості (ст. 12 Закону №2136). Проте і накопичування невикористаних відпусток — це погано як для здоров’я працівників, так і для фінансового становища роботодавця, якому колись, у разі звільнення працівника, доведеться одразу сплатити чималу суму грошової компенсації. Саме тому закон передбачає регулярне надання щорічних відпусток і поступове створення резерву на їх оплату.
Наявність графіка дозволяє скоротити документообіг. Як зазначає Мінекономіки у листі від 31.03.2020 №3512-06/21620-07, законодавством не передбачено написання заяви про надання щорічної відпустки, якщо така відпустка надається у строки, визначені графіком відпусток.
При цьому конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.
А ось якщо працівник виявив бажання використати щорічну відпустку в інший період, ніж передбачений графіком відпусток, це питання має вирішуватися за погодженням сторін трудового договору (між працівником та роботодавцем).
Як правило, у такому разі заявник має написати заяву, на яку роботодавець накладає резолюцію, погоджуючись надати щорічну відпустку у зазначені у ній терміни, або через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі на підставі цієї заяви видається наказ (розпорядження) про надання відпустки.
При цьому, як наголошує Мінекономіки, роботодавець може як задовольнити прохання працівника про перенесення строків щорічної відпустки, визначених графіком, так і відмовити йому.
Графік складають заздалегідь, і це надає можливість планувати потребу у трудових ресурсах та рівномірно розподіляти відпустки персоналу протягом року. Звісно, можна надавати всім працівникам відпустки одночасно, у найпопулярніші для відпочинку періоди. Наприклад, влаштовувати на підприємстві новорічні канікули або не працювати один місяць улітку. Але дозволити собі таке може далеко не кожен бізнес, і вже безумовно не бюджетники. Тому з працівниками доводиться домовлятися, хто і коли протягом року піде у щорічну відпустку, таким чином, щоб і працівник був задоволений, і робота не припинялася.
Інструкція-пам’ятка створення графіка відпусток на 2024 рік
| № з/п |
Процес розроблення графіка відпусток на 2024 рік | Законодавча норма |
| 1. | Визначення та складення форми графіка відпусток (зведеного та для підрозділів) | Ст. 79 КЗпП, ст. 10 Закону про відпустки, п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 №213, лист від 25.08.2015 №475/13/116-15 |
| 2. | Щорічна основна відпустка: визначення кількості календарних днів щодо кожного працівника | Ст. 6 Закону про відпустки |
| 3. | Додаткові щорічні відпустки: визначення категорій осіб, які мають право на ці відпустки, та обчислення кількості днів | Ст. 7 Закону про відпустки, ст. 8 Закону про відпустки |
| 4. | Додаткова відпустка на дітей: визначення категорій осіб, які мають право на ці відпустки, та обчислення кількості днів | Ст. 19 Закону про відпустки |
| 5. | Визначення категорій осіб, які мають право на щорічну відпустку у зручний для них час | Ст. 10 Закону про відпустки |
| 6. | Визначення працівників, яких прийняли в другому півріччі 2023 року (це ті працівники, у яких виникає право на щорічну відпустку повної тривалості ) | Частина 5 ст. 10 Закону про відпустки |
| 7. | Визначення працівників, які мають право на відпустку повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи у перший рік роботи | Частина 7 ст. 10 Закону про відпустки |
| 8. | Створення наказу про складання графіка відпусток. Делегування завдання створення графіка відпусток керівникам структурних підрозділів | Форму наказу має бути затверджено в Інструкції з діловодства з використанням вимог ДСТУ 4163:2020 |
| 9. | Надання керівникам структурних підрозділів інформації, зазначеної у п. 2 — 7 цієї таблиці | |
| 10. | Створення зведеного графіка відпусток | |
| 11. | Погодження з профспілкою | |
| 12. | Затвердження графіка відпусток керівником | Частина 10 ст. 10 Закону про відпустки |
| 13. | Доведення до відома працівників графіка відпусток | Частина 10 ст. 10 Закону про відпустки |
Визначення та складення форми графіка відпусток
Форму графіка надання відпусток чинним законодавством не встановлено, тож вона може бути довільна. Але можна скористатися бланком такої форми, який є в нас на сайті.
Також під час створення графіка відпусток треба пам’ятати про дотримання ДСТУ 4163:2020.
У графіку відпусток доцільно зазначити таку інформацію:
- найменування роботодавця;
- період, на який затверджується графік;
- відомості про працівника (ПІБ, посада, структурний підрозділ, табельний номер);
- вид відпустки;
- кількість календарних днів відпустки;
- місяць початку відпустки. Звісно, краще зазначити конкретну дату початку відпустки (якщо це можливо), тоді окреме повідомлення про дату початку відпустки не обов’язкове;
- дані про фактично використані дні відпустки та періоди їх надання;
- підпис працівника про ознайомлення;
- примітка на випадок перенесення відпустки;
- дата складання графіка, погодження з профспілкою та затвердження керівником.
Ще раз звертаємо вашу увагу: у графіку необов’язково фіксувати чіткі дати початку та закінчення відпустки працівника — достатньо зазначити місяць і заплановану кількість днів відпустки. А коли саме працівник піде у відпустку, визначається за два тижні до її початку наказом керівника.
Які відпустки враховують під час створення графіка?
До графіка відпусток включають такі щорічні відпустки:
- основна;
- додаткова за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці;
- додаткова за особливий характер праці;
- інші додаткові, передбачені законодавством.
Додаткові щорічні відпустки: кого стосуються і як порахувати кількість днів
Зі щорічною основною відпусткою все просто: її базова тривалість становить 24 календарні дні. А якщо працівник належить до тієї категорії, яка має право на більшу кількість днів, то це чітко визначено ст. 6 Закону про відпустки або відповідним профільним законом. Кількість зароблених днів основної відпустки визначається через стаж, правила формування якого зазначені у ст. 9 Закону про відпустки.
А далі застосовується формула: (кількість днів, які входять до стажу/кількість днів у році, за який надається відпустка) х 24 календарних дні.
Під час дії воєнного стану святкові та неробочі дні в цій формулі не враховують, тобто на них кількість днів у році не зменшують (якщо тільки ваше підприємство не святкує в ці дні за власним рішенням). Так визначають кількість днів заробленої основної відпустки.
А от із додатковими відпустками все трохи складніше. Адже вони надаються не кожному — для їх надання потрібні спеціальна підстава і чіткий облік відпрацьованого працівником часу (з фіксацією умов праці). Конкретна тривалість щорічної додаткової відпустки встановлюється колективним чи трудовим договором залежно від результатів атестації робочих місць за умовами праці та часу зайнятості працівника в цих умовах.
Додаткова відпустка на дітей
Нагадаємо, що надання додаткової відпустки на дітей регламентує ст. 19 Закону про відпустки. Вона не є щорічною, проте надається за календарний рік. Тому її теж можна врахувати під час складання графіка відпусток, проте обережно.
Наприклад, якщо йдеться про одиноку матір, то до графіка таку відпустку включати доцільно. А от якщо йдеться про одного з батьків, які мають двох або більше дітей віком до 15 років, то зазначати у графіку немає сенсу. Адже такою відпусткою може скористатися хтось один із батьків у себе на роботі. Або один із батьків звільниться з роботи, і йому виплатять компенсацію за невикористані дні відпустки, і тоді інший не матиме права на відпустку в себе на роботі.
Як враховувати у графіку новоприйнятих працівників?
Щорічні основна та додаткові відпустки надаються працівникові з таким розрахунком, щоб вони були використані, як правило, до закінчення робочого року. При цьому під робочим роком маємо на увазі не календарний рік, а 12 місяців з дати прийняття такого працівника на роботу і наступні подібні робочі роки. Таким чином, відмінність календарного року і року, за який надається відпустка, в тому, що календарний рік стартує з 1 січня, а робочий — з числа місяця, в якому людина уклала з вами трудові відносини.
Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший робочий рік настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві.
У разі надання працівникові зазначених щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу.
Створення наказу про складання графіка відпусток
Нормами чинного законодавства не встановлено обов’язкового складання наказу роботодавцем, в якому зазначається про початок розроблення графіків відпусток. Але такий наказ полегшить роботу кадровику, особливо якщо підприємство має багато структурних підрозділів.
Тож керівник може видати такий наказ, якщо вважає за потрібне, і цей наказ спонукає керівників структурних підрозділів організувати складання графіків відпусток.
Що робити з тими, хто не пішов у відпустку за графіком?
Хоча для надання відпустки за графіком заява вже й не потрібна, бо достатньо наказу керівника, у житті буває всяке. Іноді працівник настільки потрібен на роботі, що навіть перенести відпустку на інший місяць того самого року не виходить. У мирні часи для роботодавця важливо, щоб працівник відгуляв щорічну основну відпустку повної тривалості хоча б протягом двох років.
Отже, в такому разі у працівника залишається зароблена, але не використана щорічна відпустка, якою він може скористатися наступного року. І це треба буде врахувати під час наступного створення графіка відпусток.
Під час дії воєнного стану цього правила теж варто дотримуватися, але за його порушення поки що не штрафуватимуть. Проте варто не допускати надмірного і постійного накопичування невикористаних відпусток працівників.
Що буде за відсутність графіка відпусток?
Відсутність графіка відпусток теж розглядається як «інше порушення вимог законодавства про працю», але вже загалом, як одне порушення (а не щодо кожного працівника). За такі порушення передбачено фінансові санкції відповідно до ст. 265 КЗпП у вигляді штрафу у розмірі мінімальної заробітної плати (у 2023 р. це 6700 грн, але з 1 січня 2024 року буде 7100 грн, з 1 квітня — 8000 грн).
Проте штрафу не буде, якщо усунути порушення у строк, визначений у приписі інспектора.
Крім того, за таке «інше порушення вимог законодавства про працю» ст. 41 КУпАП передбачено адміністративну відповідальність — накладення на посадових осіб підприємств та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності штрафу в розмірі від 30 до 100 н. м. д. г., тобто від 510 до 1700 грн.