Інвентаризація каси

Що таке каса

Каса — це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівки, інших цінностей, касових документів (пп. 8 п. 3 Положення №148).

Ознаки каси згідно з нормами Положення №148 (пп. 9, пп. 16 п. 3; п. 11 тощо):

1) наявність касової книги для обліку готівки;

2) встановлений ліміт залишку готівки у касі;

3) касир із договором про матеріальну відповідальність;

4) приміщення або місце для проведення операцій із готівкою.

Які цінності можуть перебувати у касі

Інвентаризаційна комісія перевіряє готівку, цінні папери та чекові книжки (п. 46 Положення №148).

Каса — це місце зберігання готівки, інших цінностей, касових документів (пп. 8 п. 3 Положення №148).

З огляду на наявну практику на зберіганні у касира можуть перебувати, а отже, і підлягати амортизації:

— готівка, як у національній, так і в іноземній валюті;

— цінні папери;

— чекові книжки;

— грошові документи, як у національній, так і в іноземній валюті;

— можуть значитися кошти у дорозі, як у національній, так і в іноземній валюті.

В який період проводити інвентаризацію каси

У період двох місяців до закінчення року (п. 7, 10 розд. І Положення №879).

Тож у 2024 році інвентаризацію каси треба провести у період з листопада до грудня 2024 р.

Особливості інвентаризації каси

Згідно з п. 6.1 розд. ІІІ Положення №879 інвентаризацію каси проводять відповідно до Положення №148.

Процедуру інвентаризації каси наведено у п. 46 Положення №148. Розгляньмо її покроково.

Крок перший. Прибуття до каси.

Призначена керівником підприємства інвентаризаційна комісія прибуває до каси.

Отже, до початку інвентаризації вже має бути складено наказ по підприємству з розпорядженням провести інвентаризацію. І визначено, хто саме її проводить (склад інвентаризаційної комісії) та в які строки. А інвентаризаційна комісія має подбати про підготовку всієї документації, яка буде потрібна для проведення інвентаризації, зокрема про початок складання інвентаризаційного акта. Не забуваймо, що акт складають мінімум у двох примірниках!

Застосовують форму акта, наведену в додатку 7 до Положення №148 (див. зразок).

Зразок

Зверніть увагу: в Положенні №148 чіткої інструкції щодо складання цього акта немає, тому кожен складає його на власний розсуд, керуючись фактичними даними. Якщо готівка на підприємстві зберігається не лише в одному місці, наприклад у сейфі каси і в скриньках РРО, то ці кілька вільних рядків допоможуть відобразити пораховану готівку окремо, із зазначенням місця підрахунку.

Крок другий. Розписка касира.

Матеріально відповідальній особі (касиру) пред’являють акт інвентаризації. У цьому акті на початку є реквізит «Розписка», де касир власним підписом засвідчує, що він здав до бухгалтерії всі прибуткові та видаткові документи на кошти, а також оприбуткував усі кошти, що надійшли, і списав кошти, що вибули.

Крок третій. Перевірка наявних коштів та грошових документів.

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо.

Результати підрахунку записують до п. 4 акта. А показники за даними обліку — до п. 6 акта.

Під час перевірки:

— залишок готівки у касі звіряють із даними обліку за книгами обліку;

— виявивши під час інвентаризації нестачу або надлишок цінностей у касі, в п. 7 акта зазначають суму нестачі або надлишку і до п. 10 акта записують з’ясовані обставини їх виникнення. А в п. 11 акта наводять підпис касира під поясненням причин надлишку чи нестачі.

Крок четвертий. Підписання акта.

Повністю заповнений згідно з наведеними вище рекомендаціями акт підписують усі члени комісії (під п. 7 акта) та матеріально відповідальна особа (п. 8 і 9 акта).

Крок п’ятий. Рішення керівника підприємства.

Після підрахунку акт із результатами передають керівникові.

У п. 12 акта записують рішення керівника підприємства за наслідками інвентаризації: як врегулювати нестачі, надлишки, якщо вони є, тощо.

Крок шостий. Передача акта до бухгалтерії.

Далі один примірник акта передають до бухгалтерії, а другий залишають у матеріально відповідальної особи.

Що ще потрібно зробити!

У разі автоматизованого обліку касової книги підприємство зобов’язане перевіряти правильність роботи програмних засобів.

Але нормативними документами процедуру такої перевірки не встановлено. Тому кожне підприємство визначає особливості такої перевірки самостійно.

На наш погляд, ось що можна врахувати під час перевірки:

1. Контроль точності введення даних. Перевірка відповідності даних, уведених у програмне забезпечення, первинним документам. Це можуть бути звіряння з чеками, квитанціями або іншими підтвердними документами.

2. Відповідність установленим правилам. Підтвердження того, що програма враховує всі актуальні зміни у встановлених законом або підприємством правилах.

3. Логічна перевірка. Впевніться, що всі розрахунки у програмі є коректними. Наприклад, сума операцій з початку дня збігається з фактичним залишком готівки у касі.

4. Тестування функціональних можливостей програми. Перевірте, чи правильно працюють усі функції програмного забезпечення: відкриття/закриття касових змін, введення/зняття готівки, формування звітів.

5. Фіксація всіх (!) операцій, навіть помилкових або контрольних. Програмне забезпечення має фіксувати всі операції та збереження історії внесених змін, що дозволяє відстежити можливі помилки або збої.

6. Регулярне оновлення програмного забезпечення. Важливо забезпечити, аби програмні засоби завжди були оновлені відповідно до останніх вимог.

Для підтвердження такої перевірки можна скласти внутрішній акт перевірки, який фіксуватиме вчинені дії, результати перевірки та відповідальних осіб.

Як підраховуємо те, що є в касі

Дивимося п. 6 Положення №879 і п. 46 Положення №148.

Готівка.

Залишок готівки у касі звіряють із даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки у касі. Отже, якщо готівки менше, ніж зазначено у касових документах, це вважається недостачею.

У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряють суму наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку зі сумою, зазначеною у звіті РРО (у РК та КОРО).

Відомості про готівку в іноземній валюті вносять до акта інвентаризації із зазначенням назви та суми іноземної валюти, курсу НБУ на початок робочого дня інвентаризації, суми іноземної валюти у перерахунку в грошову одиницю України.

Кошти, що перебувають у дорозі.

Йдеться про суми, які вже видані з каси, але ще не надійшли до пункту призначення. Найчастіше це кошти, які були здані до банку, проте у його виписці ще не відображені.

Звіряють суми, зазначені у касових документах, із даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здавання виручки інкасаторам банку.

Грошові документи, бланки документів суворої звітності.

Крім готівки, у касі можуть зберігатися документи, за якими можуть бути отримані кошти або інші матеріальні цінності: чеки, векселі, облігації, талони на пальне тощо. Так само у касі можуть зберігатися і бланки суворої звітності.

До акта інвентаризації вносять дані про назву, номер, серію і номінальну вартість кожного документа.

Якщо у касі зберігаються цінні папери, то під час інвентаризації встановлюють:

— наявність цінних паперів;

— правильність їх оформлення, реальність вартості цінних паперів, відображених у балансі підприємства;

— повноту і своєчасність відображення у бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.

Інвентаризацію цінних паперів проводять за окремими емітентами із зазначенням в акті інвентаризації назви, серії, номера, номінальної і балансової вартості, строків їх погашення.

В акті інвентаризації фіксують: назву фінансової інвестиції (акції, облігації тощо), назву цінних паперів, якими оформлено фінансові інвестиції, дату і термін вкладу, номер і серію цінних паперів, суму, вид вкладу.

Бухгалтерський облік надлишку, нестачі

Надлишок цінностей оприбутковують із визнанням іншого доходу:

— Д-т 30, 33 К-т 719.

Нестачу списують на інші операційні витрати:

— Д-т 947 К-т 30, 33 тощо.

Якщо винну особу не встановлено, суму нестачі фіксують на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».

Якщо винну особу встановлено, суму нестачі списують з позабалансового субрахунку 072. Водночас таку суму відображають проведеннями:

— Д-т 375 К-т 716 — відображено заборгованість винної особи з відшкодування шкоди;

— Д-т 301, 311 К-т 375 — відшкодовано шкоду коштами до каси чи на банківський рахунок.

Бухгалтерські записи за даними зразка акта інвентаризації наведемо у таблиці.

Таблиця

Бухгалтерський облік нестачі коштів у касі

Оподаткування надлишку, нестачі

Податок на прибуток.

Податкових різниць для надлишку чи нестачі коштів ПКУ не встановлює.

Податок на додану вартість.

Надлишок чи нестача коштів не є операціями постачання. Тож ПДВ не нараховується.

Щодо нестачі інших матеріальних цінностей у податківців подвійна позиція. В одних роз’ясненнях вони наполягають на нарахуванні ПЗ за п. 198.5 ПКУ (за невикористання у госпдіяльності), в інших — на нарахуванні ПЗ, бо прирівнюють крадіжку майна до його постачання.

Утім, якщо йдеться про цінні папери, то їх постачання не є об’єктом оподаткування ПДВ (пп. 196.1.1 ПКУ), а отже, не спричинить і ПЗ з ПДВ за п. 198.5 ПКУ (при їх придбанні не було ПК, який треба відкоригувати).

Щодо бланків суворої звітності, якщо вони були придбані з ПДВ і зіпсовані або зникли, то радимо нарахувати ПЗ за п. 198.5 ПКУ. Адже, справді, вони не будуть використані у госпдіяльності.

Єдиний податок групи 3.

Надлишок коштів податкова служба під час перевірки може вважати доходом юрособи — платника ЄП групи 3, який треба оподаткувати ЄП.

Хоча ПКУ не містить норми, за якою надлишки включають до оподатковуваного доходу «єдинника», проте податківці прирівнюють такі надлишки до безоплатно отриманих матеріальних цінностей.

Нестачі коштів на оподаткування ЄП не впливають.

Нормативна база

• Положення №879 — Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 №879.
• Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.