Працюємо вдома: податкові наслідки
Карантин і війна збільшили в Україні застосування праці працівників на відстані. Про те, як оформити створення робочого місця таким працівникам, поговоримо далі.
Як оформити дистанційного або надомного працівника?
Новоприйняті працівники можуть працювати дистанційно або вдома після укладення трудового договору про дистанційну (або надомну) роботу в письмовій формі.
У період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору. Тобто письмова форма трудового договору може не застосовуватися, закон дозволяє скористатися наказом (розпорядженням) (ч. 1 ст. 2 Закону №2136).
Водночас сторонам трудових відносин рекомендовано, по змозі, укладати письмовий трудовий договір, використовуючи для цього відповідну типову форму, затверджену наказом Мінекономіки від 05.05.2021 №913-21.
Пам’ятайте! Перевести працівника на дистанційну або надомну роботу можна лише за його згодою.
Переведення з ініціативи роботодавця вважатиметься зміною істотних умов роботи, про що працівників треба попереджати заздалегідь.
Під час воєнного стану, завдяки ч. 2 ст. 3 Закону №2136, попереджати про цю зміну за два місяці необов’язково, проте це треба зробити до початку застосування змін.
І у працівника залишилося право відмовитися, а якщо попередні умови праці не можуть зберігатися, — то й звільнитися за п. 6 ст. 36 КЗпП з отриманням вихідної допомоги у розмірі не менше ніж середній місячний заробіток (ст. 44 КЗпП).
Крім того, позаяк працівник не просто перебуватиме десь поза звичайним робочим місцем, а й виконуватиме трудові обов’язки, йому можуть знадобитися знаряддя праці, матеріали, а може, і певні послуги: зв’язок, електроенергія тощо.
Роботодавець надає знаряддя праці
Для організації робочого місця вдома або дистанційно також потрібно видати наказ про необхідність передачі працівникам відповідних ОЗ (зокрема, ноутбука та мобільного телефону). Такий наказ потрібен навіть у тому разі, якщо така передача передбачена договором про надомну або дистанційну працю. Втім, його цілком може замінити дозвільний підпис у відповідному рядку первинного документа на видачу цих ОЗ.
А от що потрібно під час передачі ноутбука та мобільного телефону (та іншого майна роботодавця) між роботодавцем та працівником оформити обов’язково, — це акт приймання-передачі ОЗ у довільній формі, але із зазначенням детальних характеристик та ступеня зносу переданого обладнання. Аналогічний акт складають і під час повернення працівником знарядь праці.
Тоді, у разі їх ушкодження, працівник буде зобов’язаний компенсувати ремонт, а в разі крадіжки — компенсувати вартість нестачі, але у межах середньомісячного заробітку (ст. 136 КЗпП). Якщо тільки не йдеться про випадок, коли виникає повна матеріальна відповідальність (ст. 134 КЗпП), — тоді працівникові шкоду доведеться відшкодовувати у повному розмірі.
Чи виникає у працівника при цьому оподатковуваний дохід і чи треба за нього платити ПДФО, ВЗ та ЄСВ? Ні. Адже щодо знарядь праці податківці пам’ятають про виняток, наведений у пп. 14.1.47 ПКУ: додаткове благо, звісно, — це оподатковуваний дохід, але якщо він не пов’язаний із виконанням обов’язків трудового найму.
А ось до оплати роботодавцем комунальних послуг чи послуг зв’язку за місцем роботи працівника у податківців ставлення протилежне.
Чим дистанційна робота відрізняється від надомної?
Як вважають фахівці Держпраці, з 27 лютого 2021 року в Україні запроваджено дві самостійні форми організації праці: дистанційну й надомну. Від себе уточнимо, що надомна праця існувала і до цієї дати, але в КЗпП її визначення та правила з’явилися вперше.
Дистанційні працівники працюють у будь-якому місці за власним вибором. Водночас мають бути на зв’язку з роботодавцем за допомогою інформаційно-комунікаційних технологій.
Надомний працівник працює за місцем проживання (це може бути як постійне, так і тимчасове місце проживання) поза приміщеннями роботодавця. Для такої роботи характерними є закріплена робоча зона або технічні засоби, наприклад інструменти, приладдя для виробництва продукції, надання послуг чи іншої роботи.
Звідси основна різниця. На відміну від дистанційника, надомник «прив’язаний» до зазначеної у трудовому договорі адреси й може змінити її лише з дозволу роботодавця.
Дистанційник самостійно відповідає за додержання безпечних та нешкідливих умов праці на робочому місці. Проте ви маєте проводити інструктаж (дистанційно або очно) щодо безпечного використання обладнання та засобів, рекомендованих або наданих вами.
Роботодавець компенсує комуналку та/або зв’язок
Чи виникає у працівника оподатковуваний дохід (для потреб оподаткування ПДФО й ВЗ), якщо працівник отримає компенсацію витрат за користуванням послугами інтернет-зв’язку та комунальні послуги при використанні власного та/або наданого роботодавцем обладнання?
В ІПК від 20.09.2024 №4543/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК (див. «ДК» №41/2024) ДПСУ наголошує: юрособа, виконуючи функцію податкового агента та виплачуючи дохід у вигляді суми грошового відшкодування витрат на оплату комунальних послуг та користування послугами інтернет-зв’язку на користь працівника, ці суми включає до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як додаткове благо та відображає при виплаті платникові податку в додатку 4ДФ до Розрахунку за ознакою доходу «126».
При цьому податківці наполягають: сплатити ПДФО та ВЗ з такого додаткового блага має податковий агент, тобто роботодавець! При цьому нарахування, утримання та сплата (перерахування) ПДФО та ВЗ до бюджету здійснюються у порядку, встановленому ст. 168 ПКУ.
Так, податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь працівника, зобов’язаний утримувати ПДФО і ВЗ зі суми такого доходу за його рахунок!
Зверніть увагу на це формулювання, адже воно є дуже важливим:
— якщо роботодавець оплачує комунальні послуги або послуги зв’язку безпосередньо операторам працівника, то останній коштів не отримує, а отримує дохід у негрошовій формі (у формі отриманих послуг). А рахунки операторів оплачуються цілком, бо їх оподаткування такого доходу працівника не цікавить. Тому в цьому варіанті виникає колізія, ніяк не прописана у ПКУ. Способи подолати її різні, проте, як не крути, залишається одне: зі суми такого доходу (зазначеної у рахунку оператора послуг) ПДФО та ВЗ неможливо утримати аж ніяк;
— а от якщо платити працівнику цей дохід грошима, тобто виплачувати йому компенсацію понесених витрат, — утримати ПДФО та ВЗ дуже легко. І «натуральний» коефіцієнт за п. 165.5 ПКУ в цьому варіанті застосовувати не треба.
Ба більше! Податківці наполягають на тому, що така грошова компенсація не є базою для нарахування ЄСВ.
Свою позицію вони обґрунтовують тим, що постановою КМУ від 22.12.2010 №1170 було затверджено Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок. А згідно з п. 11 розділу І Переліку не є базою для нарахування ЄСВ компенсації працівникам за використання для потреб виробництва власного інструменту й особистого транспорту. Електроенергія та інтернет-зв’язок, звісно, — це не інструмент і не транспорт, але податківці в цьому разі згодні відійти від букви закону і діяти за його духом (тобто за аналогією).
Таким чином, каже ДПСУ, позаяк дохід у вигляді суми грошового відшкодування витрат на оплату комунальних послуг та користування послугами інтернет-зв’язку на користь працівника не включається до складу заробітної плати, то такий дохід, нарахований платникові податків, не є базою нарахування ЄСВ.