З дати набрання чинності Законом про валюту НБУ обіцяв повернути обмеження у використанні корпоративної картки. I дотримався обіцянки. Але це викликало стільки запитань від читачів, що ми не могли не розглянути чинні правила докладно.
Насамперед наголосимо, що дива не сталося — НБУ, по суті, повернув ті правила, які діяли нещодавно і на застосуванні яких він наполягав і до цього.
Відповідні норми містить постанова НБУ від 29.11.2019 р. №142, що вносить зміни до Положення №705. Вона набрала чинності з 10 грудня 2019 року.
Хронометраж змін у правилах користування корпоративною карткою
До 07.02.2019 р. корпоративний рахунок використовувався відповідно до Iнструкції №492 з урахуванням обмежень, установлених законодавством України. Згідно з п. 8.3 цієї Iнструкції, кошти з поточного рахунку юридичної особи не могли бути використані за допомогою корпоративної картки для:
— отримання заробітної плати, інших виплат соціального характеру;
— розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами);
— здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межами.
З 07.02.2019 р. (дати набрання чинності Законом про валюту та низкою постанов НБУ, створених на виконання цього закону) ці обмеження не діють. Проте НБУ не радить використовувати корпоративну картку для отримання зарплати й обіцяє це обмеження повернути.
З 10.12.2019 р. обмеження знову діють. Постановою №142 до Положення №705 внесено уточнення: суб'єкти господарювання не мають права використовувати корпоративні електронні платіжні засоби для виплати заробітної плати, виплат соціального характеру.
Тобто інші два обмеження не працюють, а ось це — так. I діє воно так само, як це було раніше.
Ті, хто не стикався з використанням корпоративної картки для виплати зарплати, запитують: а як саме це відбувається і на що, власне, накладено заборону?
Корпоративна картка або картка-ключ
Картку «ключ до рахунку» НБУ теж вважає корпоративною, тому на кошти, які використовуються працівником за допомогою такої картки, поширюються ті самі правила. Ми про це писали в статті «Корпоративна картка або картка-ключ» у «ДК» №46/2019.
Як не можна виплачувати зарплату (варіант із корпоративною карткою)
Тут на практиці можливі два варіанти.
Варіант 1. Позаяк корпоративна картка емітується на певного працівника, перераховуємо його зарплату на неї.
Це абсолютно неправильний варіант. Корпоративна картка (як і загалом будь-яка платіжна картка) — це лише інструмент, який дає доступ до певного банківського рахунку. В цьому разі рахунок буде не власний працівника, а належатиме його роботодавцю (корпоративний). Кошти перераховуються не на картку, а на рахунок. Тобто, коли ми перераховуємо кошти зі свого поточного рахунку на корпоративний, власник коштів не змінюється. Виплата зарплати працівнику, таким чином, не відбувається.
Але ж працівник має доступ до цього рахунку! Він же може зняти ці кошти собі (або розрахуватися карткою на суму зарплати на власні потреби)? Ні, не може.
Кошти, які працівник зніме з корпоративного рахунку, не стають його грошима, вони отримують статус підзвітних. Такий самий статус мають гроші, які працівник витратить, оплачуючи будь-що корпоративною карткою. I якщо на таке зняття і витрати не було згоди роботодавця, ці кошти треба повернути. Строки повернення підзвітних коштів установлені п. 170.9 ПКУ.
А ще про ці кошти слід подати авансовий звіт, строки подання якого теж встановлює п. 170.9 ПКУ.
Зверніть увагу! Строки, встановлені п. 170.9 ПКУ, передбачають повернення працівника з відрядження або завершення ним певної цивільно-правової дії на користь роботодавця.
Якщо кошти видавалися на відрядження, але воно не відбулося, строки звітування інші. Як роз'яснюють податківці, в такому разі працівник повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути підзвітні кошти до каси підприємства.
Якщо ж цивільно-правова дія не відбулася (тобто не було оплати підзвітними коштами придбаних товарів, робіт чи послуг), на нашу думку, звітувати (і повернути невикористані кошти) слід у строки, встановлені п. 19 розділу II Положення №148, тобто у строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.
Для тих, хто любить копати глибоко
Дехто з фахівців вважає, що в такому випадку навіть подавати авансовий звіт не потрібно, достатньо повернення коштів (про що ми писали в статті «Якщо підзвітні кошти не витрачено» в «ДК» №7/2014. Стаття стара, але Положенням №148 та чинною редакцією ПКУ нових вимог у цьому питанні не встановлено). Але податківці не дуже полюбляють, коли операції з підзвітними коштами оформлюються по-різному. Тому якщо ви хочете уникнути зайвих запитань при перевірці, краще все ж таки скласти авансовий звіт на повернення повністю не використаної суми. Якщо цього не зробити, кошти отримають статус надміру витрачених і оподатковуватимуться 18% ПДФО (пп. 164.2.11 ПКУ).
Нагадаємо, що з метою нарахування ПДФО база оподаткування в такому разі визначатиметься за допомогою коефіцієнта 1,21951 (за п. 164.5 ПКУ).
А де ПДФО, там і 1,5% військового збору (щоправда, база оподаткування визначатиметься вже без цього коефіцієнта). Сплатити податки треба буде у день, коли виник оподатковуваний дохід (тобто порушено умови, встановлені п. 170.9 ПКУ). А ще такий дохід і податки слід буде відобразити у формі №1ДФ (з ознакою доходу «118»). Водночас у розділі I такий дохід відображатиметься збільшеним на коефіцієнт (тобто показуватиметься не об'єкт, а база оподаткування).
Варіант 2. Кілька працівників перебувають у відрядженні. Зарплатних карток вони не мають, але один із них має корпоративну картку. Припустімо, він знімає кошти з корпоративного рахунку і виплачує зарплату за відомістю. А коли повернеться, відзвітує про використання коштів на виплату зарплати і до авансового звіту додасть цю відомість.
Цей варіант з 10.12.2019 р. — теж не варіант. Тому що корпоративну картку заборонено використовувати для виплати зарплати.
Таке обмеження НБУ пояснює тим, що, коли банки або перераховують зарплату на особисті рахунки працівників, або видають із каси готівку на виплату зарплати, вони контролюють сплату ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Коли знімається готівка з рахунку за допомогою банкомата і платіжної картки, банк на цей момент не знає про її подальше використання і не може проконтролювати в момент виплати зарплати, а також сплату податків з неї.
Так, зарплата може виплачуватися і з готівки в касі підприємства або з готівкової виручки підприємця. Але таку виплату банк і не зобов'язаний контролювати — тут за все відповідає той, хто виплачує. Зона відповідальності банків — це кошти на рахунку в банку. Тому вони контролюють, на що така готівка знімається.
Зняття коштів з рахунку — квест для бізнесу
До речі, контроль за тим, на що з каси банку знімається готівка з рахунку суб'єкта господарювання, стає дедалі більшим. З 03.06.2019 р. для отримання готівки з банку іноді можуть знадобиться документи, які підтверджують, на що готівка знімається. Це є наслідком змін, унесених до Iнструкції №103 Постановою №62 (див. «ДК» №19/2019).
Підтвердні документи
Підтвердними документами можуть бути:
— закупівельний акт;
— закупівельна відомість;
— податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, кредитний договір;
— договір поставки;
— договір транспортування;
— договір зберігання;
— інші звітні документи.
Слабо втішає, але вимоги до банків перевіряти всі фінансові операції клієнтів немає. При цьому застосовується так званий ризик-орієнтований підхід.
Банк запитуватиме у клієнта підтвердні документи лише у випадках, коли (за оцінкою банку):
— його фінансові операції не відповідають його фінансовому становищу;
— його фінансові операції не відповідатимуть змісту його господарської діяльності;
— економічної доцільністі (сенсу) такої операції немає;
— фінансова операція може наражати банк на здійснення (залучення до здійснення) ризикової діяльності.
Як наголошує НБУ, той самий ризик-орієнтований підхід не дає можливості встановити ні граничної суми фінансової операції, яку може перевіряти банк, ні періодичності таких перевірок.
Коментуючи цю постанову НБУ, ми навели кілька власних висновків:
— перевірці підлягає будь-яка сума готівки, яку СГ має намір зняти з поточного рахунку, відкритого для ведення бізнесу;
— кількість випадків, коли банк може провести «вивчення» клієнта, не обмежується. Тому краще під час кожного звернення мати документи-підтвердження зі собою;
— щоб зняти кошти з непідприємницького рахунку, підтвердні документи не потрібні.
В останній фразі міститься основна новація, яка дуже здивувала ФОПів. Адже вони вважали (і цілком логічно), що кошти на підприємницькому рахунку належать їм і можуть використовуватися ними, як завгодно.
Це так, але НБУ запровадив контроль за використанням цих коштів. Iдея контролю для підприємців така: якщо рахунок підприємницький, то використовувати кошти з нього слід на потреби, пов'язані з веденням підприємницької діяльності.
Бажаєте витратити ці кошти на власні, непідприємницькі потреби — будь ласка, відкривайте непідприємницький рахунок, перераховуйте на нього кошти з підприємницького рахунку і витрачайте вільно, без надання підтвердних документів.
Якщо рахунок не підприємницький
До такого рахунку зазвичай теж емітується платіжна картка. Але вона статусу корпоративної не має. Тобто кошти, які за допомогою такої картки використовує фізособа (навіть якщо вона ФОП), не мають статусу підзвітних.
Картка «ключ до рахунку», якщо рахунок підприємницький
ФОПам слід враховувати роз'яснення НБУ, надані в листах від 24.04.2019 р. №57-0007/22460 (див. «ДК» №19/2019, коментар «ДК») і від 04.05.2019 р. №50-0006/29348.
Основні тези, з урахуванням вищезазначеного, вже не здивують:
— картка «ключ до рахунку», емітована до підприємницького рахунку, вважається корпоративною;
— якщо за допомогою такої картки кошти використовує працівник, то вони мають статус підзвітних і за ними має подаватися авансовий звіт із документами, які підтверджують витрати. Залишок знятих, але не використаних коштів працівник має повернути ФОПу.
Чи треба оприбутковувати кошти, зняті за допомогою корпоративної картки?
Ці кошти мають статус підзвітних, тож їх знімають з якоюсь метою — чи то на витрати під час відрядження, чи то для здійснення певних цивільно-правових дій на користь роботодавця.
Отже, працівник, який ці кошти зняв за наказом (розпорядженням) роботодавця, витрачає їх із запланованою метою без оприбуткування в касі роботодавця.
А ось залишок невикористаних коштів, якщо його повертають до каси, звісно, слід оприбуткувати.
Зокрема, не буде порушенням, якщо:
— працівник знімає готівку за допомогою корпоративної картки через банкомат;
— здає її як невикористану до каси підприємства разом з авансовим звітом (до якого додається чек з банкомата);
— підприємство її оприбутковує в касі. Для цього складають прибутковий касовий ордер і роблять відповідний запис у касовій книзі;
— а далі така готівка використовується на виплату зарплати з каси. При цьому складають видатковий касовий ордер і відомість на виплату готівки (якщо зарплата виплачується більше ніж одному працівнику одночасно). Звісно, водночас слід подбати про сплату з такої зарплати ЄСВ, ПДФО та ВЗ.
ФОПи касової книги не ведуть і касові ордери складати не зобов'язані. Тому НБУ у листі спрямовує із запитанням, як підприємцю оприбуткувати такі кошти, до податківців.
Як ФОП здійснює видачу готівки на відрядження та/або під звіт працівнику?
У ЗIР до 01.01.2018 р. була відповідь на це запитання. Нині вона не діє, адже була складена за скасованим Положенням №637 і за Законом про бухоблік, до якого вносилися зміни.
Але податківці в ній говорили:
1) підприємці касової книги не ведуть;
2) чинним законодавством чітко не визначено форми документів, які повинні складати фізичні особи — підприємці, видаючи кошти на відрядження або під звіт;
3) статтею 51 ЦКУ визначено, що до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, які регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає зі суті відносин. Стаття діє і тепер, тож ці моменти роз'яснення податківців актуальні й нині.
Податківці в цій консультації радили оформляти використання підзвітних коштів авансовим звітом (оскільки така вимога встановлена для юросіб). Про оприбуткування невикористаного залишку коштів вони не говорили нічого. Нових роз'яснень від податківців на цю тему не було. Також неврегульованим на сьогодні є питання, чи слід оприбутковувати підприємцю готівку, зняту за допомогою картки «ключ до рахунку» до його підприємницького рахунку.
Отже, тим підприємцям, які бажають отримати відповідь на запитання, чи потрібно і як оприбутковувати кошти, зняті за допомогою корпоративної картки і не витрачені на підприємницькі потреби, слід звернутися за індивідуальною податковою консультацією до ДПС.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Закон про валюту — Закон України від 21.06.2018 р. №2473-VIII «Про валюту і валютні операції».
- Iнструкція №103 — Iнструкція про ведення касових операцій банками в Україні, затверджена постановою НБУ від 25.09.2018 р. №103.
- Iнструкція №492 — Iнструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою НБУ від 12.11.2003 р. №492.
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
- Положення №705 — Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою НБУ від 05.11.2014 р. №705.
- Постанова №62 — Постанова НБУ від 18.04.2019 р. №62 «Про затвердження Змін до Iнструкції про ведення касових операцій банками в Україні».
- Постанова №142 — Постанова НБУ від 29.11.2019 р. №142 «Про внесення змін до деяких нормативно-правових актів Національного банку України».
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»