Коли видається вкладиш до трудової книжки? Який порядок оформлення дубліката трудової книжки? Чи можна на підставі даних з вкладиша трудової книжки оформити дублікат трудової книжки? Як підтвердити трудовий стаж працівника без наявності трудової книжки? Мінсоцполітики надало роз'яснення в листі від 12.09.2019 р. №60/0/23-19 (див. «ДК» №40-41/2019).
Практична ситуація
У 1993 році замість трудової книжки працівника роботодавець завів вкладиш до неї. Позаяк, зі слів працівника, тоді не було бланків, але і далі весь час інформація про роботу фіксувалася в цьому вкладиші.
Чи треба завести нову книжку-дублікат на підставі такого вкладиша? Чи для цього потрібні довідки від усіх минулих роботодавців? I що робити з таким «вкладишем-замість-трудової-книжки»?
Розглянемо далі з роз'ясненням від Мінсоцполітики.
Чи всі наймані працівники при працевлаштуванні мають трудові книжки?
Скільки б не казали про те, що трудова книжка — це застарілий документ і його слід скасувати, але законодавство під цю ідею й досі не змінили. Стаття 48 КЗпП говорить про те, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність. А порядок ведення трудових книжок регламентовано Iнструкцією №58.
Прийняття працівника на роботу без трудової книжки можливо, якщо:
1) це перше місце роботи працівника;
2) працівник втратив трудову книжку;
3) працівник влаштовується на роботу за сумісництвом.
Але водночас трудові книжки за основним місцем роботи ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві або у ФОПа понад п'ять днів.
Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню, студентів вищих та учнів професійних технічних закладів, які проходять стажування на підприємстві.
Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу. Якщо трудова книжка втрачена, її слід відновити.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи (п. 1.1 Iнструкції №58).
Згідно з п. 4 Постанови №301, відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб'єкта господарювання. Про те, як слід заповнювати трудові книжки, ми писали у статті «Заповнюємо трудову книжку» в «ДК» №29/2017.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Між іншим, на сьогодні працівник, якому не оформили трудову книжку або зробили це з порушенням, не вважається не оформленим на роботу офіційно (тобто штраф у 30 мінімальних зарплат роботодавцю не загрожуватиме), якщо є відповідний наказ (трудовий договір, контракт). Але штраф за інші порушення законодавства з праці (1 мінімальна зарплата) роботодавцю загрожуватиме точно.
Тому питання, чи може вкладиш замінити трудову книжку і що робити, якщо ні, дуже цікаве.
Коли видається вкладиш до трудової книжки
Якщо у трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.
Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка.
Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10х25 мм з написом «Виданий вкладиш» і тут же зазначаються серія і номер вкладиша.
При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп і зазначатися серія і номер вкладиша.
У разі необхідності доповнення трудової книжки вкладишем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи раніш установленого 1938 року і 1974 року зразків).
Зверніть увагу! Вкладиш без трудової книжки недійсний (розділ 3 Iнструкції №58)!
Як бачимо, без трудової книжки видавати вкладиш не можна, бо такий вкладиш буде вважатися просто папірцем.
Як вийти із ситуації
Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки.
Фахівці Мінсоцполітики зауважують: якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатна (обгоріла, розірвана, забруднена тощо), власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш) до неї.
Iнших підстав для видачі дубліката трудової книжки в нормах чинного законодавства немає.
Враховуючи зазначене в нормах чинного законодавства, фахівці Мінсоцполітики дійшли таких висновків.
1. Новий роботодавець не може зробити дублікат трудової книжки (бо її так і не було!). Не допоможуть при цьому ані інформація з вкладиша, ані довідки від всіх минулих роботодавців.
2. Вкладиш, оформлений замість трудової книжки, — це недійсний документ.
Тож у цій ситуації роботодавець за основним місцем роботи заводить трудову книжку наново.
А працівник залишається із проблемою підтвердження попереднього стажу праці сам на сам, і доки є час до оформлення пенсії, йому слід зібрати необхідні документи, які би підтверджували стаж працівника, зазначені у п. 3 Порядку №637.
Документи для підтвердження стажу
У п. 3 Порядку №637 уточнюється, що за відсутності трудової книжки, а також у тих випадках, коли в трудовій книжці немає необхідних записів або містяться неправильні чи неточні записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються такі документи:
— довідки;
— виписки із наказів;
— особові рахунки і відомості про видачу зарплати;
— посвідчення;
— характеристики;
— письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання;
— інші документи, які містять відомості про періоди роботи.
Ну й, звісно, бути готовим до того, що доведеться звертатися до суду при оформленні пенсії, якщо до того часу не зміниться законодавство.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Iнструкція №58 — Iнструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. №58.
- Порядок №637 — Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.93 р. №637.
- Постанова №301 — Постанова КМУ від 27.04.93 р. №301 «Про трудові книжки працівників».
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»