Хоча форма №1ДФ видається простою, помилки в її заповненні — не така вже й незвична річ. Поговоримо про деякі нюанси практики виправлення неправильно зазначених у ф. №1ДФ показників.
Алгоритм виправлення помилок
Підставою для коригування показників у вже поданій ф. №1ДФ є або самостійне виявлення податковим агентом помилок у цій формі, або повідомлення контролюючим органом про виявленні ним помилки.
Але помилки бувають різними: це можуть бути помилки в даних, що мають інформаційний характер («Працювало за трудовими договорами (контрактами)», «Податковий номер або серія та номер паспорта», «Ознака доходу», «Дата прийняття на роботу (дд/мм/рррр)/Звільнення з роботи (дд/мм/рррр)»), або помилки в показниках реквізитів, що відображають суми нарахованого та виплаченого доходу, утриманого податку.
Виправлення помилок у даних, що мають інформаційний характер, мають своїм наслідком накладення штрафу відповідно до п. 119.2 ПКУ як за подання розрахунку з недостовірними даними. А от виправлення сумових показників може спричинити накладення різних штрафів з різних підстав. Якщо допущена помилка призвела до недоплати ПДФО чи військового збору до бюджету, то податковому агенту загрожує штраф 3% від суми такої недоплати відповідно до п. 50.1 ПКУ. Крім того, можливий ще штраф за п. 119.2 ПКУ за подання розрахунку з недостовірними даними щодо доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, та сум утриманого з них податку.
Податковий агент самостійно може виправити помилки у ф. №1ДФ трьома способами: подати новий звітний розрахунок, уточнюючий розрахунок або здійснити коригування даних попередніх періодів у розрахунку за поточний звітний період. Порядок заповнення звітного нового та уточнюючого розрахунку однаковий. Вони мають бути заповнені на основі вже поданих податківцям даних і містити нову інформацію щодо тих даних, які уточнюються.
Подання нової ф. №1ДФ
Цей розрахунок подається поквартально протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу (пп. 49.18.2 ПКУ). За загальним правилом п. 49.20 ПКУ, якщо гранична дата подання звітності припадає на святковий чи вихідний день, цю звітність можна подати без штрафних санкцій наступного робочого дня після такого святкового/вихідного дня.
За потреби проведення коригувань податкового розрахунку до закінчення строку його подання подається новий звітний податковий розрахунок (п. 4.2 Порядку №4), і подання нового податкового розрахунку не призводитиме до штрафів (навіть якщо йдеться про виправлення сумових показників), бо до граничного строку всі дані будуть подані правильно.
Але щодо ф. №1ДФ, то податківці за будь-які помилки у цій звітності воліють застосовувати приписи ст. 119.2 ПКУ. Так, справді, подання з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків (ідеться про виплати працівникам та іншим фізособам), суми утриманого з них податку, якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов'язань платника податку та/або до зміни платника податку, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 510 грн (або 1020 грн у разі повторного порушення протягом року). Формулювання цієї норми не дає можливості чітко зрозуміти, чи можна застосовувати такий штраф у разі подання нової звітної форми з виправленими показниками до закінчення граничного строку подання квартальної звітності, але відповідь на це питання дають податківці в листі від 24.04.2015 р. №8828/6/99-99-17-02-01-15 (див. «Дебет-Кредит» №27/2015): штрафні санкції не застосовуються.
Подання нової звітної ф. №1ДФ характеризується проставлянням спеціальної позначки у комірці поля «Звітний новий». Крім того, норми п. 4.4 Порядку №4 пояснюють, що звітний новий податковий розрахунок подається на підставі інформації з попередньо поданого податкового розрахунку і містить інформацію лише за рядками й реквізитами, які уточнюються. Для заповнення також використовується інформація з повідомлень про виявлені помилки, які надсилаються контролюючими органами до податкового агента. Тобто дублювати повторно всю інформацію з раніше поданої ф. №1ДФ немає потреби, слід лише зазначити рядки, що підлягають уточненню.
Уточнююча ф. №1ДФ за минулий період
Коли граничний строк подання квартальної звітності вже минув, а внести зміни до поданої ф. №1ДФ є потреба, слід подати уточнюючий податковий розрахунок. Такий уточнюючий розрахунок можна подати як за звітний, так і за минулі періоди. Тут важливо орієнтуватися на строк давності у 1095 днів після граничного строку подання звітності. Якщо строк давності (1095 днів, п. 102.1 ПКУ) вже минув, то уточнення можна не робити, адже донараховувати податкові зобов'язання за тими сумами, за якими вже минуло 1095 днів, податковий орган не буде. У разі якщо подавався уточнюючий розрахунок, строк давності у 1095 днів буде обраховуватися з дати подання такого уточнення.
Уточнюючий розрахунок має бути поданий за формою, чинною на час подання УР (абз.1 п. 50.1 ПКУ). У разі коли мало місце заниження податкового зобов'язання з ПДФО на підставі ф. №1ДФ, поданої з помилками, слід узяти до уваги штрафи за п. 50.1 ПКУ. Виправлення помилок щодо неправильно обрахованого ПДФО в межах подання окремого уточнюючого розрахунку коштуватиме підприємству 3% суми недоплати. Суми штрафу, самостійно нарахованого платником податків, у звітності не відображають. Крім того, не слід забувати про п. 119.2 ПКУ. Нас часто запитують: чи застосовуватиметься в цьому разі штраф загалом до всієї сукупності правопорушень чи за кожне окреме правопорушення? Принаймні за результатами податкової перевірки штраф 510 грн (1020 грн) застосовується до загальної кількості порушень (не за кожне окремо взяте порушення) (лист ДФСУ від 02.09.2015 р. №18766/6/99-99-17-02-01-15, див. «Дебет-Кредит» №40/2015).
Але не слід забувати, що поки податківці не виявили помилок, податковий агент може їх безболісно для своєї кишені виправити. Таку можливість передбачено ч. 2 п. 119.2 ПКУ: передбачені цим пунктом штрафи не застосовуються у випадках, коли недостовірні відомості або помилки у податковій звітності щодо сум доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, сум утриманого з них податку виникли у зв'язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ПКУ та були виправлені відповідно до вимог ст. 50 ПКУ. По суті, коли на момент перевірки всі правопорушення усунено і подані неправильні дані уточнено через подання уточнюючих розрахунків або через річний перерахунок ПДФО, штрафи за п. 119.2 ПКУ не застосовуватимуться.
У разі виправлення помилок у податковій звітності податківці застосовують і адміністративну відповідальність. Про які конкретно правопорушення йдеться? Перше — це неутримання або неперерахування до бюджету сум ПДФО під час виплати доходу фізособі, друге — перерахування ПДФО не за рахунок доходу фізособи, а коштами підприємства, і наостанок — неповідомлення або несвоєчасне повідомлення податківцям за встановленою формою відомостей про доходи громадян. Усі ці правопорушення підпадають під дію ст. 163-4 КУпАП із відповідним накладенням штрафу в розмірі від 2 до 3 н. м. д. г. (34 — 51 грн), а у разі повторного порушення — від 3 до 5 н. м. д. г. (51 — 85 грн).
Виправлення помилок у звітній ф. №1ДФ
Цей алгоритм виправлення формально нічим не регламентовано, але на практиці бухгалтери часто вносять зміни до вже поданих даних шляхом зменшення чи збільшення відповідних показників за звітний період. Найчастіше так буває в частині перерахунку відповідно до абз. 3 пп. 169.4.1 ПКУ для визначення граничної суми доходу фізособи.
Як уточнювати
Норми п. 4.4 Порядку №4 регламентують порядок практичного виправлення помилок, допущених у раніше податних розрахунках за ф. №1ДФ:
для вилучення одного помилкового рядка з попередньо введеної інформації — повторити всі графи такого рядка й у графі 9 зазначити «1»;
для введення нового або пропущеного рядка — повністю заповнити всі його графи і у графі 9 зазначити «0».
Якщо один рядок слід замінити на інший (повністю заповнити два рядки, один з яких вилучає попередньо внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію), треба в першому рядку в графі 9 зазначити «1» — рядок на вилучення, а в другому — «0» — рядок на введення.
Таким чином, уся попередньо подана інформація за конкретним рядком буде вилучена зі звітності, а нова інформація замінить її. Оскільки йдеться про виправлення сумових даних, цілком може статися, що й рядки, в яких відображається підсумкова інформація, також треба буде правити. У ЗIР1 пояснюється, що у разі подання уточнюючого податкового розрахунку за ф. №1ДФ та заповнення рядків на вилучення одного помилкового рядка з попередньо введеної інформації та введення нового або пропущеного рядка підсумковий рядок у графах 3а, 3, 4а та 4 не заповнюється.
Щоб відкоригувати дані щодо показника військового збору, спочатку треба повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» відобразити правильну інформацію.
Практичні випадки виправлень
Чи подається уточнююча ф. №1ДФ у разі, коли підприємство помилково зазначило у графі «Працювало за трудовими договорами» не 27 працюючих, а тільки 7?
Порядком №4 передбачено коригування окремих рядків звітності, що безпосередньо впливають на доходи чи розмір утриманого та сплаченого податку, збору. Зазначення такої кількості працюючих не призвело до викривлення даних чийогось доходу чи суми нарахованих та сплачених податків та зборів. Отже, в такому разі уточнюючий ф. №1ДФ можна не подавати.
Чи треба подавати уточнюючу ф. №1ДФ у разі, коли підприємство нараховує преміальні виплати працівникам за періоди, що належать до попередніх звітних періодів?
Ні, не треба. Суми преміальних виплат за попередні звітні періоди відображають у ф. №1ДФ у тому кварталі, коли мав місце факт такого нарахування. Уточнюючий розрахунок ф. №1ДФ у такому разі подавати не треба.
Виявлено помилку в податковому номері працівника. Чи виправляти таку помилку? Якщо у наступному кварталі подано уточнюючу ф. №1ДФ, чи може бути застосовано в цьому випадку штраф за п. 119.2 ПКУ?
Якщо податковий агент припустився помилки в унікальному номері фізособи, по суті, це означає, що зазначено дані іншої особи. Iнша річ, коли у графі 2 наведено абсолютно недостовірні дані, які не стосуються будь-якої фізособи. Ризик застосування штрафу за п. 119.2 ПКУ тут справді є. Але треба уважно проаналізувати питання, чи справді має місце зміна платника податку. У ситуації, коли зазначено податковий номер іншої конкретної людини, накладення штрафу буде цілком обґрунтованим. Це підтверджується і відповіддю податківців у ЗIР2.
1 Підкатегорія 103.25, відповідь на запитання: «Чи необхідно заповнювати підсумковий рядок за гр. 3а, гр. 3, гр. 4а та гр. 4 у разі подання уточнюючого податкового розрахунку за ф. №1ДФ та заповнення рядків на вилучення та введення?».
2 Підкатегорія 103.26, відповідь за запитання: «Чи застосовується відповідальність згідно з п. 119.2 ст. 119 ПКУ, якщо податковий агент подає уточнюючий податковий розрахунок за ф. №1ДФ з метою вилучення помилкової інформації щодо нарахованого доходу на користь однієї ФОП та введення інформації щодо іншої ФОП, при цьому сума нарахованого та виплаченого доходу не змінюється?».
Виправлення цієї помилки має такий механізм: слід відобразити не всі дані з попереднього податкового розрахунку, а лише інформацію за рядком та реквізитами, які уточнюються (п. 4.4 Порядку №4). Для вилучення помилкового рядка з неправильним податковим номером фізособи треба повторити всі графи такого рядка з форми №1ДФ, яка подана з помилкою, й у графі 9 поставити «1» — на вилучення рядка. Для введення виправлених даних повністю заповнюють усі графи і у графі 9 вписують «0» — на введення рядка.
Підприємство помилково відобразило суму перерахованого ПДФО (гр. 4) на 1300 грн менше, ніж значилося в обліку і фактично перераховано. Як виправити цю помилку, якщо термін подання ф. №1ДФ уже минув?
Хоча строк подання ф. №1ДФ уже минув, уточнити дані все одно треба. У такому разі подається ф. №1ДФ, де у відповідній комірці над табличною частиною робиться позначка, що цей розрахунок ф. №1ДФ є уточнюючим. Для коригування треба вилучити рядок, у якому допущено помилку.
Для цього з попередньої введеної інформації слід повторити всі графи такого рядка, а в графі 9 зазначити цифру «1» — на вилучення рядка. Після цього для введення нового рядка наводять новий рядок із правильною сумою податку, в графі 9 ставлять цифру «0» — на введення рядка.
До зарплати працівника застосовувалася податкова соціальна пільга протягом двох місяців, але бухгалтер у ф. №1ДФ за III кв. 2017 р. зазначив, що цей працівник протягом усього кварталу користувався податковою соціальною пільгою. Як виправити дані?
Як і у попередньому випадку, треба подати ф. №1ДФ, де у відповідній комірці над табличною частиною зробити позначку, що цей податковий розрахунок є уточнюючим. Спочатку слід вилучити рядок, у якому допущено помилку (в гр. 9 зазначити цифру «1» — на вилучення рядка), а далі навести новий рядок із правильною сумою податку (в гр. 9 поставити цифру «0» — на введення рядка).
У п. 3.8 Порядку №4 сказано, що при заповненні графи 8 слід враховувати ту ознаку пільги, яка відповідає нарахованому доходу. Допускається наявність кількох рядків з однією ознакою доходу тільки у разі наявності у фізособи кількох ознак пільг за такою ознакою доходу (наявність різних пільг у кожному з трьох місяців кварталу). Отже, якщо протягом двох місяців до доходу працівника застосовувалася звичайна податкова соціальна пільга, тоді в одному рядку в розрізі ідентифікаційного номера цього працівника треба показати суму нарахованого та виплаченого доходу, суму утриманого та перерахованого ПДФО, до якого була застосована пільга. У графі 8 ставиться номер відповідної пільги — 01, а в графі 9 — цифра «0». У другому рядку, також у розрізі ідентифікаційного номера цього працівника, показують доходи, отримані без застосування ПСП, а у графі 8 роблять прочерк. I якщо суми нарахованого та виплаченого доходу (графи 3а та 3) і нарахованого та сплаченого ПДФО (графи 4а та 4) у такого працівника не змінюються (немає факту недоплати в бюджет), то штрафні санкції не застосовуються.
Бухгалтер правильно зазначив суму доходу й утриманого податку, але помилково відобразив неправильну ознаку доходу. Чи будуть штрафи і як виправити помилку?
Неправильно зазначена ознака доходу (графа 5 ф. №1ДФ) належить до такого виду помилок, як недостовірні відомості, проте не призводить до викривлення показника податкового зобов'язання з ПДФО і свідчить лише про спотворення інформації про конкретний вид доходу. Для уникнення штрафу за п. 119.2 ПКУ податковий агент має виправитися. Для цього у графі 9 помилкового рядка слід зазначити «1» — на вилучення, а правильні дані за цим рядком — внести до звітності, заповнивши всі його графи, у графі 5 проставити правильну ознаку доходу й у графі 9 — «0».
У ф. №1ДФ не відображено суму доходу, виплаченого нотаріусу. Відповідно до п. 178.5 ПКУ, податкові агенти мають право не утримувати ПДФО під час виплати доходів особам, які провадять незалежну професійну діяльність, але за умови надання ними копії довідки про взяття їх на податковий облік. Уточнюючий розрахунок все ж таки було подано. Чи будуть у цьому разі штрафні санкції?
Ми вважаємо, що підстав для застосування штрафних санкцій за п. 119.2 ПКУ тут немає. Кваліфікувати таке порушення як неподання даних про виплачені доходи, тимчасом як нотаріуси повинні самостійно звітувати про свої доходи, немає підстав, бо ж від того, що підприємство, яке скористалося послугами нотаріуса, не відобразило плату за них у ф. №1ДФ, жодним чином ні збільшиться, ні зменшиться сума податкових зобов'язань нотаріуса перед бюджетом. По суті, ф. №1ДФ може використовуватися податківцями виключно як допоміжний інструмент для контролю за доходами нотаріуса, але жодним чином не як декларація про його доходи.
Працівнику була видана нецільова благодійна допомога, що не підлягає оподаткуванню. Проте за підсумками звітного періоди ми не відобразили її у ф. №1ДФ. Чи треба подавати уточнюючий податковий розрахунок?
Звичайно, бажано таку помилку виправити, бо йдеться про подання недостовірних даних про доходи осіб (виправити можна хоча б «за компанію» з якоюсь більш-менш істотною помилкою). Але якщо виправлення помилки щодо виплачених доходів, які не підлягають оподаткуванню, не призвело до зменшення чи збільшення суми ПДФО, штрафні санкції до податкового агента за п. 119.2 ПКУ не застосовуються. Виправити слід таким чином: у графах 3а та 3 відображають суми нарахованого та фактично виплаченого доходу, який не підлягає оподаткуванню ПДФО (про це свідчитиме ознака доходу у графі 5), графи 4а та 4 не заповнюють, у графі 5 проставляють ознаку доходу «169», у графі 9 — ознаку «0».
У графі «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)» розд. II ф. №1ДФ за II кв. 2017 р. помилково відображено на 400 грн меншу суму перерахованого військового збору, ніж потрібно. Як підприємству виправити помилку? До бюджету військовий збір перераховано правильно.
Суми військового збору показують у розділі II ф. №1ДФ загальною сумою. Суму нарахованого та виплаченого доходу відображають загальним підсумком за звітний період (без ідентифікації в розрізі працівників), за фактом такого нарахування і виплати, аналогічно фіксуються і суми військового збору. У цьому разі в рядку «Військовий збір — виключення ****» слід повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» показати правильні дані.
За підсумками II кварталу 2017 року не було враховано суму доходу в розмірі 12000 грн та суму військового збору з нього: 12000 х 1,5% = 180 грн. До бюджету військовий збір сплачено правильно. Помилку було виявлено вже у вересні 2017 року і подано уточнюючий розрахунок. Чи будуть у цьому випадку штрафні санкції?
Штраф за п. 119.2 ПКУ в цьому разі застосовувати не можна, бо помилка не призвела до несплати військового збору до бюджету. У п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ не сказано, що посадові особи несуть адміністративну відповідальність за несплату та порушення порядку утримання військового збору чи подання звітності з цього збору. Згадки про військовий збір немає і в п. 163-4 КЗпП. Щодо подання відомостей про доходи громадян цю норму застосовувати не можна, бо в розділі II форми №1ДФ доходи окремих громадян не зазначаються (відображається загальна сума).
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Порядок №4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. №4.
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор