У наших читачів, користувачів сервісів «Гаряча лінія» та «Дебет-Кредит Консалтинг», часто виникають запитання щодо необхідної кількості працівників на тих чи інших посадах, коли підприємство працює цілодобово або за іншим змінним графіком. У цій статті поговоримо про те, як економічна та кадрова служби мають планувати кількість посад для того, щоб забезпечити потреби підприємства, щоб певні посади були «закриті» працівниками. Про питання заміни працівників, що перебувають у відпустках або на лікарняному, поговоримо в окремій статті в наступному номері «Дебету-Кредиту».
Традиційні графіки
Для кожної сфери господарювання передбачено певні традиційні графіки роботи (наприклад, «12 через 12» чи «доба через три»), орієнтуючись на які керівники й власники бізнесу планують кількість працівників. Але цього не завжди достатньо для того, щоби закрити необхідну кількість посад з дотриманням трудового законодавства.
Чому необхідне планування штату
У чому проблема? Які норми заважають підприємству використовувати працю осіб стільки, скільки це необхідно? Серед таких норм:
— максимальна нормальна тривалість робочого часу 40 днів на тиждень;
— право працівника на відпочинок (у т. ч. право на вихідні дні та відпустку із забороною її ненадання);
— наявність пільгових категорій працівників із правом на додаткові відпустки (працівників з батьківськими обов'язками);
— винятковість використання надурочних робіт;
— право працівника на відпустку без збереження заробітної плати («за власний рахунок») за наявності певних обставин;
— можлива тимчасова непрацездатність працівників.
У дні, коли працівники відсутні, на багатьох посадах ми маємо обов'язково забезпечити їм заміну. Аналогічно на так званому безперервному виробництві, коли підприємство має забезпечити необхідну кількість працівників при змінній роботі цілодобово. I навіть у разі хвороби чи відпустки хтось обов'язково виходить на заміну.
На таких підприємствах зі змінною роботою при коротких хворобах працівників чи замість коротких відпусток за власний рахунок працівники (за згодою представника адміністрації) нерідко міняються в графіку між собою і не оформлюють лікарняного чи відпустки за власний рахунок. Але таких обов'язкових державних гарантій права на відпочинок, як вихідні дні, відпустки, а також максимум 40-годинного робочого тижня, — не уникнути. Тому підприємство зазвичай повинне мати більше працівників, ніж це здається на перший погляд, для того щоб повною мірою забезпечити свою роботу.
Статистика відсутності
Кожне підприємство має певну статистику відсутності за певними категоріями працівників. Але вона може різнитися для конкретних категорій працівників і навіть для конкретних осіб. Як мінімум це щорічна відпустка 24 к. д. Але законом встановлюється більша тривалість відпустки для неповнолітніх та інвалідів, передбачено додаткову відпустку для певних осіб з батьківськими обов'язками, навчальні відпустки тощо.
Приміром, на підприємстві 20 працівників певної категорії зі щорічною відпусткою 24 к. д., із яких 1 студент має право на додаткову відпустку у зв'язку з навчанням 40 к. д. на рік. Це збільшує загальну середню тривалість відпусток цих працівників на підприємстві на рік з 24 до 26 днів. Особи, які мають право на інші додаткові відпустки, меншою мірою збільшують середню тривалість відпустки на підприємстві, але все залежить від їх кількості.
Також працівники періодично хворіють і йдуть на лікарняний.
Річний фонд годин
Тобто підприємство в середньому знає, скільки працівників певної категорії бувають загалом відсутні протягом року. I саме ці показники необхідно використовувати при обчисленні річного фонду робочих годин.
Річний фонд годин
Наприклад, при 40-годинному робочому тижні на 2017 рік Мінпраці в листі від 05.08.2016 р. №11535/0/14-16/13 приблизно порахувало 1986 робочих годин на 12 місяців (що в середньому становить 165,5 год. на місяць). Від цього маємо відняти період, коли працівник не працює.
Як правило, це в середньому 1 — 1,5 місяця відсутності на рік (разом із відпусткою) для кожного працівника. Тому річний фонд робочих годин на одну посаду ніколи не буде 1986 годин. Якщо на підприємстві немає значної кількості працівників із додатковими відпустками, то можна використовувати при плануванні середнє значення відсутності — 1 місяць.
Тож маємо річний фонд робочих годин на одну посаду не з 12-ти робочих місяців, а з 11-ти. Це становитиме 165,5 роб. год. х 11 міс. = 1820,5 роб. год. на рік.
Далі ми маємо виходити з того, скільки годин має бути за конкретними категоріями посад «закрито» на рік, — це буде річний фонд робочих годин. I він залежить від графіка роботи.
Для обчислення річного фонду робочих годин при цілодобовому графіку ми множимо 365 днів на 24 год. При роботі без вихідних множимо тривалість роботи на день (наприклад, 8, 11 чи 12 год.) на 365. При роботі з вихідними краще спочатку обчислювати робочі години за тиждень, а потім визначити річний фонд: для цього ми множимо тривалість роботи на день (на тиждень) на відповідну кількість робочих днів на тиждень, після чого множимо на 52 тижні на рік.
Отримане значення слід помножити на кількість посад (наприклад, кількість касирів, що мають постійно бути на робочих місцях, чи відповідно кількість продавців чи охоронників), і ми матимемо річний фонд годин, який необхідно «закрити» за цією категорією працівників. Розгляньмо приклади.
Приклад 1 Підприємству необхідно, щоб на об'єкті був цілодобово 24 години 365 днів на рік один охоронник. Річний фонд годин становитиме: 24 х 365 = 8760 год. Поділивши отримане значення на наведене вище значення річного фонду робочих годин на одну посаду 1820,5 год., ми матимемо необхідну кількість посад. 8760 год. : 1820,5 год. = 4,8 посади.
Як видно з наведеного, нам не вистачить 4-х осіб для графіка роботи доба через три, щоби закрити фонд робочих годин одного цілодобового охоронника. Нам необхідно майже 5 повних ставок.
Приклад 2 Якщо підприємству в наведеній ситуації буде необхідна цілодобова постійна робота 2-х охоронників, відповідну вихідну цифру помножимо на 2. Це буде: 8760 год. х 2 : 1820,5 год. = 9,6 посади.
Приклад 3 Підприємству необхідно, щоби в нього працювало 2 охоронники цілодобово і 4 охоронники загалом по 16 годин на добу (в режимі роботи торговельного залу щодня з 7 до 23 год.). Для розрахунку потреби в посадах охоронників проводимо такий розрахунок: 365 днів х 24 год. х 2 + 365 днів х 16 год. х 4 = 40880 год. Тобто плановий фонд робочих годин охоронників становитиме 40880 год. Отримане число годин поділимо на згадане вище значення річного фонду робочих годин на одну посаду 1820,5 год. і матимемо необхідну кількість посад: 40880 год. : 1820,5 год. = 22,45 посади.
Приклад 4 Підприємству потрібні 2 продавці в режимі роботи магазину з 8 год. до 20 год. (12 год. на день) 5 днів на тиждень та з 9 год. до 18 год. (9 год. на день) у суботу (неділя — вихідний). Обчислюємо тижневий фонд робочих годин продавців — це (12 год. х 5 днів + 9 год.) х 2 = 138 год. За рік це 138 год. х 52 тижні = 7176 год.
7176 год. : 1820,5 = 3,94 посади.
Особливості планування робочого часу
Плануючи кількість посад, підприємство також повинне виходити із того, що робочий час працівників — це той час, коли вони повинні бути на робочому місці, — не завжди збігається з режимом роботи торговельного залу. Часто працівники приходять раніше і йдуть пізніше, витрачаючи час на підготовку до роботи — викладання товару, передпродажну підготовку, наради, перевірки тощо. Тому якщо, приміром, торговельний зал працює з 8 год. до 20 год. (12 год.), то часто робочий час має бути більший (приміром, з 7 до 21). I при плануванні посад, і в графіку роботи, і в табелі — ми повинні використовувати не робочий час торговельного залу (роботу з клієнтами), а робочий час працівника.
Також при плануванні враховуємо кількість годин без урахування обідньої перерви (якщо вона є). Якщо обідньої перерви немає, роботодавець обов'язково створює умови для прийняття їжі в робочий час, і тоді час прийняття їжі буде входити в робочий час. Тож ми повинні при плануванні роботи брати робочий час конкретної категорії працівників.
Приклад розрахунку робочого часу певної категорії працівників
Наприклад, охоронники при цілодобовій роботі приймають їжу на робочому місці, тому в розрахунок включаються всі 24 години робочої доби (навіть і у випадках, коли графік роботи не доба через три, а інший — наприклад 3 зміни по 8 годин). Касири й продавці, як правило, мають перерву згідно з плаваючим графіком. Тому якщо на підприємстві торговельний зал працює 16 годин, і це ділиться на 2 зміни по 8 годин, а працівник має в кожній зміні обідню перерву 30 хв., то враховувати при плануванні слід 7,5 год. х 2 зміни = 15 год. на день. А в разі якщо такий працівник приходить на 30 хв. раніше і йде на 30 хвилин пізніше, то це включається до його роботи для розрахунку відповідної кількості необхідних посад: (7,5 год. + 0,5 + 0,5) х 2 зміни = 17 год.
Результат планування
Отримана кількість необхідних посад — це та величина, яка нам буде необхідна в штатному розписі для того, щоб забезпечити роботою відповідні посади зі змінним графіком.
При змінній роботі має значення не лише наявність відповідної кількості працівників, але й правильне складання графіка роботи, рівномірне планування графіка відпусток і в певних випадках — запровадження за погодженням з профкомом (профспілковим представником чи обраним представником трудового колективу) підсумованого обліку робочого часу. Адже в певні місяці може скластися враження, що ми маємо зайвого працівника, в інші місяці (коли хтось буде відсутній) в того, на перший погляд, зайвого працівника може виявитись надурочна робота.
Але систематично цього допускати не можна. Наприклад, деякі підприємства не беруть додаткових працівників, а в період відпустки одного зі змінників просто ставлять у графік більше змін іншим працівникам, оплачуючи їх як надурочні. Нібито всі задоволені, бо це дозволяє заробити більше грошей за подвійно оплачені години. Але так робити не можна, адже порушується максимальна нормальна тривалість робочого тижня і право працівника на працю й умови щодо винятковості надурочних робіт (адже відпустка не є винятковим випадком).
Для того щоб не брати додаткових працівників, як варіант підприємства можуть пропонувати окремим працівникам оформлюватися додатково на 0,25 або 0,5 ставки на умовах внутрішнього сумісництва. Якщо особа працює на 1,25 чи 1,5 ставки, тоді в графіку роботи їй можна планувати роботу виходячи з пропорційно більшої кількості робочих годин.
Про особливості заміни працівника на час його відсутності поговоримо в окремій статті в одному з наступних номерів «Дебету-Кредиту».
Олексій КРАВЧУК, д. ю. н., доцент, аудитор