Попри всі заяви про близький кінець трудових книжок, а особливо — в паперовому вигляді, вони й досі актуальні. Навіть у проекті Трудового кодексу є розділ про трудові книжки. Тож розглянемо заповнення традиційних паперових книжок у разі прийняття працівника на роботу, переведення або ж звільнення.
Трудова книжка: загальні поняття
Згідно зі ст. 48 КЗпП, основним документом про трудову діяльність працівника є трудова книжка. До трудової книжки вносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві.
Постановою №301 та Iнструкцією №58 затверджено зразки бланків трудової книжки, визначено порядок ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок.
Щоправда, вищезгадані документи досить-таки застарілі й недосконалі, але на сьогодні інших не створили, тож доведеться керуватися й користуватися тим, що є. При цьому щодо неврегульованих моментів часто доводиться вчиняти за аналогією.
Законодавство не передбачає можливості внесення до трудової книжки запису про підприємницьку діяльність, тому підприємець сам про себе запису до своєї трудової книжки не вносить. Водночас для своїх працівників фізособи-підприємці і фізособи, які використовують найману працю, повинні заповнювати трудові книжки (лист Мінсоцполітики від 29.06.2016 р. №3475/0/10-16/06).
Трудові книжки зберігаються у роботодавця, а при звільненні працівника трудова книжка видається йому під підпис у журналі обліку.
Внесення записів до трудових книжок
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють у роботодавця понад п'ять днів (ч. 2 ст. 48 КЗпП). Тож (таке іноді трапляється) якщо працівник звільнився до п'яти днів роботи і запис до трудової книжки ще не вносився, то за бажанням працівника можна його і не вносити.
Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу.
Усі записи до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, а також про нагороди й заохочення вносять після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення (п. 2.4 Iнструкції №58).
Заповнення вперше трудової книжки працівника
До того як заповнити розділ «Відомості про роботу», слід внести записи із зазначенням дати початку та завершення:
— про час служби у складі Збройних сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;
— про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
— про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі. Вноситься час навчання на денних відділеннях;
— про роботу як членів колгоспу;
— про час догляду за інвалідом 1-ї групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років (див. зразок 1).
Після внесення вищезгаданої інформації вносяться записи про прийняття, звільнення, переведення у загальному порядку.
Внесення запису про прийняття на роботу
Записи в трудовій книжці повинні відповідати формулюванням чинного законодавства та містити посилання на статтю та пункт закону.
Запис про прийняття на роботу роботодавець уносить після видання наказу, але не пізніше тижневого строку.
У графі 3 обов'язково зазначається повна назва підприємства без скорочень та абревіатур. Наприклад, «Товариство з обмеженою відповідальністю «Колосся ланів». Записи про найменування займаної посади, професії повинні чітко відповідати штатному розпису та національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій».
У графі 1 розділу «Відомості про роботу» зазначається порядковий номер запису, а в графі 2 — дата прийняття на роботу арабськими цифрами. Далі заповнюється графа 3: «Прийнятий на роботу (або призначений на посаду)... до цеху, відділу, підрозділу (у разі їх наявності)» (див. зразок 1).
Зразок 1
Внесення записів до трудової книжки про навчання та прийняття на роботу
Роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з кожним записом, що вноситься до трудової книжки на підставі наказу чи розпорядження про призначення на роботу, переведення, звільнення під підпис в особовій картці типової форми П-2.
Внесення запису до трудової книжки про переведення працівника
Запис про тимчасове переведення до трудової книжки не вноситься, бо трудовий договір за посадою не припиняється і працівник повернеться до своєї роботи через певний час.
Але запис про переведення на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві вносять до трудової книжки з черговим номером у такому самому порядку, як і про прийняття (див. зразок 2).
Зразок 2
Внесення записів до трудової книжки про переведення
Внесення запису до трудової книжки про звільнення працівника
Записи про звільнення, аналогічно до записів про прийняття, відповідно до п. 2.4 Iнструкції №58, повинні точно відповідати тексту наказу з посиланням на статтю та пункт закону.
Звільнення працівника можуть бути з різних причин, відповідно й записи будуть дещо різні, стандартним записом є: «Звільнено за власним бажанням, ст. 38 КЗпП».
Якщо працівник переходить на виборну посаду, у графі 3 розділу «Відомості про роботу» вноситься запис: «Звільнено у зв'язку з обранням на виборну посаду секретаря Бобринецької міської ради Кіровоградської області, п. 5 ст. 36 КЗпП».
Якщо працівник звільняється у зв'язку з переведенням на інше підприємство, слід внести такий запис: «Звільнено у зв'язку з переведенням до Товариства з обмеженою відповідальністю «Степи Херсощини». П. 5 ст. 36 КЗпП» (докладніше див. зразок 3).
Зразок 3
Приклади внесення записів до трудової книжки про звільнення
У разі смерті працівника вносять запис: «Трудовий договір припинено у зв'язку зі смертю».
Запис про припинення трудового договору з додаткових підстав роблять із посиланням на ст. 7 КЗпП та спеціальну норму законодавства.
Якщо розірвання трудового договору відбувається з ініціативи працівника за підставою, яка згідно із законодавством передбачає надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вносять до трудової книжки із зазначенням причин.
Виправлення в трудовій книжці
Відповідно до п. 2.6 Iнструкції №58, у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено запис. Роботодавець за новим місцем роботи зобов'язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Зміна відомостей про працівника
Пунктом 2.13 Iнструкції №58 встановлено, що зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім'я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім'я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.
Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім'я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.
Не допускається закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів у розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладиша) (п. 2.10 Iнструкції №58).
Якщо необхідно:
— змінити відомості про роботу;
— визнати недійсним запис про звільнення;
— визнати недійсним запис про переведення на іншу постійну роботу;
— у разі незаконного звільнення, переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, слід після зазначення відповідного порядкового номера, дати внесення запису в графі 3 записати: «Запис за №... недійсний. Прийнятий за ... професією (посадою)», і в графі 4 повторюють дату й номер наказу, запис із якого неправильно внесений до трудової книжки (див. зразок 4).
Зразок 4
Внесення виправлень до трудової книжки
Якщо змінюється формулювання причини звільнення (поновлення на попередній роботі), пишуть: «Запис за №... є недійсним, звільнений [зазначається нове формулювання]». У графі 4 у такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення (п. 2.10 Iнструкції №58).
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Iнструкція №58 — Iнструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. №58.
- Постанова №301 — Постанова КМУ від 27.04.93 р. №301 «Про трудові книжки працівників».
Галина КАЗНАЧЕЙ, бухгалтер-експерт