На підприємствах, де немає окремої кадрової служби, кадрові справи лягають на плечі бухгалтера — у тому числі ведення трудових книжок. Зрештою, і там, де кадрова служба є, — часто теж.
Трудові книжки — доки ще?
«Дебет-Кредит» не раз писав, що трудові книжки є пережитком радянської епохи. Щороку очікувалося, що наступного року трудові книжки будуть скасовані. Та віз і досі там.
Для чого взагалі потрібні трудові книжки? За радянським законодавством трудова книжка була єдиним підтвердженням трудового стажу, а трудовий стаж — підставою для нарахування пенсії.
Але це вже давно не так. З прийняттям Закону від 09.07.2003 р. №1058-IV «Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування» принципи нарахування пенсії кардинально змінилися, а додаткові зміни внесло ухвалення Закону від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування». Обидва ці закони оперують поняттям не трудового стажу, а страхового стажу, тобто значення має не те, чи людина працювала, а те, чи за неї сплачувався ЄСВ, і в якому розмірі. А про сплату ЄСВ свідчать дані ПФУ і ДФСУ, конкретно — реєстру застрахованих осіб.
То кому в такому разі можуть знадобитися трудові книжки? Для чого вони взагалі потрібні?
Проти скасування трудових книжок виступають кадровики, або, як нині модно говорити, ейчари: для них трудова книжка є підтвердженням того, що написано в резюме.
Крім того, відмови від паперових трудових книжок побоюються ті, хто не довіряє електронним реєстрам. Побоювання, слід сказати, небезпідставні, бо нещодавно сталася хвиля гучних хакерських атак на, здавалося, неприступні комп'ютерні системи. Але трудова книжка вже не містить даних, потрібних для нарахування пенсії, тому не може бути джерелом для їх відновлення в разі якихось проблем з електронним реєстром застрахованих осіб. Зрештою, нещодавно в ПФУ заявили, що готують новацію — електронні трудові книжки, запровадити які в тестовому режимі планують ще восени цього року.
Тож трудова книжка — документ однозначно застарілий, але взяти й відмовитися від нього готові далеко не всі. А отже, бухгалтерам і приватним підприємцям ще певний час доведеться мати з ними справу. Розгляньмо, як оформлювати трудові книжки. Керуватися тут слід Постановою №301, якою, власне, затверджено форму бланка трудової книжки та вкладиша до неї, та Iнструкцією №58.
Коли трудова книжка закінчилася
Якщо в трудовій книжці закінчилося місце для записів, оформлюється вкладиш до трудової книжки. Не можна використовувати для записів невідповідні розділи, навіть якщо в них ще залишилося місце, наприклад писати про прийняття на роботу чи звільнення з роботи у розділах про нагородження чи заохочення, не варто й використовувати російськомовний розділ для продовження записів українською.
Заводимо трудову книжку
Відповідно до статті 48 КЗпП, трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Відповідно до п. 1.4 Iнструкції №58, особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Колишні військовослужбовці пред'являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.
При першому влаштуванні працівника на роботу на нього оформляється трудова книжка шляхом внесення відомостей про нього на першій сторінці (титульному аркуші).
Тут варто згадати: ще нещодавно трудові книжки мали статус документів суворої звітності, що тягло за собою облік їх бланків у спеціальній книзі та відповідальність у разі втрати. Остаточно втратили вони цей статус відповідно до Постанови КМУ від 25.12.2013 р. №955, якою було внесено зміни до Постанови №310. Тому тепер бланк трудової книжки можна придбати в першому-ліпшому кіоску з канцтоварами.
Отже, на титульному аркуші на підставі паспорта або свідоцтва про народження записуємо прізвище, ім'я та по батькові працівника (повністю, без заміни ініціалами) і дату народження. Тут же зазначаємо дату заповнення трудової книжки, а працівник ставить свій підпис. Від роботодавця титульний аркуш трудової книжки підписує посадова особа, відповідальна за її видачу. Ставити печатку вже не треба.
Завести трудову книжку на працівника, який влаштовується на роботу вперше, треба протягом тижня (п. 2.2 Iнструкції №58).
Трудова книжка стажиста
У декого може виникнути запитання: в яких випадках слід заводити трудову книжку? Чи треба заводити її, наприклад, на студента-стажиста?
Усе дуже просто: трудова книжка є підтвердженням наявності трудових відносин (додатковим і надлишковим, бо для цього існує трудовий договір). Тобто: є трудовий договір — заводимо трудову книжку або робимо запис у наданій працівником.
Але саме у випадку студентів-стажистів є нюанси. Переважна більшість студентів до вступу до навчального закладу не працювали, відповідно, трудових книжок не мають. А підприємства, де вони проходять стажування, укладають із ними не звичайний трудовий договір, а спеціальний договір про стажування, типова форма якого затверджена постановою КМУ від 16.01.2013 р. №20.
Однак законодавство, а саме абз. 5 ч. 1 статті 29 Закону від 05.07.2012 р. №5067-VI «Про зайнятість населення», прямо говорить, що запис про проходження стажування вноситься роботодавцем до трудової книжки.
Відповідно до п. 2.18 Iнструкції №58, записи про роботу під час навчання студентів, які не мали трудових книжок, вносяться на підставі довідок підприємством, де вони розпочинають трудову діяльність. Тобто якщо ви вперше заводите трудову книжку на колишнього студента, на підставі наданих ним довідок про проходження стажування ви вписуєте відповідні відомості до трудової книжки у хронологічному порядку — до початку роботи на вашому підприємстві. Що ж до студентів, які вже мають трудові книжки, то відповідно до п. 2.16 Iнструкції №58 записи про проходження стажування до їхніх трудових книжок вносить навчальний заклад, де ці книжки зберігаються.
Записи при прийнятті на роботу
При прийнятті працівника на роботу про це треба зробити запис у його трудовій книжці. Запис вноситься до розділу «Відомості про роботу». У графі 1 ставиться порядковий номер запису, нумерація зростає протягом усього періоду трудової діяльності працівника. У графі 2 фіксується дата прийняття на роботу у форматі ДД.ММ.РРРР. Формулювання у графі 3 береться з наказу про прийняття на роботу, реквізити самого наказу заносяться до графи 4.
Зазначена у графі 3 назва роботи (професії, посади), на яку приймається (переводиться) працівник, має відповідати Національному класифікатору України ДК 003:2010 «Класифікатор професій».
Як і при заведенні нової трудової книжки, на внесення запису про прийняття на роботу відводиться тиждень. Запис має бути продубльований в особовій картці працівника за формою №п-2, затвердженою наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656, причому із записом в особовій картці ознайомлюється сам працівник, який підтверджує таке ознайомлення власним підписом. Цього вимагає п. 2.5 Iнструкції №58.
Записи при звільненні
Записи при звільненні робляться так само, як і при прийнятті, але є кілька нюансів.
По-перше, немає тижневого строку на внесення запису: відповідно до п. 2.4 Iнструкції №58 запис про звільнення робиться безпосередньо в день звільнення. Після цього трудова книжка має бути того самого дня видана працівникові на руки.
По-друге, підстава звільнення має бути записана з точним посиланням на відповідний підпункт, пункт, статтю КЗпП, так, як це записано в наказі про звільнення.
Якщо працівника у день звільнення немає на роботі, п. 4.2 Iнструкції №58 вимагає надіслати йому поштою повідомлення про необхідність прийти забрати трудову. Слід подбати про підтвердження надсилання такого повідомлення, щоб колишній працівник не міг сказати, що книжку йому не видали, тобто треба надіслати з описом вкладеного і повідомленням про вручення. Якщо цього не зробити, звільнений працівник зможе через суд добиватися виплати йому середнього заробітку за час «вимушеного прогулу». Надсилати поштою саму трудову книжку можна тільки за письмовою згодою працівника.
Записи при влаштуванні за сумісництвом
Згідно з пп. 1.1 Iнструкції №58, на осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Пунктом 2.14 Iнструкції №58 встановлено, що робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом.
А от де це робиться — на основному місці роботи чи на місці роботи за сумісництвом, — Iнструкція №58 не каже. Але виходимо з того, що протягом тривання трудових відносин трудова книжка працівникові на руки не видається, тому він не може взяти книжку у відділі кадрів і принести її на підприємство, де працює за сумісництвом, для внесення записів. З цього випливає, що всі записи щодо роботи за сумісництвом робляться на місці основної роботи, а запис про роботу за сумісництвом робиться за місцем основної роботи на підставі наданої працівником довідки після звільнення з місця роботи за сумісництвом. Або ж навпаки: після звільнення з основної роботи трудова опиняється на руках у працівника, і тоді до неї можна внести запис за місцем роботи за сумісництвом, яке тим часом стало основним.
Як заповнюється трудова книжка при прийнятті на роботу, влаштуванні за сумісництвом та звільненні, показано у зразку.
Зразок
Зразок заповнення трудової книжки при прийнятті на роботу, влаштуванні за сумісництвом та звільненні
Iнші записи
Крім записів про прийняття на роботу та звільнення, до розділу «Відомості про роботу» вносяться записи про переведення на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, присвоєння нового кваліфікаційного розряду, класу, категорії.
Крім того, бланк трудової книжки має окремі розділи про нагородження і про заохочення. До першого заносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України. До другого — відомості про заохочення за успіхи в роботі (які саме заохочення, — встановлюється правилами внутрішнього трудового розпорядку, див. «ДК» №13/2017), відкриття, на які видано дипломи, винаходи та раціоналізаторські пропозиції, а також про виплату у зв'язку з цим винагороди.
Заохочувальні виплати, у т. ч. премії, передбачені системою оплати праці на підприємстві, до розділу «Відомості про заохочення» не заносяться.
Не заносяться до трудової книжки і відомості про стягнення.
Якщо роботодавець — фізична особа
Роботодавці-фізособи мають усі ті самі обов'язки щодо ведення трудових книжок, що й юрособи. Єдина відмінність тут — це те, що роботодавці-фізособи не зберігають у себе трудових книжок своїх працівників, а після внесення до них записів повертають працівникам на руки.
Виправлення
Пункт 2.6 Iнструкції №58 встановлює, що у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов'язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.
Тобто якщо помилку зроблено і виявлено на тому підприємстві, де на сьогодні зберігається трудова книжка, — проблем немає, робиться новий правильний запис і засвідчується підписом відповідальної особи. Якщо ж виявлено помилку в давніх записах з попередніх місць роботи, то «необхідна допомога» полягає в тому, що підприємство подає запит до попереднього місця роботи (якщо це потрібно і якщо таке ще існує), а відтак вносить необхідне виправлення.
Якщо підприємство, яке зробило неправильний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником, за його відсутності — організацією вищого рівня, якій було підпорядковане підприємство, а якщо такої немає, — архівом обласного рівня.
Якщо трудову книжку втрачено
Звичайно, можна сказати, що невелика втрата, однаково значення цього документа тепер близьке до нуля. Але поки законодавство вимагає його наявності, цю вимогу треба виконувати.
Питанням видачі дубліката трудової книжки присвячено цілу главу 5 Iнструкції №58, але розглядається там тільки один випадок втрати — якщо трудову книжку загубив її власник. Випадок втрати трудової книжки на підприємстві, де вона зберігається, не розглядається.
Тобто до вас може звернутися ваш колишній працівник із заявою з проханням відновити втрачену трудову книжку. Якщо немає ускладнень, дублікат трудової з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку першої сторінки видається протягом 15 днів після подання заяви.
Відновлюються не всі записи, а лише за місцем останньої роботи, щодо попередніх місць роботи записується лише загальний стаж.
Дублікат видається і тоді, якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена тощо). У такому разі на титульній сторінці старої книжки робиться напис «Замість видано дублікат», і вона повертається власникові.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
- Постанова №301 — Постанова КМУ від 27.04.93 р. №301 «Про трудові книжки працівників».
- Iнструкція №58 — Iнструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. №58.
Андрій ПОРИТКО, заступник головного редактора