Наказом Мінфіну від 30.09.2014 р. №987, який зареєстровано в Мін'юсті і який набирає чинності з 01.01.2015 р., передбачено скасування довіреностей на одержання цінностей, що існували та використовувалися в госпдіяльності майже 20 років. Враховуючи такі зміни, з наближенням нового року слід замислитися над порядком підтвердження на практиці повноважень осіб, які отримують цінності, і розробити необхідні інструкції для осіб, які здійснюють їх відпуск.
Що зміниться з 2015 р.
Наказом №987 скасовується наказ Мінфіну від 16.05.96 р. №99, яким була затверджена Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, а отже, вона також втратить чинність з 01.01.2015 р.
Важливо, що буде скасовано типову форму (бланк довіреності) та журнал їх реєстрації. Не діятимуть з 1 січня 2015 року, зокрема, й такі обмежувальні правила, як строк дії довіреності — не більше 10 днів, а також обмеження щодо видачі довіреності лише працівнику.
Для чого взагалі довіреність
Оскільки юридична особа, по суті, в усіх відносинах діє лише через представників, то товар чи інші цінності завжди отримують конкретні фізособи-представники. Довіреність потрібна саме для того, щоб переконатися: фізособа, яка отримала цінності, отримала їх не від свого імені, а від імені конкретної юридичної особи.
Це потрібно для того, щоб убезпечити постачальника цінностей від ситуації, коли контрагент заявить, що цінностей він не отримував і платити за них не збирається або просить повернути кошти за оплачений авансом товар.
Тобто для уникнення спорів потрібне певне документальне підтвердження, що особа-представник отримує цінності для юридичної особи (для фізособи-підприємця чи іншої самозайнятої особи) та діє від її імені.
Правові засади
Як бачимо, при отриманні цінностей маємо справу з правочином, унаслідок якого змінюються, виникають або припиняються права й обов'язки учасників. І оскільки отримувач діє через представника, то цей правочин вчиняється представником. Відносини представництва врегульовані главою 17 ЦКУ.
До речі, повноваження Мінфіну врегульовувати відносини представництва, які регулюються Цивільним кодексом, завжди викликали великі сумніви. У ч. 3 ст. 237 ЦКУ сказано, що представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та з інших підстав, установлених актами цивільного законодавства. Тож сам факт скасування Інструкції слід вітати.
Документальне забезпечення
Водночас згаданим Наказом №987 з 1 січня 2015 р. пункт 2.5 Положення №88 доповнюється правилом, відповідно до якого повноваження на здійснення господарської операції особи, яка в інтересах юридичної особи або фізичної особи — підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджуються відповідно до законодавства. Ця норма містить також конкретні приклади: такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо. Тобто Мінфін передбачив конкретні документи, якими підтверджуються повноваження представника, і фактично продублював вимогу ч. 3 ст. 237 ЦКУ.
Як бути далі
Очевидно, багато хто і надалі за традицією використовуватиме бланки довіреності приблизно за такою самою формою, як бачимо на прикладі скасованих подорожніх листів та посвідчень про відрядження.
Проте слід чітко розуміти, що це тепер не обов'язково. Про інший варіант поговоримо трохи нижче, а тут зауважимо, що в разі подальшого використання довіреності треба зважати на такі моменти:
— форма довіреності не є обов'язковою;
— у довіреності не обов'язково зазначати номенклатуру, кількість і ціну цінностей (відповідно номер та дату наряду, рахунка тощо);
— довіреність не обов'язково має бути одноразовою;
— довіреність не обов'язково має бути на представництво перед одним постачальником (це може бути й так звана генеральна довіреність на певний строк);
— дія довіреності не обов'язково обмежується строком (відповідно до ст. 247 ЦКУ, довіреність може бути безстроковою, що діє до її скасування). Довіреність повинна мати дату її видачі (інакше вона визнається нечинною);
— довіреність може бути видана будь-якій особі, в т. ч. непрацівнику;
— довіреність не обов'язково має залишатися в постачальника цінностей, що, однак, є бажаним з огляду на ризик шахрайства та недобросовісної поведінки. У таких випадках варто залишати постачальнику її копію (також бажано, щоб її засвідчив покупець);
— при роботі з довіреностями тепер найважливішим є не їх форма, а їх сутність — підтвердження повноваження представника в цивільних відносинах. Тобто в довіреності мають бути зазначені конкретні повноваження представника (наприклад, одержувати цінності).
Договір як підтвердження повноважень представника
Існуватимуть тепер також інші форми підтвердження повноважень представника при отриманні цінностей, однією з яких є договір. Ця форма є досить прийнятною для одноразових випадків одержання цінностей, особливо для малих підприємств, наприклад у тих випадках, коли заздалегідь відомо, хто забирає товар. Проте це може бути і прописаний у договорі порядок установлення повноважень представника.
Таке повноваження для представництва, як акт юридичної особи, як правило, діятиме для випадків, коли йдеться про підтвердження відносин представництва не перед третіми особами, а між представником та довірителем (як правило, це його роботодавець). Проте у договорі купівлі-продажу може бути, наприклад, прописано, що представники діють на підставі службових посвідчень (по суті, це акт про призначення на посаду з видачею службового посвідчення) або з повідомленням постачальника про перелік таких працівників.
Варіанти формулювань у договорі умов щодо повноваження представника показано в прикладах 1 — 5.
Приклад 1 Формулювання в договорі щодо одержання товару конкретною особою. Від імені покупця товар одержує Іваненко Петро Миколайович, за пред'явленням паспорта громадянина України.
Приклад 2 Формулювання в договорі щодо одержання товару на підставі службового посвідчення. Від імені покупця товар можуть одержувати працівники відділу постачання та збуту за пред'явлення ними службового посвідчення, зразок якого, затверджений директором покупця, надається покупцем постачальнику.
Приклад 3 Формулювання в договорі (у додатку до договору) щодо порядку одержання товару особами за списком. Список осіб, уповноважених на одержання товару від імені покупця, надається постачальнику за підписом директора покупця.
Приклад 4 Формулювання в договорі щодо порядку видачі довіреності на одержання товару одноразово. Товар від імені покупця одержує представник, уповноважений довіреністю покупця, що видається на кожну партію, із зазначенням у довіреності номенклатури та суми одержуваного товару. Довіреність на одержання цінностей підписується директором покупця та скріплюється печаткою.
Приклад 5 Формулювання договору щодо порядку видачі довіреності на постійне одержання товару. Від імені покупця товар одержує представник, уповноважений довіреністю покупця, що видається на зазначений у ній строк і є чинною до закінчення строку її дії або до скасування її покупцем, про що письмово повідомляється представник. Довіреність на одержання цінностей підписується директором покупця та скріплюється печаткою.
Чи можна відпускати товар без довіреності?
Так, відпускати товар без довіреності загалом буде можна. Але треба бути впевненим у тому, що представник діє саме від імені отримувача і що не виникне спору між постачальником та одержувачем цінностей.
Без довіреності може також діяти особа, зазначена в статуті отримувача. Як правило, це директор (ч. 5 ст. 62 Закону про госптовариства). Але в такому разі бажано мати документ (копію), що підтверджує його повноваження як директора, або слід бути переконаними, що це він і є (директор). Наприклад, зробити на певну дату роздрук даних, що містяться в ЄДР та є загальнодоступними (http://irc.gov.ua/ua/Poshuk-v-YeDR.html). Хоча й нині багато юросіб мають звичку отримувати від контрагентів виписки чи витяги з ЄДР (на певну дату чи періодично). Обережніші госпсуб'єкти можуть скористатися звичною довіреністю.
Зокрема, на наш погляд, довіреність не потрібна, в разі коли передання цінностей відбувається за актом приймання-передачі, що підписується керівниками підприємств, але з відповідним підтвердженням щодо посадової особи підприємства (таке на практиці може мати місце при передачі нерухомості, транспортних засобів, інших цінних предметів).
Якщо отримувач — фізособа
Звичайно, отримувати цінності без довіреності може і фізична особа або фізособа-підприємець, інша самозайнята особа, адже відносин представництва тут просто не виникає. У таких випадках, для власної безпеки, підприємство чи фізособа, яка відпускає товар, має бути переконана, що отримує товар саме та особа, якій мають бути передані цінності. Тобто має бути пред'явлено документ, що посвідчує особу, за потреби пред'явлення документа має бути певним чином зафіксоване (записані реквізити, зроблена копія тощо), отримувач має розписатися за отримання цінностей у документах на відпуск ТМЦ (адже це один з обов'язкових реквізитів первинного документа — відомості про особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції).
Якщо ж для самозайнятої особи матеріальні цінності отримує представник — наприклад працівник чи інша фізособа, — то відносини представництва мають бути підтверджені в загальному порядку. Тобто відповідне має бути передбачено договором або довіреністю.
Довіреність на отримання матеріальних цінностей представником, що видається фізособою, зокрема підприємцем, не потребує нотаріального посвідчення, тобто може використовуватися проста письмова форма. Водночас для зменшення ризиків шахрайства, у разі якщо товар отримує представник фізособи, на наш погляд, краще прописати відповідний порядок делегування повноважень на представництво в договорі купівлі-продажу.
Хто не може отримувати цінності
Відповідно до ч. 3 ст. 238 ЦКУ, представник не може вчиняти правочин від імені особи, яку він представляє, у своїх інтересах або в інтересах іншої особи, представником якої він одночасно є, за винятком комерційного представництва1, а також щодо інших осіб, установлених законом. Це означає, що представник постачальника, який відпускає товар, і представник отримувача не можуть бути однією і тією самою особою. По суті, тут діятиме те саме обмежувальне правило, згідно з яким директор двох фірм не може укладати договір (правочин) одночасно від імені двох фірм.
1 Згідно зі ст. 243 ЦКУ, комерційним представником є особа, яка постійно та самостійно виступає представником підприємців при укладенні ними договорів у сфері підприємницької діяльності.
Нормативна база
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- Закон про госптовариства — Закон України від 19.09.91 р. №1576-XII «Про господарські товариства».
- Наказ №987 — Наказ Мінфіну від 30.09.2014 р. №987 «Про внесення зміни до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку та визнання такими, що втратили чинність, наказів Міністерства фінансів України від 16 травня 1996 року №99 та від 24 березня 2000 року №61».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.
Олексій КРАВЧУК, к. ю. н., доцент, аудитор