Акт звірки

Одним із факторів достовірності даних в обліку підприємства є звіряння залишків за основними бухгалтерськими рахунками. Найбільш істотними та «чутливими» щодо штрафних санкцій є рахунки дебіторсько-кредиторської заборгованості, взаєморозрахунки з податковою та Пенсійним фондом. Проаналізуймо найбільш визначальні моменти, на які треба звернути увагу під час підписання актів звірок та узгодження сум заборгованостей.

Суть звірки

У ст. 10 Закону про бухоблік говориться, що інвентаризація активів (переплата кредиторам, територіальному органу Міндоходів за податковими платежами та податками, ЄСВ) та зобов'язань (недоплата, сума до сплати) проводиться задля забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства.

Періодичність інвентаризації визначається наказом про облікову політику підприємства, але наприкінці року перед складанням річної фінансової звітності інвентаризація є обов'язковою¹. Часто акти звірки необхідні:

1) при проведенні аудиторської перевірки — для підтвердження наявності та розміру дебіторської та кредиторської заборгованості за товари, роботи та послуги, за розрахунками з бюджетом;

2) для інвесторів — щоб сформувати думку про інвестиційну привабливість компанії або ж визначити ціну її придбання (щоб після придбання не виявилося, що проти такого підприємства є позови до суду на значні суми, а весь товар, ОФ не оплачені постачальникам).

Проте звірка розрахунків як складова частина процесу інвентаризації має свої особливості: для цього не створюється комісія по підприємству, а наказом призначається уповноважена на звірку особа, як правило, головний бухгалтер, яка, наприклад, для звірки з податковою повинна надати не інвентаризаційний опис, а свої дані сальдо розрахунків із бюджетом щодо кожного податку на дату звірки (інвентаризації), або ж підписати акти звірки з контрагентами для узгодження сум дебіторсько-кредиторської заборгованості.

Акт звірки з територіальним органом Міндоходів

Звірка розрахунків із бюджетом здійснюється щодо кожного окремого податку. На нашу думку, акт звірки за кожним конкретним податком варто складати в наступному місяці після активного руху (тобто на останнє число місяця) на рахунку з обліку конкретного податку чи збору, для того щоб відразу відстежити, чи правильні показники відображено у картці особового рахунка з цього податку чи збору. За податками та зборами, які мають найбільшу питому вагу у складі оборотів за розрахунками з бюджетом, можна звірятися один раз на квартал, але варто зробити це станом на 31 грудня перед складанням річної фінансової звітності.

Відповідно до п. 14 розділу ІІ Порядку №765² у разі усного звернення посадової особи платника до територіального органу Міндоходів на підставі даних інтегрованої картки здійснюється звірення стану розрахунків платника за податками, зборами, митними платежами, єдиним внеском та передоплатою за відповідний звітний період. Результати такого звіряння відображають у книзі обліку звірення стану розрахунків платників (додаток 1 до Порядку №765). І тільки на письмову вимогу платника звірення стану розрахунків платника за податками, зборами, митними платежами та єдиним внеском за звітний період оформляється актом (додаток 2 до Порядку №765).

¹ Згідно з п. 3 Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків від 11.08.94 р. №69.

² Порядок ведення органами Міністерства доходів і зборів України оперативного обліку податків, зборів, митних платежів, єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, інших платежів, які сплачуються під час митного оформлення товарів, затверджений наказом Міндоходів від 05.12.2013 р. №765.

У разі коли з певних податків та зборів обліковується переплата, податківці станом на 01.01 самостійно проводять інвентаризацію розрахунків. Результати оформлюють у вигляді акта про звірення залишків сум коштів передоплати на відповідному рахунку, відкритому на ім'я ГУ Міндоходів (додаток 3 до Порядку №765). Обидва примірники такого акта для узгодження суми залишку надсилаються листом із повідомленням про вручення платнику податків. Протягом 30 днів з дати складання акта про звірення залишків перший примірник, підписаний платником, має бути повернений ГУ Міндоходів. Якщо ж такий акт або акт із розбіжностями після закінчення 30-денного строку не повертається до податківців, починається відлік 1095-денного строку.

Слід пам'ятати, що виявлені розбіжності (графа 3 Акта, додаток 2 до Порядку №765) між даними карток особового обліку та даними платника податку (збору) є підставою для подальшої перевірки контролюючим органом кожного податкового періоду. За результатами такої перевірки сторони складають акт звірки, в якому зазначають усі розбіжності, причини виникнення відхилень та погоджують способи їх усунення.

Порядок виправлення помилок у документах і регістрах встановлюється у Порядку про документообіг на підприємстві. Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період протягом року виправляють способом сторно (або коригуванням нерозподіленого прибутку минулого року). Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки. Бухгалтерська довідка в такому разі відображає саме причини виникнення розбіжностей між даними податкового органу та даними платника податку. Внесенням цих даних до облікового регістру в місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку.

Щодо забезпечення належного документообігу процесу звіряння взаємних розрахунків із податковою, то в цьому разі головному бухгалтерові варто брати зі собою на перевірку платіжні документи з відмітками банку про дату списання коштів з рахунка, власні копії декларацій та розрахунків, які свідчать про задекларовану суму податку, договори про розстрочення (відстрочення) податкових зобов'язань (за наявності), інші підтвердні документи.

Акт звірки з Пенсійним фондом

Щороку разом зі звітом за грудень попереднього року підприємства подають до Пенсійного фонду акт звірки взаєморозрахунків станом на 31 грудня. Затвердженої форми акта немає (у різних районних ПФ страхувальникам можуть видавати на звірку акти за різними формами). Але так чи інакше форма акта і її заповнення є надзвичайно простими- там має бути відображено: сальдо на початок року за рахунком 651, нараховано внесків, сплачено внесків, заборгованість на кінець року, суми платежів, строк сплати яких ще не настав, дані ПФ та можливі відхилення. Така звірка проводиться за власним бажанням платників ЄСВ (п. 9.2 Порядку ведення органами Пенсійного фонду України обліку надходження сум платежів, затвердженого Постановою ПФУ від 27.09.2010 р. №21-2).

Акт звірки з контрагентом

За своєю суттю звірка взаємних розрахунків із контрагентами є інвентаризацією дебіторської/кредиторської заборгованості з покупцями та постачальниками. Установленої чинним законодавством форми акта звірки з контрагентами не передбачено, але як і будь-який документ на підприємстві, він має бути складений із дотриманням основних вимог, які висуваються до первинних документів.

Якщо за результатами звірки розрахунків виявлено розбіжності, які сторони визнають і готові виправити, то кожна сторона на підставі бухгалтерських довідок допроводить невідображені раніше в обліку документи або сторнує зайві записи.

Акт звірки є письмовим визнанням взаємної заборгованості сторін договору і за наявності правильно оформлених первинних документів дає право на стягнення заборгованості в судовому порядку. На практиці часто трапляється так, що суд може (хоча й не обов'язково) прийняти до розгляду позовну заяву лише з актом звірки без первинних документів. Проте в ході судових засідань, як правило, потрібно надавати копії чи оригінали первинних документів, тож усі первинні документи надаються разом одразу з актом звірки та судовим позовом.

Звертаємо увагу, що підписання акта звірки дає можливість поновити строк позовної давності щодо узгоджених сум, а бухгалтеру — рекласифікувати заборгованість із безнадійної на поточну.

Приклад Підприємство Х 27 травня 2014 року провело звірку взаєморозрахунків з територіальним органом Міндоходів з ПДВ за період з 1 січня 2014 р. до 27 травня 2014 р. Сальдо розрахунків із бюджетом з ПДВ на 01.01.2014 р. становило 8457 грн (за даними в обліку платника податку — кредит рахунка 641/ПДВ, саме ця сума була відображена у декларації за попередній звітний період), що було сплачено до граничної дати сплати узгодженого податкового зобов'язання з ПДВ за грудень 2014 р. Унаслідок звірки виявилося, що через технічні перебої та проведення технічних робіт на сервері, за даними податківців, у декларації з ПДВ за березень 2014 року 15 квітня значиться неправильна сума ПЗ на 10000 грн у бік збільшення: за даними платника податку, податкові зобов'язання, відображені у декларації, становлять 5720 грн, а за даними територіального відділення Міндоходів, за особовим рахунком платника податку — 17720 грн (5720 + 10000 (помилково) + 2000 (штрафні санкції, сума умовна). Підприємство 17 квітня 2014 р. сплатило 5720 грн узгодженого податкового зобов'язання. Унаслідок допущеної помилки підприємству нараховувалася пеня за начебто неповну сплату узгодженого ПЗ з ПДВ за підсумками декларації за березень. Після проведення звірки між податковим інспектором та головним бухгалтером податковий інспектор визнав помилку і погодився відобразити на особовому рахунку платника податків дані, зазначені в декларації, та сторнувати некоректне нарахування податкових зобов'язань (10000 грн), штрафних санкцій (2000 грн) та пені (228 грн, сума умовна). Фрагмент акта звірки, підписаний податковим інспектором та головним бухгалтером, матиме такий вигляд, як показано на зразку.

Зразок

Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор «Дебету-Кредиту»