Лист Державної служби України з питань захисту персональних даних від 13.09.2013 р. №10/2380-13
Щодо знищення персональних даних у разі припинення правовідносин
Суттєво. Персональні дані підлягають знищенню не лише в разі припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних та володільцем чи розпорядником персональних даних, а й після закінчення строку зберігання персональних даних.
! Володільцям і розпорядникам персональних даних
Державна служба України з питань захисту персональних даних розглянула лист <...> щодо знищення персональних даних у разі припинення правовідносин та в межах компетенції зазначає таке.
Знищення персональних даних здійснюється з підстав, визначених статтею 15 Закону України «Про захист персональних даних»:
закінчення строку зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних або законом;
припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних та володільцем чи розпорядником, якщо інше не передбачено законом;
набрання законної сили рішенням суду щодо вилучення даних про фізичну особу з бази персональних даних.
Зокрема, терміни зберігання документів в установах визначаються Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08.08.2007 р. №1004, Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 р. №578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.04.2012 р. за №571/20884 (далі — Перелік).
Згідно з Переліком строк зберігання документів з кадрових питань становить 75 років. Відповідно до п. 1.7 Переліку строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо така потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Зазначене свідчить, що знищення персональних даних здійснюється не лише в разі припинення правовідносин між суб'єктом персональних даних та володільцем чи розпорядником персональних даних, а й після закінчення строку зберігання персональних даних. Тобто необхідно враховувати, що законом у відповідній сфері діяльності також може бути визначено строк зберігання персональних даних.
Голова О. МЕРВІНСЬКИЙ