Лист Міністерства доходів і зборів України від 01.10.2013 р. №4878/Т/99-99-17-02-01-14
Щодо відшкодування витрат, понесених працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні (витяг)
Суттєво. Законодавством не встановлений строк виконання зобов'язання підприємства щодо відшкодування працівникові витрат, понесених ним на господарські потреби підприємства або у відрядженні.
! Роботодавцям
<...>
У разі придбання працівником товарів для потреб підприємства, використання коштів (у тому числі власних) у відрядженні у бухгалтерську службу подаються у визначені законодавством строки Звіт за формою, затвердженою Наказом Міністерства фінансів України від 05.12.2012 р. №1276 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання», а також документи, що підтверджують використання таких коштів.
Тобто відповідно до поданого Звіту суб'єкт господарювання повинен відшкодовувати витрати, понесені працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні.
У пп. 170.9.2 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) зазначено, що Звіт про використання коштів, виданих під звіт, подається після того, як працівник «завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт».
Таким чином, питання щодо відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань належать до майнових відносин між суб'єктом господарювання і працівником та регулюються Цивільним кодексом України.
Так, за загальним правилом ст. 261 Цивільного кодексу перебіг позовної давності починається від дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила. Водночас за зобов'язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається зі спливом строку виконання.
Проте щодо витрат, понесених працівником на господарські потреби підприємства або у відрядженні, і підзвітних сум законодавством не встановлений строк виконання зобов'язання щодо повернення підприємством витрачених працівником коштів.
Частиною 2 ст. 530 Цивільного кодексу встановлено, що, якщо строк виконання боржником обов'язку не встановлений або визначений моментом пред'явлення вимоги, кредитор має право вимагати його виконання у будь-який час. Боржник повинен виконати такий обов'язок у семиденний строк від дня пред'явлення вимоги, якщо обов'язок негайного виконання не випливає з договору або актів цивільного законодавства. У зв'язку з чим можна стверджувати, що, поки працівник не звернеться на підприємство з письмовою вимогою про повернення заборгованості (в сумі перевищення витрат над сумою коштів, отриманих як аванс, або витрачених коштів для вирішення господарських чи виробничих питань підприємства), відлік строку позовної давності щодо заборгованості підприємства перед працівником не починається.
Разом з тим, якщо в колективному трудовому договорі передбачено строк для виплати компенсації підприємством підзвітних сум і витрат, понесених працівником на господарські потреби підприємства або на відрядження у прив'язці до дня затвердження авансового звіту, тоді починати відлік строку позовної давності необхідно від дня, наступного за днем затвердження такого звіту. В іншому разі або в разі, якщо іншої відправної точки немає, працівник може звернутися на підприємство з письмовою вимогою сплатити йому належне і в разі її порушення звернутися до суду.
Строк давності у такому разі почне відлік з восьмого дня з дати пред'явлення працівником письмової вимоги.
<...> Відповідно до ст. 52 Кодексу за зверненням платника податків контролюючий орган надає індивідуальну податкову консультацію з практичного застосування конкретної норми закону або нормативно-правового акта з питань адміністрування податків чи зборів, контроль за справлянням яких покладено на такий контролюючий орган.
Відповідно до пункту 2 частини першої статті 150 Конституції України офіційне тлумачення, зокрема, законів України належить до виняткових повноважень Конституційного Суду України.
Заступник міністра А. IГНАТОВ