Працівник 27.05.2012 р. захворів і хворіє донині. Скільки хворітиме — невідомо. Як підприємству відобразити лікарняний у звіті з ЄСВ (додаток 4)? Зазначати кількість днів непрацездатності у періоді за травень, але суму лікарняного, яка наразі не відома, не відображати? Або у червневому звіті відобразити лікарняні за травень і червень із зазначенням сум і кількості днів? А якщо лікарняний не буде надано або не прийнято нами, як відображати такі дні невиходу на роботу — як прогул?
Відповідно до форми табеля обліку використання робочого часу, встановленої наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. №489, у дні, коли працівник був відсутній на роботі, йому повинні проставлятися за кожен робочий день умовні позначення (скорочення) залежно від причини відсутності:
ПР — прогули;
ТН — оплачувана тимчасова непрацездатність;
НН — неоплачувана тимчасова непрацездатність;
НЗ — неявка на роботу з нез'ясованих причин;
IВ — інші види неявок, передбачені колдоговором;
I — інші причини неявок.
Проте табель не є бланком суворої звітності, тож до нього можна вносити виправлення у порядку, встановленому п. 4 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. №88. Якщо ж дані про причини відсутності працівника на робочому місці зміняться, табель можна і переписати.
Наприклад, якщо працівник не надав лікарняний листок, але вже повідомив про причину своєї неявки на роботу, працівник відділу кадрів або бухгалтер може в табелі щодо такого працівника позначити «ТН» або «НН». Якщо ж лікарняний так і не буде надано, — виправити ці позначки на «НЗ». Проставляти щодо працівника прогули (позначення «ПР») рекомендується лише у випадку, якщо встановлено факт відсутності працівника на робочому місці понад три години протягом робочого дня без поважних причин (див. ч. 4 ст. 40 КЗпП). Такий факт прогулу бажано зафіксувати в акті довільної форми, підписаному комісією з кількох працівників підприємства (щоб убезпечити підприємство від позовів з боку працівника), і пояснювальною запискою з боку самого працівника, з якої можна встановити, що поважних причин для відсутності на робочому місці у працівника не було1.
Вся сума лікарняних, а також єдиний соціальний внесок нараховуються в тому місяці, в якому було надано лікарняний листок, (ч. 4 ст. 9 Закону №24642).
З метою нарахування єдиного соціального внеску лікарняні розподіляються за місяцями, за які їх нараховано, і додаються до інших доходів таких місяців, що обкладаються ЄСВ, для визначення максимального розміру бази нарахування (пп. 4.3.2 Iнструкції №21-53).
У звіті за формою додатка 4 до Постанови №22-24 сума всіх нарахованих у звітному періоді лікарняних зазначається:
1) у таблиці 1 повністю у рядках 1 (з розбивкою залежно від джерела фінансування лікарняних на рядки 1.3, 1.4), 2 (із заповненням рядка 2.3), 4 (із заповненням рядка 4.3);
1 Про необхідність з боку працедавця мати докази відсутності працівника на робочому місці без поважної причини для встановлення факту прогулу йдеться і в роз'ясненні Мін'юсту України від 01.02.2011 р.
2 Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на обов'язкове державне соціальне страхування».
3 Iнструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на обов'язкове державне соціальне страхування, затверджена постановою Правління ПФУ від 27.09.2010 р. №21-5.
4 Постанова правління ПФУ від 08.10.2010 р. №22-2.
2) у таблиці 6 з розбивкою за періодами (місяцями), за які такі лікарняні було нараховано, із зазначенням у реквізиті 11 місяця і року, за які було проведене таке нарахування.
Приклад Якщо у червні 2012 р. працівникові нараховано лікарняні в загальній сумі 5000 грн (за травень — 2300 грн і за червень — 2700 грн), а його зарплата за червень становить 2500 грн, працедавець повинен буде відобразити у таблиці 1 звіту до ПФУ загальний дохід червня (5000 + 2500) = 7500 грн, а у таблиці 6 — два рядки, в яких буде відображено:
— у одному рядку — дохід червня (2700 + 2500) = 5200 грн (реквізит 15 і 16), ЄСВ (2700 х 2% + 2500 х 3,6%) = 144 грн (реквізит 17), 10 — кількість календарних днів непрацездатності — умовно (реквізит 13);
— у другому рядку — дохід травня 2300 грн (реквізит 15 і 16), ЄСВ (2300 х 2%) = 46 грн (реквізит 17), 4 — кількість календарних днів непрацездатності — умовно (реквізит 13), «05.2012» (реквізит 11).
А решта реквізитів рядків (П.I.Б. працівника, номер його облікової картки тощо) дублюватиметься в обох рядках.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»