Контрагент надіслав лист з вимогою, щоб на видатковій накладній були найменування посади підписувача і розшифрування його прізвища. Чи правомочні такі вимоги?
Визначення терміна «первинний документ» надано у ст. 1 Закону про бухоблік: «документ, що містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення». I згідно з ч. 1 ст. 9 цього Закону такий документ є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій. А норми ч. 2 ст. 3 Закону про бухоблік встановлюють, що фінансова, податкова, статистична та інші види звітності грунтуються на даних бухобліку. На цьому наполягає і ВАСУ (ухвала ВАСУ від 29.04.2010 р. №К-38733/06): відображення господарської операції в податковому обліку має здійснюватися на підставі первинних документів бухгалтерського обліку.
Стисло нагадаємо основні реквізити первинного документа (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік):
1) назва документа (форми);
2) дата й місце складання. Причому у своїх виступах на семінарах фахівці ДПАУ підкреслюють, що місцем складання не може бути просто назва населеного пункту. У накладній має бути зазначено місце передачі товару (наприклад, адреса складу, магазину, офісу тощо);
3) назва підприємства, від імені якого складено документ;
4) зміст і обсяг господарської операції, одиниця її вимірювання (п. 2.4 Положення №881 уточнює, що «обсяг господарської операції, одиниця вимірювання господарської операції» наводяться в «натуральному і/або вартісному виразі»);
1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. №88.
5) посади осіб (а не розшифрування їхніх П. I. Б.), відповідальних за здійснення госпоперації та правильність її оформлення;
6) особистий підпис (у т. ч. і електронний) або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.
Підпис — обов'язковий реквізит будь-якого первинного документа. Згідно з п. 2.13 Положення №88, з урахуванням ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік, керівник підприємства затверджує перелік осіб, які мають право підписувати первинні документи, пов'язані з видачею (витрачанням) коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Згідно з п. 2.5 Положення №88 документ повинен бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплено печаткою. Допускається використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису «в порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства». Згідно з ч. 3 ст. 207 ЦКУ допустимість застосування факсиміле може обумовлюватися в письмовій угоді сторін, у якій повинні міститися зразки аналога їх власноручних підписів.
I насамкінець. Закон про бухоблік вважає, що в первинному документі обов'язковим реквізитом є або особистий підпис, або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні госпоперації. Проте законодавство не завжди на боці господарюючого суб'єкта. Так, якщо є підпис відповідальної особи, але не зазначено його посаду, то статус такого документа як первинний під запитанням — рішення Господарського суду м. Києва від 26.05.2010 р. №14/211, від 19.05.2010 р. №14/206. Або є підпис відповідальної особи, але немає розшифрування прізвища — також ставиться під запитання справжність такого первинного документа (визначення ВАСУ від 11.03.2010 р. №К-11579/07). Тому, щоб уникнути будь-яких непорозумінь, а найголовніше — відстоювання надалі статусу документа як первинного, радимо розшифровувати як прізвище підписувача, так і його посаду. I, природно, не забувайте про наказ керівника, в якому він зазначає, хто і які документи може підписувати.
Марина ТАРАСОВА, «Дебет-Кредит»