Принцип відповідності договору
Вибір варіанта безпосередньо залежить від того, як ціну сформульовано у вашому договорі оренди. Назва послуги в акті приймання-передачі наданих послуг має відповідати умовам договору, а податкова накладна (ПН) — щодо назви послуги та її одиниці вимірювання має дублювати первинний документ (акт).
Наведемо нижче три варіанти, як може бути зазначено назву послуги та її одиницю вимірювання на практиці:
— якщо в договорі зазначено фіксовану суму орендної плати за місяць, — правильним є варіант 2;
— якщо орендну плату встановлено за 1 кв. м, — правильним є варіант 3;
— варіант 1 є ризиковим і не рекомендованим до використання.
Аналіз варіантів оформлення
Варіант 1: «Орендна плата»/«послуга» (не рекомендовано)
Без зазначення періоду (місяця) неможливо підтвердити, до якого звітного періоду належать витрати чи доходи (принцип нарахування). Це створює ризики для орендаря: податківці можуть не визнати витрати або податковий кредит з ПДВ через неможливість ідентифікувати послугу.
Варіант 2: «Орендна плата за січень 2026 р.»/«грн»
Цей варіант ідеально пасує, якщо в договорі прописано: «Орендна плата становить 1200 грн (у т. ч. ПДВ) на місяць».
У рахунку/акті: назва послуги «Орендна плата за січень 2026 р.».
У податковій накладній:
— графа 2 (номенклатура): «Орендна плата за січень 2026 р.»;
— графа 4 (одиниця вимірювання): гривня «грн» (дехто застосовує «послуга»);
— графа 5 (код): не заповнюється (для «послуги») або код 2454 (для «грн»);
— графа 6 (кількість): 1.
Варіант 3: «Орендна плата за січень 2026 р.»/«кв.м»
Цей варіант є обов’язковим, якщо у договорі ціна прив’язана до площі (наприклад: «50 грн за 1 кв. м»).
Якщо договір встановлює ціну за одиницю площі, а ви виставите рахунок/ПН як за «послугу» (однією сумою), податківці можуть визнати таку ПН недійсною через невідповідність первинним документам і суті операції (невідповідність кількісних показників).
У податковій накладній:
— графа 4 (одиниця вимірювання): «кв. м»;
— графа 5 (код): 0123;
— графа 6 (кількість): 20;
— графа 7 (ціна): 50,00.
Висновки
Використовуйте варіант 2 (фіксована сума) або варіант 3 (ціна за кв. м) виключно залежно від того, як ціну прописано у вашому договорі оренди.
Уникайте варіанта 1, бо відсутність вказівки на період оренди (наприклад, «січень 2026») порушує вимоги до змісту первинного документа та створює податкові ризики.
Номенклатура та одиниця вимірювання в договорі, акті та податковій накладній мають бути ідентичні.