Питання перегляду та підвищення посадових окладів на підприємствах виникає регулярно та системно і здебільшого пов’язане не лише з економічними чинниками, а й з прямими вимогами трудового законодавства.
Найпоширенішими підставами для підвищення окладів є:
1. Зростання прожиткового мінімуму для працездатних осіб. Згідно зі ст. 6 Закону про оплату праці, мінімальний посадовий оклад встановлюється у розмірі, не меншому за прожитковий мінімум, установлений для працездатних осіб на 1 січня календарного року.
Нагадуємо, що на 01.01.2026 цей показник становить 3 328 грн, що більше від попереднього (3 028 грн). Отже, якщо у вас є оклади, менші за 3328 грн, їх треба підняти.
2. Зростання мінімальної зарплати. Якщо у штатному розписі зазначено лише місячні оклади і вони є вищими за 3 328 грн, то за законом підвищувати їх не обов’язково. Але роботодавцю однаково доведеться виконувати умови щодо мінімального розміру оплати праці. Зокрема, проводити доплату до розміру мінімальної зарплати. Тому ті, хто не бажає витрачати час на розрахунок та нарахування доплат, одразу підвищують оклади до розміру МЗП.
Нагадуємо, що з 01.01.2026 мінімальний місячний розмір зарплати становить 8 647 грн, що вище від попереднього (8 000 грн). Тому, якщо ви, встановлюючи мінімальний розмір окладу, завжди орієнтуєтеся на МЗП, треба переглянути штатний розпис.
Це потрібно і тим, хто застосовує погодинну оплату праці. Для них ключовим показником є мінімальний розмір годинної ставки, який теж збільшився з 01.01.2026 р. (став 52 грн).
3. Забезпечення середнього рівня зарплати не нижче ніж 2,5 МЗП для отримання статусу критично важливого підприємства та бронювання працівників.
Нагадаємо, що у зв’язку зі зростанням МЗП з 01.01.2026 зріс і показник середньомісячної зарплати, необхідний для отримання критичного статусу та бронювання працівників. У 2025 році достатньо було 20 000 грн, у 2026 році він має бути не нижчим за 21 617,50 грн.
4. Настання обов’язку індексувати зарплату.
Нагадуємо, що індексація зарплати проводиться у межах прожиткового мінімуму для працездатних осіб, а невиплата індексації прирівнюється до порушення державних мінімальних гарантій в оплаті праці.
Навіть якщо оклад вашого працівника більший за 3 328 грн, індексувати зарплату однаково потрібно.
Проте дехто з роботодавців користується легальним способом не нараховувати індексацію — періодичне збільшення окладів працівників.
5. Внутрішній перегляд системи оплати праці.
Якщо ви вирішили змінити правила оплати праці своїх працівників, — це зазвичай потребує змін до штатного розпису. Але не тільки — змінити треба буде й умови трудових договорів, якщо вони були укладені у письмовій формі з деякими працівниками, а також положення про оплату праці, колективний договір тощо.
6. Виконання умов колективного договору.
Дехто з роботодавців, уклавши колективний договір, узяв на себе зобов’язання періодично підвищувати розмір окладів працівників. І його доведеться виконувати! Адже порушення або невиконання умов колдоговору (ст. 41-2 КУпАП) — штраф від 50 до 100 н. м. д. г. (від 850 до 1 700 грн);
Зазначений перелік не є вичерпним — підстав для зростання посадових окладів може бути значно більше, залежно від специфіки діяльності підприємства та кадрової ситуації.
Переглядаючи оплату праці, варто враховувати, що підвищувати посадові оклади вибірково, лише окремим працівникам, небажано. Така практика часто викликає запитання під час перевірок.
Якщо роботодавець хоче заохотити конкретного працівника, це доцільніше зробити через премію, матеріальну допомогу або інші заохочувальні виплати. І тоді структура посадових окладів та штатний розпис залишаються незмінними.
Натомість, коли виникає потреба саме у підвищенні окладів, слід діяти системно. Оклади переглядають за всіма посадами штатного розпису, з дотриманням міжпосадових (кваліфікаційних) співвідношень. Для бюджетників це взагалі правило, прописане законом, для небюджетників — краще, аби ваш штатний розпис мав певні різниці в окладах, які легко можна буде пояснити контролерам.
Однакові оклади всім працівникам, незалежно від ступеня їхньої кваліфікації, рівня навантаження та відповідальності, — однозначно шлях до проблем під час перевірок Держпраці та ДПС щодо оплати праці.
Далі розгляньмо, як правильно дотриматися міжпосадових співвідношень та який алгоритм підвищення окладів краще застосувати. Водночас нагадаємо ключові моменти питання оплати праці працівників (див. таблицю 1).
Таблиця 1
Основні правила встановлення та перегляду окладу
| № з/п | Що важливо знати бухгалтеру | Коротко про суть норми | Норма законодавства |
| 1. | Від чого залежить розмір окладу | Визначається складністю роботи, умовами праці, кваліфікацією та результатами роботи працівника. Максимальний розмір законом не встановлений | ст. 94 КЗпП |
| 2. | Мінімальний розмір окладу | Мінімальний посадовий оклад установлюється у розмірі, не меншому за прожитковий мінімум, установлений для працездатних осіб на 1 січня календарного року. | ст. 6 Закону про оплату праці |
| 3. | Заборона погіршення умов оплати праці | Роботодавець не може в односторонньому порядку зменшувати або погіршувати умови оплати праці | ст. 97 КЗпП |
| 4. | Хто встановлює систему оплати праці | Форми та системи оплати, тарифні сітки, оклади, надбавки й премії роботодавець визначає самостійно: у колдоговорі або локальному акті | ст. 97 КЗпП |
| 5. | Хто визначає конкретні розміри окладів | Розміри окладів установлює роботодавець з урахуванням колдоговору та інших локальних документів | ст. 97 КЗпП |
Чому не варто підвищувати оклад лише одному працівникові?
На перший погляд може здатися, що підвищити оклад лише одному працівникові — не проблема: адже йдеться про підвищення, а не про зменшення зарплати. Але на практиці все трохи складніше.
Річ у тім, що оклад не існує сам собою. Він є частиною системи оплати праці підприємства. Саме це зафіксовано у статті 96 КЗпП: оклади формуються у межах тарифної сітки або схеми посадових окладів, де між посадами мають бути певні співвідношення.
Про це зазначено й у ст. 6 Закону про оплату праці. А також про те, що колективним договором, а якщо договір не укладався — наказом керівника, виданим після погодження з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), а за відсутності первинної профспілкової організації — з вільно обраними й уповноваженими представниками (представником) працівників, можуть установлюватися інші системи оплати праці.
Проте Держпраці й досі вважає: якщо є оклад, то має бути й тарифна сітка або схема посадових окладів, які б чітко показували, як розмір окладу зростає залежно від того, яку посаду обіймає працівник. За таких умов зростання окладу, як правило, означає і зміну посади (так зване підвищення).
Хоча і тут є лазівка: іноді у штатному розписі зазначають не конкретну суму окладу, а діапазон від мінімального до максимального розміру окладу за певною посадою (так звана вилка). За таких умов уможливлюється підвищення окладу без зміни посади, але тільки у межах цього діапазону і тільки з переглядом посадових обов’язків та/або кваліфікації працівника.
За будь-яких умов, зміни в розмірі окладу лише одного працівника, навіть у разі збільшення, докладно аналізуватимуться фахівцями Держпраці. Адже, на їхню думку, навіть підвищення окладу — це не завжди свято для працівника.
«Підвищення посадових окладів — заробітної плати роботодавцем може мати не виключно позитивні наслідки для співробітника/співробітниці, що викликано як об’єктивними причинами (наприклад, позбавлення права на окремі соціальні виплати (врахування доходів для призначення житлової субсидії тощо), так і суб’єктивними чинниками — сприйняттям підвищення заробітної плати самим співробітником (перегляд заробітної плати проведено несправедливо, бо іншим співробітникам встановлено вищі розміри заробітної плати, економічний мобінг)».
Саме тому підвищувати оклад вибірково не рекомендується. Рішення щодо перегляду окладів слід ухвалювати у межах тарифної сітки (схеми посадових окладів), дотримуючись єдиного підходу до всіх посад.
Як будується схема посадових окладів?
Тарифна система оплати праці охоплює тарифні сітки, ставки, схеми посадових окладів, а також вимоги до кваліфікації працівників. А сама схема окладів будується на основі базової тарифної ставки та міжпосадових (міжкваліфікаційних) коефіцієнтів.
Існує постанова від 30.08.2002 №1298 «Про оплату праці працівників на основі Єдиної тарифної сітки розрядів і коефіцієнтів з оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери». У додатку 1 до неї наводиться та сама Єдина тарифна сітка. А примітками до неї визначається, яким буде мінімальний розмір посадового окладу (1-го розряду).
Цією тарифною сіткою і може скористатися небюджетний роботодавець, складаючи штатний розпис.
Приклад схеми посадових окладів у 2026 році (базовий оклад — 3 328 грн, на рівні прожиткового мінімуму для працездатних осіб).
| Тарифний розряд | Коефіцієнт | Посадовий оклад, грн |
| 1 | 1,00 | 3 328 |
| 2 | 1,05 | 3 494 |
| 3 | 1,10 | 3 661 |
| 4 | 1,15 | 3 827 |
| 5 | 1,20 | 3 994 |
| 6 | 1,30 | 4 326 |
| 7 | 1,40 | 4 659 |
| 8 | 1,50 | 4 992 |
Із цим з’ясували, а тепер перейдімо до питання, як підвищення окладів оформити документально.
Чому не варто зазначати в наказі про прийняття на роботу фразу «оклад згідно зі штатним розписом»?
Ця фраза така знайома і так часто вживається, що дехто навіть не уявляє собі, що може бути інакше. Проте автор статті вважає, що краще в наказі про прийняття на роботу її не вживати, а зазначати конкретний розмір окладу (див. таблицю 2).
Таблиця 2
Чому краще зазначити в наказі конкретний розмір оплати праці?
| № з/п | Аргумент | У чому проблема на практиці | Рекомендація |
| 1. | Працівників не ознайомлюють зі штатним розписом | Штатний розпис — внутрішній документ, з яким працівник зазвичай не ознайомлюється | У наказі зазначайте конкретну суму окладу, а не посилання на ШР! |
| 2. | Обов’язок повідомити про оплату праці до початку роботи (ст. 29 КЗпП) | Працівник має знати розмір зарплати до виходу на роботу | |
| 3. | Вимоги до реквізитів наказу про прийняття | Один з обов’язкових реквізитів — розмір посадового окладу | |
| 4. | Запис в особовій картці П-2 | У графі «Розряд (оклад)» завжди зазначають конкретний розмір, а дані в особовій картці мають збігатися з наказом |
З огляду на це рекомендуємо, підвищуючи посадові оклади, дотримуватися такої послідовності дій:
1) внести зміни до штатного розпису/затвердити новий штатний розпис;
2) оформити кадрові накази/повідомлення про підвищення окладів працівникам;
3) ознайомити працівників із наказами (а не зі штатним розписом) під підпис.
Документальне оформлення підвищення окладів
Зміни до штатного розпису оформлюють або затвердженням нового штатного розпису наказом, або виданням наказу про його затвердження. Саме від способу затвердження штатного розпису залежить гриф «Затверджено» (див. таблицю 3).
Також можна видати окремий наказ про внесення змін до чинного штатного розпису.
Проте, якщо змін багато, а на початку року їх зазвичай чимало, доцільніше затвердити новий штатний розпис.
Водночас законодавство не обмежує кількість і періодичність внесення змін до штатного розпису протягом року.
Таблиця 3
Як затвердити штатний розпис?
| Спосіб затвердження штатного розпису | Як оформити гриф затвердження |
| Штатний розпис затверджено безпосередньо(окремий наказ не видається) | ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ТОВ «ГАЛКОС» Орест Хоробрий___ __________ 2026 р. |
| Штатний розпис затверджено окремим наказом | ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора ТОВ «ГАЛКОС» від ___ __________ 2026 р. №___ |
У наказі обов’язково слід чітко зазначити дату, з якої починає діяти новий або змінений штатний розпис, адже дата видання наказу не завжди означає дату набрання чинності змінами. Це може бути як день видання наказу, так і інша дата, прямо зазначена в ньому.
Фахівці Держпраці звертають увагу, що норми статей 9-1, 21 та 97 КЗпП передбачають: рішення про зміну умов трудового договору, навіть якщо йдеться про підвищення зарплати, роботодавець має узгоджувати з представниками працівників.
Запровадження нових умов оплати праці можливе лише за згодою обох сторін трудового договору.
У зв’язку з цим працівників потрібно попередити про підвищення посадових окладів до запровадження нових умов оплати праці.
Водночас законодавство не встановлює чітких вимог ані до форми, ані до строків повідомлення про зміну умов трудового договору в бік поліпшення для працівника (зокрема, щодо підвищення зарплати). Тому сторони трудового договору можуть самостійно визначити спосіб і строки такого повідомлення. Але логічно це буде зробити до початку дії змін.
Якщо ви вносите зміни до штатного розпису через видання наказу, то врахуйте, що він належить до наказів з основної діяльності.
Зразок 1. Наказ про внесення змін до штатного розпису (Завантажити)
А от наказ про підвищення окладу працівника, складений на підставі змін до штатного розпису, — це вже кадровий наказ.
Зразок 2. Наказ про підвищення окладу працівнику (Завантажити)
Чек-лист роботодавця: підвищення посадових окладів
1. Визначити, навіщо потрібно збільшити оклад працівника.
2. Оцінити ризики невиконання вимог (втрата критичності, анулювання бронювання, штрафи).
3. Не підвищувати оклади вибірково — дотримуватися тарифної сітки та міжпосадових співвідношень.
4. Якщо потрібно заохотити одного працівника, — краще використовувати премії або надбавки, а не зміну окладу.
5. Переглянути й оновити штатний розпис (або затвердити новий).
6. У наказі про штатний розпис чітко зазначити дату набрання чинності змінами.
7. У наказах про прийняття/підвищення завжди зазначати конкретний розмір окладу, а не «згідно зі ШР».
8. Оформити кадрові накази про підвищення окладів.
9. Попередити працівників про нові умови оплати праці до їх запровадження.
10. Ознайомити працівників із наказами про підвищення їхніх окладів під підпис.