Виплата зарплати за видатковою відомістю
Положення №148 прямо передбачає можливість виплати зарплати за видатковою відомістю. Так, відповідно до п. 30 розд. III Положення №148, виплати, пов’язані з оплатою праці, можуть здійснюватися касиром або за видатковими касовими ордерами, складеними на кожного одержувача окремо, або за видатковими відомостями.
Водночас абз. 2 п. 30 розд. III Положення №148 установлює обов’язкову вимогу: на титульній сторінці видаткової відомості має бути дозвільний напис із зазначенням суми та строків видачі готівки. Це означає, що відомість можна використовувати протягом кількох днів, але виключно у межах строку, визначеного заздалегідь.
Логічним продовженням цієї норми є положення п. 31 розд. III Положення №148, який визначає порядок закриття відомості. Після завершення встановленого строку виплати касир зобов’язаний:
— навпроти осіб, які не отримали кошти, зробити відмітку «Депоновано»;
— скласти реєстр депонованих сум;
— наприкінці відомості зазначити фактично виплачену та депоновану суму;
— здійснити запис у касовій книзі на підставі видаткового касового ордера на фактично видану суму.
Отже, Положення №148 допускає виплату зарплати за однією відомістю протягом кількох днів, але принципово важливо, що така відомість закривається саме після завершення визначеного строку, а не після фактичної виплати всієї суми.
Відображення операцій у касовій книзі
Окремо слід враховувати вимоги п. 40 розд. IV Положення №148. Згідно з ним касир щодня підсумовує операції за день, формує звіт касира та визначає залишок готівки у касі на початок наступного дня.
Водночас готівку, видану за видатковими відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, відображають у касовій книзі не щодня, а після закінчення строків виплат. Саме тоді закривають відомість та оформлюють видатковий касовий ордер згідно з п. 31 розд. III Положення №148.
Таким чином, механізм «щодня видаємо — наприкінці строку закриваємо» загалом узгоджується з логікою Положення №148, але тільки за умови дотримання встановлених строків.
Строки зберігання готівки
Ключове значення для аналізу наведеної у запитанні ситуації має п. 18 розд. II Положення №148. Важливо: ця норма регулює не строки виплати зарплати, а строки, протягом яких готівка може зберігатися в касі понад установлений ліміт.
Положення №148 встановлює різні підходи залежно від джерела коштів:
— якщо готівка отримана в банку для виплати зарплати, — її можна зберігати понад ліміт каси до 5 робочих днів (включаючи день отримання);
— якщо виплата здійснюється з готівкових надходжень (виручки або аналогічних коштів), — дозволений строк становить не більше ніж 3 робочі дні з дня настання строку виплати і лише у межах сум, зазначених у відомості.
Відповідно до умови кошти надходять до каси у вигляді повернення позики та невикористаних підзвітних сум. Такі надходження не є коштами, отриманими в банку на виплату зарплати, а отже, на думку податківців, підпадають під жорсткіший режим — триденний строк.
Аналіз описаної ситуації
Якщо підприємство:
— формує одну видаткову відомість на суму 200 000 грн;
— протягом 4 днів щодня видає частину зарплати;
— працівники розписуються у відомості в день отримання коштів;
— відомість закривається один раз після завершення строку виплати, —
то такий підхід загалом відповідає механізму, передбаченому п. 30, 31 та п. 40 Положення №148, проте лише за умови дотримання вимог п. 18 розд. II.
Водночас слід враховувати, що обмеження, встановлені п. 18 розд. II Положення №148 (3 або 5 робочих днів), застосовуються саме у разі зберігання готівки понад установлений ліміт каси.
Якщо кошти, що надходять до каси (повернення позики, підзвітні суми), зберігаються понад установлений ліміт каси, до них застосовується триденний строк, визначений п. 18 розд. II Положення №148. Отже, якщо виплата зарплати триває 4 дні і при цьому така готівка перевищує ліміт, це свідчить про порушення строків її зберігання та вимог п. 18 розд. II Положення №148.
Водночас, якщо залишок готівки в касі не перевищує встановленого ліміту і зарплату виплачують у строки, визначені підприємством відповідно до ст. 115 КЗпП, то саме лишень використання однієї видаткової відомості протягом 4 днів не призводить до порушення п. 18 розд. II Положення №148.