До оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, зокрема не підтверджені документально витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), — для відряджень за кордон у розмірі не вище ніж 80 євро за кожен календарний день такого відрядження (пп. 170.9.1 ПКУ).
Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Тобто ПКУ надає право вибору: достатньо одного або кількох документальних доказів перебування за кордоном. Саме від цього і слід відштовхуватися.
Водночас, у тому ж пп. 170.9.1 ПКУ зазначено, що витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, які засвідчують вартість таких витрат.
До підтвердних документів належать:
— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи, страхові поліси;
— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
— інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Основний ризик для підприємства в цій ситуації — перекваліфікація виплачених добових в оподатковуваний дохід працівника (додаткове благо). Через відсутність документального підтвердження перебування за кордоном підприємству можуть загрожувати штрафи за недоплату податку на доходи фізичних осіб, військового збору, а також інші санкції.
Податкові наслідки та штрафи
Отже, сума добових не включається до оподатковуваного доходу лише за наявності наказу про відрядження та документальних доказів перебування особи у відрядженні (пп. 170.9.1 ПКУ).
Якщо підтвердних документів немає:
— ПДФО: виплачена сума добових вважається додатковим благом. Підприємство зобов’язане нарахувати ПДФО за ставкою 18%. Позаяк дохід виплачено у грошовій формі як добові, але надалі він визнається оподатковуваним, для розрахунку бази оподаткування ПДФО застосовується «натуральний» коефіцієнт 1,219512;
— ВЗ: з 1 грудня 2024 року ставка становить 5%. Коефіцієнт до ВЗ не застосовується;
— штраф за недоплату: нарахування контролюючим органом суми податкового зобов’язання тягне за собою штраф у розмірі 25% від суми недоплати (ПДФО та ВЗ) (ст. 123 ПКУ);
— пеня: нараховується за весь період прострочення сплати податків.
Чи можна офіційно підтвердити перетин кордону без відміток у паспорті?
Якщо ви не хочете ризикувати та спиратися лише на повідомлення працівника про перетин кордону (а квитків, які могли б це підтвердити, немає), можна скористатися іншим шляхом: отримати довідку від прикордонної служби.
Такий підхід практикувався і раніше для підтвердження факту перетину кордону з країнами, під час перетину яких у паспорті не проставляли жодних відміток.
Зверніть увагу: отримати таку довідку може не роботодавець, а сам працівник, тобто фізособа, яка перетнула кордон (або її представник за довіреністю).