Правове регулювання строків зберігання та процедури знищення документів в Україні здійснюється на підставі таких документів:
— Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5 (далі — Перелік №578/5);
— Порядок передачі документів до архівних установ державної та комунальної форм власності, затверджений постановою КМУ від 08.08.2007 №1004 (далі — Порядок №1004);
— Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджений наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі — Правила №1000/5).
Про строки зберігання документів та критерії їх обчислення ми писали тут і тут.
Як знищувати документи правильно (за планом)
Це робить їх власник (тобто підприємство або ФОП). Як саме знищити, теж вирішує він (хоча від державних установ подекуди вимагають здавання паперових документів у макулатуру, тож цей момент можна узгодити з керівною організацією).
Знищити документи можна в різний спосіб та з урахуванням таких умов:
1) власники можуть передати організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, в яких зазначити вагу паперової макулатури, переданої для переробки;
2) дату здавання документів, їх вагу та номер накладної фіксують в актах про вилучення документів для знищення;
3) акти вилучення документів для знищення додають до справи архівного фонду та зберігають в архіві підприємства;
4) якщо обсяг справ, виділених для знищення, незначний або якщо власник не бажає витрачатися на перевезення макулатури, вони можуть бути спалені, про що в акті роблять позначку.
Але для того щоб отримати право на знищення, недостатньо закінчення строку зберігання документа! Перш ніж знищити документи, потрібно провести експертизу їх цінності (п. 6 Порядку №1004).
Експертизу цінності документів проводять експертні та експертно-перевірні комісії за участю власника документів або уповноваженої ним особи (п. 3 Порядку №1004). Склад комісії з проведення експертизи цінності документів підприємства, установи й організації, що ґрунтуються на приватній формі власності, та положення про неї затверджує керівник (керівний орган) підприємства (установи, організації) з урахуванням рекомендацій Держкомархіву. До складу комісії підприємства залучають представників експертно-перевірних комісій (експертних комісій) державних архівів (архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад), у зоні комплектування яких перебувають відповідні юрособи (за згодою).
Документи для знищення оформляють актом. Форму акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, наведено в додатку 15 до Правил №1000/5. Акт про вилучення документів для знищення складають у двох примірниках, як правило, на всі справи установи загалом.
У разі внесення до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, первинної фінансової та бухгалтерської документації установа додає до нього довідку про проведення перевірки контролюючими органами або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю.
Далі цей акт подають на затвердження до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради). Затверджений комісією акт затверджується керівником підприємства (організації, установи) — і лише після цього виникає право знищувати відібрані документи.
Якщо документи знищені (втрачені) через форс-мажорні обставини
На жаль, це буває доволі часто. І до війни траплялися крадіжки документів, їх псування, помилкове знищення, втрата тощо. А тепер низка підприємств опинилася у ситуації, коли документи було знищено не планово, а внаслідок обстрілів, пожеж, окупації території тощо.
Приклад 1. Підприємство у Харківській області втратило частину первинних бухгалтерських документів унаслідок артобстрілу, що призвів до пожежі складу. Комісія склала акт про втрату документів із зазначенням цих обставин, також було отримано документи від ДСНС про наслідки обстрілу, витяг з Єдиного реєстру досудових розслідувань та повідомлено податковий орган про втрату первинної документації за приписами пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
Приклад 2. Виробниче підприємство з Донецькій області повідомило ДПС про повну втрату фінансової документації через повне знищення будівлі офісного приміщення під час бойових дій. На підставі документів (актів) від військової адміністрації, ДСНС та акта внутрішньої комісії втрату всіх документів разом з офісним майном було зафіксовано. Позаяк було призначено перевірку, яка мала розпочатися за кілька днів після знищення будівлі, було подано повідомлення про втрату первинних документів відповідно до пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
Важливо! Для запобігання проблемам із податківцями і швидкого відновлення втраченої документації, платнику податків варто:
1) зберігати всі можливі електронні дублікати та резервні копії документів або у максимально короткі строки перейти на електронний документообіг, оцифрувати всі наявні документи (по змозі);
2) у разі пожежі після обстрілу зафіксувати факт втрати документів та отримати офіційні акти/довідки від ДСНС, поліції, військової адміністрації, провести інвентаризацію (по змозі);
3) повідомити податкові органи (інші контролюючі органи) протягом установленого терміну в порядку, визначеному пп. 69.28 підр. 10 розд. ХХ ПКУ.
Судова практика про наслідки знищення документів
1. Знищення архіву через окупацію
Підприємство — платник податків дізналося 02.05.2022, що документи, які перебували на зберіганні, було знищено у період окупації наприкінці березня 2022 внаслідок вибуху та пожежі. За наслідком знищення приміщення та документів відкрито кримінальне провадження від 20.04.2022. Наказом від 03.05.2022 на підприємстві була створена комісія, яка встановила орієнтовний перелік оригіналів бухгалтерських документів, що перебували на той час за адресою, яка потрапила в окупацію, що зафіксовано в акті. Платник податків 12.09.2022 звернувся до податкового органу з повідомленням про неможливість вивезення первинних документів у зв’язку з їх знаходженням на території, на якій велися бойові дії, та втрату (знищення) в лютому — березні 2022 року документів, навівши фактичні обставини знищення та підтвердні документи.
Орган ДПС відмовив у можливості застосування спеціальних правил для підтвердження даних, визначених у податковій звітності за пп. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
Суд зобов’язав орган ДПС врахувати повідомлення платника податків про неможливість вивезення первинних документів у зв’язку з їх знаходженням на території, на якій велися бойові дії, та втрату (знищення) документів від 12.09.2022 (Ухвала ВС від 18.09.2024 у справі №320/4439/23).
2. Втрата первинних документів не завжди означає перенесення податкової перевірки
Під час перевірки платникові податків було вручено письмовий запит про надання первинних документів та їхніх копій. Наступного дня платник податків листом повідомив перевіряльників про втрату первинних документів підприємства та надав копію наказу «Про створення комісії для проведення службового розслідування за фактом втрати документів»; копію акта розслідування пропажі (втрати) документів; копію заяви з додатками до управління поліції ГУНП в м. Києві.
Суд зазначив:
1) втрата відповідних документів не є безумовною підставою перенесення термінів проведення перевірки.
2) основні первинні документи, що стосувалися предмета перевірки, були наявні на момент її проведення та надані перевіряльникам. А відсутність певного (незначного) переліку документів, зміст яких не міг вплинути на предмет аналізу під час контрольного заходу, не давало підстав вважати, що провести перевірку без таких документів неможливо.
Податкові повідомлення-рішення, ухвалені за результатами перевірки, суд залишив у силі, перевірка була законна та не мала бути зупинена (Постанова ВС від 13.05.2021 у справі №640/15297/19)
3. Неправильно задокументували втрату/знищення документів
На платника податків покладено обов’язок зі зберігання первинної документації, а в разі її знищення встановлено порядок дій. Проте після втрати первинних та інших документів платник жодного документа, який би свідчив про створення відповідної комісії і про дотримання ним приписів чинного законодавства або актів, як результатів роботи такої комісії, контролюючому органу не надав. Не надав і повідомлення про застосування положень пп. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ в будь-які інші періоди часу. Відповідних звернень до правоохоронних органів також надано не було.
Тим часом платник податків стверджував, що втратив первинні документи в різних містах України, зокрема в Донецькій області (такі міста як: Бахмут, Волноваха, Маріуполь, Вугледар, Мар’їнка, Курахове, Авдіївка, Мангуш, Лиман, Торецьк), а також у м. Енергодар. І не знає точної дати втрати документів та які мають бути у разі створення комісії.
Суд вирішив, що кожний випадок втрати документів має фіксуватися окремим актом за результатами розгляду комісії про причини втрати та з реквізитами втрачених документів по змозі.
Подаючи до ДПС повідомлення про втрату документів, платник податків повинен:
— конкретизувати обставини втрати первинних документів у кожному з міст;
— створити комісію щодо кожного міста окремо (як щодо кожного окремого факту втрати документів) із підтвердженням кожного факту знищення документів та наданням переліку втрачених документів за кожним фактом,
— зазначити й іншу інформацію, яка дає змогу контролюючому органу самому дослідити всі фактичні обставини втрати таких документів та встановити обсяг втраченої документації як за кожним фактом, так і загалом.
Крім того, повідомлення про втрату первинної документації ГУ ДПС отримало 20.03.2024, а про можливість проведення щодо платника податків перевірки він дізнався 04.03.2024. Відповідь на лист ГУ ДПС, повідомлення про втрату документів та застосування мораторію датовані 20.03.2024.
Отже, суд зауважує, що майже за місяць до отримання платником податку наказу про проведення перевірки він мав розуміти можливість її проведення.
Додамо, що суд у цьому випадку абсолютно має рацію: п. 44.5 ПКУ чітко каже, що в разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зазначених у пунктах 44.1 і 44.3 ПКУ, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити (з наданням оформлених відповідно до законодавства документів, що підтверджують настання події, яка призвела до втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку.
Тобто не треба чекати, що колись прийде документальна перевірка, і тільки тоді повідомляти податківців про втрату документів. Це треба зробити майже одразу після того, як втрату було встановлено!
Ба більше, саме по собі повідомлення податківців про втрату документів не означає, що про них (та про документальні перевірки періоду, в якому було складено ці документи) можна забути. Навіть під час війни діє правило щодо відновлення документів після повідомлення.
Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, наступного за днем надходження повідомлення до контролюючого органу (п. 44.5 ПКУ)!
Оскаржуваний наказ на проведення позапланової документальної перевірки залишений у силі (Рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 15.07.2024 у справі №160/11858/24).