Витрати підприємства на таксі для співробітників можуть розглядатися по-різному залежно від документального оформлення та зв’язку таких поїздок із господарською діяльністю підприємства.
Ключовим моментом для уникнення визнання вартості поїздок на таксі додатковим благом працівника є належне документальне підтвердження зв’язку цих поїздок із виконанням трудових функцій та господарською діяльністю підприємства (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ).
Якщо такий зв’язок документально підтверджено, вартість поїздок додатковим благом не вважатиметься і, отже, не буде об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб та військовим збором.
Документами, що підтверджують зв’язок поїздок із господарською діяльністю, можуть бути:
— наказ керівника про використання таксі у господарській діяльності;
— внутрішнє положення про використання працівниками таксі зі службовою метою.
У положенні або наказі про користування послугами таксі працівниками доцільно зазначити: з якою метою вона здійснюється та на кого поширюється; яким транспортом (перевізником) відбуватиметься перевезення; час здійснення перевезень (графік або часові межі); маршрут (маршрути) перевезення; якими документами підтверджуватиметься факт перевезень та відповідні витрати тощо (лист ДПС від 26.02.2021 №719/ІПК/26-15-04-09-11).
Якщо такі службові поїздки не є регулярними, то таксі щоразу доводиться замовляти. При цьому оплата за таксі може здійснюватися по-різному: готівкою, платіжною карткою і навіть з рахунку роботодавця на рахунок суб’єкта господарювання, який надає послуги таксі. Якщо працівник оплачує такі поїздки самостійно, йому для звітування за авансові кошти чи для отримання компенсації власних витрачених коштів потрібно буде надати первинний розрахунковий документ. А з цим можуть виникнути проблеми.
Тому, якщо таких поїздок багато, роботодавцю доцільно укласти договір із перевізником. У якому прописати спосіб оплати (краще безготівковий) та обсяг і порядок надання первинних документів, які підтверджують кількість та вартість наданих послуг.
Якщо не буде підтверджено зв’язку з господарською діяльністю або не буде документального підтвердження, то для працівника компенсація витрат на таксі буде додатковим благом, що оподатковується ПДФО та ВЗ.