Суттєво. Чи допускається скорочення (агрегування) номенклатури товарів у прибуткових накладних, що формуються підприємством, у разі якщо первинні документи від постачальників містять розширену деталізацію номенклатури?
! Платникам ПДВ
Державна податкова служба України розглянула звернення на отримання індивідуальної податкової консультації щодо окремих питань оформлення первинних бухгалтерських документів та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі — Кодекс) повідомляє.
Як зазначено у звернені, Підприємство веде облік за національними стандартами бухгалтерського обліку.
Підприємство здійснює оприбуткування товарно-матеріальних цінностей та товарів на підставі прибуткових накладних, які надаються постачальниками.
У зв’язку із значною деталізацією номенклатури товарів виникає потреба у її скороченні (агрегуванні) в прибуткових накладних, що формуються Підприємством для внутрішнього обліку, а також для потреб бухгалтерського та податкового обліку.
З огляду на викладене, Підприємство просить надати роз’яснення з наступних питань:
1. Чи допускається скорочення (агрегування) номенклатури товарів у прибуткових накладних, що формуються підприємством, у разі якщо первинні документи від постачальників містять розширену деталізацію номенклатури?
2. Чи допускається відображення у видаткових накладних на реалізацію придбаних товарів назв, що частково відрізняються від назв у первинних документах постачальників, якщо зберігається можливість однозначної ідентифікації товару через код УКТЗЕД?
3. Чи суперечить це вимогам до первинних документів, встановленим Кодексом та Законом України від 16 липня 1999 року №996 «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в України» (далі — Закон №996)?
4. Чи не вважається таке скорочення порушенням вимог до ведення первинного обліку та оформлення первинних документів, передбачених Кодексом та Законом №996?
Щодо питань 1 — 4.
Вимоги щодо документального підтвердження даних, визначених у податковій звітності,встановлено статтею 44 Кодексу.
Так, для цілей оподаткування згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.
Для обрахунку об’єкта оподаткування платник податку на прибуток підприємств використовує дані бухгалтерського обліку та фінансової звітності щодо доходів, витрат та фінансового результату до оподаткування (абзац перший п. 44.2 ст. 44 Кодексу).
Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом України №996.
Відповідно до ст. 1 Закону №996 первинним документом є документ, який містить відомості про господарську операцію. За змістом цієї ж статті господарська операція це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства.
Бухгалтерський облік та фінансова звітність підприємства відповідно до ст. 4 Закону №996 повинні ґрунтуватися, зокрема, на принципі повного висвітлення — фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій та подій, здатних вплинути на рішення, що приймаються на її основі.
Відповідно до частини другої ст. 8 Закону №996 питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, або власник відповідно до законодавства та установчих документів (частина третя ст. 8 Закону №996).
Частиною п’ятою ст. 8 Закону №996 визначено, що підприємство самостійно, зокрема, визначає за погодженням з власником (власниками) або уповноваженим ним органом (посадовою особою) відповідно до установчих документів облікову політику підприємства, обирає форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них з додержанням єдиних засад, встановлених Законом №996, та з урахуванням особливостей своєї діяльності і технології обробки облікових даних, а також затверджує правила документообороту.
Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (частина п’ята ст. 9 Закону №996).
Відповідно до частин першої та другої статті 9 Закону №996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.
Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
назву документа (форми);
дату складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру господарської операції та технології обробки облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів встановлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 №88, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 05.06.1995 за №168/704, зі змінами (далі — Положення №88).
Відповідно до п. 2.2 глави 2 Положення №88 первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо (п. 2.4 глави 2 Положення №88).
Додаткові вимоги до порядку створення первинних документів про касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна можуть передбачатися іншими нормативно-правовими актами (п. 2.7 глави 2 Положення №88).
Згідно з абзацом п. 2.9 глави 2 Положення №88 записи у первинних документах, створених в електронній формі, здійснюються за допомогою електронних засобів оброблення інформації та іншими засобами, які б забезпечили збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів та запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень.
Також слід зазначити, що єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за №736/27181, зі змінами.
Водночас повідомляємо, що регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку та аудиту, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону №996).
Положенням про Міністерство фінансів України, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20.08.2014 №375, встановлено, що Міністерство фінансів України є головним органом у системі центральних органів виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері, зокрема, бухгалтерського обліку та аудиту, а також забезпечує формування та реалізацію державної політики у сфері контролю за дотриманням бюджетного законодавства.
Отже, питання порядку заповнення прибуткових/видаткових накладних на предмет визнання їх первинними документами для цілей бухгалтерського обліку належить до компетенції Міністерства фінансів України.
Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).