Складання шляхових та маршрутних листів
Про те, якими мають бути первинні документи про роботу автомобілів для потреб списання пального, ми написали в «ДК» №19/2023. Це може бути подорожній лист автомобіля або інший первинний документ, який виконує такі самі функції.
Якщо послуги сервісного обслуговування вже включають складання такого первинного документа у паперовій або електронній формі, який підтверджує роботу автомобілів та використання ними палива, то ще один такий документ складати не потрібно. Якщо ж навпаки, послуги сервісного обслуговування не передбачають складання первинного документа про роботу автомобілів, підприємство «А» має подбати про це самостійно. Про те, як складати такі документи, ми написали у вищезгаданому матеріалі.
Підставою для складання первинного документа є сама господарська операція використання автомобілів у діяльності підприємства. Своєю чергою, первинний документ про роботу автомобілів є підставою для бухобліку витрат пального та нарахування зарплати водіям.
Маршрутний лист — це синонім подорожнього листа і виконує ті самі функції первинного документа про роботу автомобіля.
Облік палива у разі оплати сервісного обслуговування
Споживання й оплата послуг сервісного обслуговування, які надаються третьою особою — підприємством «Б», не впливає на порядок бухобліку придбання та використання палива у постачальника — підприємства «С». Про облік придбання палива ми написали у «ДК» №19/2023.
Відображення послуг сервісного обслуговування
Підприємство зобов’язане дотримуватися принципів бухобліку, зокрема принципу повного висвітлення: фінансова звітність має містити всю інформацію про фактичні та потенційні наслідки господарських операцій та подій, здатних вплинути на рішення, що приймаються на її основі (ст. 4 Закону про бухоблік1). Це означає, що абсолютно всі витрати підприємства слід відобразити на рахунках бухобліку.
1 Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Вибір рахунку для обліку витрат на послуги сервісного обслуговування залежить від сфери, в якій використовують автомобілі, прийняті у лізинг. Зокрема, якщо автомобілі використовують у виробництві, то всі витрати на їх утримання списують на рах. 91, а якщо їх використовують з адміністративною чи збутовою метою, — відповідно на рах. 92 чи 93. Якщо автомобілі використовують в іншій операційній діяльності, то витратний рахунок буде 949.