До індивідуальної податкової консультації Державної податкової служби України від 24.03.2021 р. №1125/IПК/99-00-12-09-04-06
Як уникнути штрафу від Держпраці
Епідеміологічна ситуація в Україні весь час змінюється. I щойно захворюваність зменшується, контролери (зокрема, Держпраці) повертаються до планових та позапланових перевірок. Як до них приготуватися?
Так уже склалося, що бізнес у перевірках цікавить не так те, що саме перевірятимуть, як те, якими штрафами та чи інша перевірка загрожуватиме. Тож згадаймо про сучасний розмір штрафів від Держпраці, за які порушення вони встановлені, як встановлюється факт порушення та як уникнути цього.
I перше, про що слід нагадати, — за порушення трудового законодавства передбачено дисциплінарну, матеріальну, фінансову, адміністративну та кримінальну відповідальність (так, аж 5!). I досить часто вони застосовуються одночасно.
Проте для самих роботодавців найпоширенішим є застосування до них фінансових санкцій (передбачених ст. 265 КЗпП). А до працівників, які винні у порушеннях трудового законодавства, контролери найчастіше застосовують адміністративні штрафи, а самі роботодавці — дисциплінарну відповідальність (догану або звільнення).
Найбільший штраф — 30 мінімальних зарплат (180 тис. грн)
Такий розмір фінансових санкцій передбачено за:
1) фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту);
2) оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві;
3) виплату заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати ЄСВ та податків.
Такий штраф множиться на кількість працівників, щодо яких виявлено ці порушення.
Проте не лякайтесь. Адже:
— за перше виявлене порушення з цього переліку штраф утричі менший і становитиме «всього» 10 мінімальних зарплат (тобто нині 60 тис. грн);
— до юросіб та фізосіб-підприємців, які використовують найману працю та є платниками єдиного податку першої — третьої груп, за перше порушення взагалі застосовується попередження.
Тобто на практиці, щоб «заробити» максимальний розмір трудового штрафу, треба скоїти одне з порушень, зазначених у переліку, вдруге протягом двох років з дня виявлення порушення.
А тепер уважно проаналізуймо цей перелік.
Довідково
Фінансові штрафи встановлені у розмірі, пропорційному до розміру мінімальної зарплати, який діятиме на момент виявлення порушення. Вони застосовуються щодо порушень, скоєних з 01.01.2015 р. (дати набрання чинності ст. 265 КЗпП), але строків давності для таких штрафів КЗпП не встановлено.
Мінсоцполітики свого часу в листі від 05.01.2018 р. №8/0/22-18/134 (див. «ДК» №10-11/2018) роз'яснювало: це означає, що для порушень, за які встановлено ці штрафи, діють загальні строки давності (3 роки). Але відсутність прямої норми в КЗпП, яка б установлювала такі строки, означає, що територіальні органи Держпраці можуть мати іншу думку і роботодавцю доведеться захищатися в суді.
Очікується, що цю проблему вирішить новий Закон від 04.03.2021 р. №1320-IX, який ми розглянемо в наступному номері.
Фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту)
Як виявляють таке порушення? Досить нечасто під час планових перевірок або навіть позапланових виїзних інспектуваннях, якщо тільки не йдеться про роботодавців, у яких більшість або всі працівники працюють неоформленими. Здебільшого джерелом інформації про таке порушення стають свідки, а не документи — або самі працівники в разі спору з роботодавцем подають на нього скаргу, або про це Держпраці надходить інформація від інших державних органів, зокрема від Пенсійного фонду.
Щодо скарг працівників уточнимо, що анонімки не можуть бути підставою для позапланової перевірки Держпраці — про це ми писали в «ДК» №31/2020.
Щодо інформації, яка надходить до Держпраці від Пенсійного фонду, то про неї можна дізнатися з постанови ПФУ від 19.08.2020 р. №15-1. Зверніть увагу, що в такій інформації, як правило, йдеться не про явні порушення, а про похідні ознаки, які можуть свідчити про наявність порушень.
Наприклад, наявність застрахованих осіб, які виконують роботи (надають послуги) за цивільно-правовими договорами в одного страхувальника понад рік. Або різке (на 20% і більше) зростання кількості працівників, які працюють в одного роботодавця за цивільно-правовими договорами. Хіба це заборонено? Ні. Але в такому разі Держпраці обов'язково перевірить такі договори цивільно-правового характеру на наявність у них ознак трудових відносин. Це буває досить часто — Держпраці під час перевірки вирішує, що цивільно-правовий договір, укладений із фізособою, насправді є трудовим, а позаяк наказу про прийняття такої фізособи на роботу не було складено, то Держпраці вважає, що цього працівника допустили до роботи без оформлення трудових відносин.
Що ще почитати на цю тему?
Трудовий договір чи цивільно-правовий? — «ДК» №50/2015.
Визнання ЦПД трудовим договором — «ДК» №41-42/2018.
З 1 вересня — перевірки від Держпраці! — «ДК» №36/2020.
Працевлаштування у фізособи-підприємця його дружини з інвалідністю — «ДК» №25/2019.
Або, наприклад, неподання ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу. Це порушення? Так, безумовно. Але воно не означає, що такого працівника не оформили на роботу, тож застосовувати штраф ні в 10, ні в 30 мінімальних зарплат в цьому разі не можна. Це так зване інше порушення трудового законодавства, і штраф за це має бути 1 мінімальна зарплата. Проте подекуди територіальні органи Держпраці все ще намагаються застосувати такі штрафи.
Як уникнути штрафів?
На кожного прийнятого на роботу в межах трудових відносин має бути оформлено наказ (розпорядження) про прийняття на роботу. Переглянути типову форму цього наказу можна в статті «Як оформити наказ про прийняття на роботу» в «ДК» №31/2016.
I не забудьте до початку роботи такого працівника надіслати податківцям повідомлення про прийняття його на роботу.
Докладно про перші дії роботодавця в разі прийняття працівника на роботу ми писали в «ДК» №33-34/2015. Щодо ведення трудових книжок, зокрема й на новоприйнятих працівників, правила зміняться з 10 червня 2021 року. Про це читайте в «ДК» №12/2021.
Оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві
Як виявляють таке порушення? Теж, як правило, за інформацією від самих працівників або за іншими даними, які свідчать про те, що працівник виконував роботу в позаробочий час (наприклад, за складеними ним документами, якщо можна з'ясувати час та дату їх складання).
Як уникнути штрафів?
Відповідь очевидна: уважно складати наказ про прийняття на роботу або про зміну його робочого графіка. Iнформація про те, за яким графіком цей працівник повинен працювати, має відповідати дійсності.
До речі, типова форма наказу про прийняття на роботу містить мало рядків, у яких цей графік можна було б докладно розписати. Тож за потреби до цієї форми можна внести доповнення або зробити додаток з індивідуальним графіком роботи працівника. А наказ про зміну графіка роботи працівника взагалі не має типової форми і складається роботодавцем на його розсуд.
Головне при цьому чітко і достовірно зазначити, в які дні і скільки годин працівник має відпрацювати (в деяких випадках важливо навіть уточнити, в які саме години дня працюватиме). А потім простежити за тим, щоб працівник цього графіка дотримувався. Він не повинен бути на робочому місці в позаробочий час і тим більше працювати, якщо на це не було розпорядження керівництва. А відомості табеля обліку мають збігатися не лише з фактично відпрацьованими годинами, а й з графіком роботи працівника. Будь-які зміни в цьому графіку мають фіксуватися письмовими наказами керівника.
Виплата заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати ЄСВ та податків
Це сумнозвісна «зарплата у конвертах», з якою постійно борються контролери.
Як виявляється таке порушення? Можливі два варіанти.
Iноді джерелом інформації бувають самі працівники, тобто свідки. Тому, якщо ви йдете на це порушення, мусите розуміти, що цілком залежите від ставлення до вас ваших працівників. А якщо працівники отримують «у конверті» лише частину зарплати, то дуже кумедно виглядає ситуація, коли під час перевірки інспектори з праці (а вони мають на це право!) опитують працівників, а ті навіть не знають про розмір власного окладу, премій і того, що їм належиться до виплати. Зрозуміло, що такі працівники живуть не на одну зарплату, точніше, не лише на її офіційну частину.
Другий варіант — це помилка або порушення самого роботодавця. Коли бухгалтер чи інша відповідальна особа зарплату виплатила, а про ЄСВ та податки з неї забула (або навмисно не сплатила). Цей варіант досить поширений під час карантину, коли було запроваджено мораторій на штрафи і пеню щодо ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Роботодавці розслабилися й вирішили: платимо зарплату готівкою, а про платежі до бюджету наразі забуваємо, заплатимо в останній місяць карантину.
Виявити порушення при другому варіанті досить просто: фахівці Держпраці звірять відомості (або видаткові касові ордери) з виплати зарплати з даними про сплату ЄСВ, ПДФО та ВЗ з цієї зарплати. I якщо буде встановлено недоплату або несвоєчасну сплату бюджетних платежів (а раніше зробленої переплати не було), роботодавцю загрожує великий штраф. Ще раз нагадуємо: щодо кожного працівника, який отримав зарплату «у конверті»!
Як уникнути штрафів?
Спочатку сплатити ЄСВ, ПДФО та ВЗ, а потім виплачувати зарплату. Це найпростіший спосіб не забути сплатити бюджетні платежі, особливо якщо правильно їх порахувати й уважно перевірити правильність перерахованих сум та реквізитів рахунків, на які вони сплачені.
Реквізити рахунків, на які нині сплачуються податки та ЄСВ, ви можете побачити в розділі «Довідники» нашого сайта services.dtkt.ua.
Про те, як користуватися єдиним рахунком для сплати бюджетних платежів, читайте в «ДК» №20/2020. Як заповнити платіжку, пояснює ДПСУ в IПК від 24.03.2021 р. №1125/IПК/99-00-12-09-04-06 (див. «ДК» №14/2021).
Якщо ви платите зарплату на карткові рахунки працівників або отримуєте готівку на зарплату в касі банку, за своєчасністю сплати ЄСВ та податків з неї стежить ваш банк. Проте суми ПДФО та ВЗ він не перевіряє, та й за сумою ЄСВ стежить лише приблизно, щоб вона була не менша за розмір 1/5 від суми зарплати, яку ви відправляєте до виплати. Тож і в цьому разі контроль за правильністю сплаченої суми — цілком ваше завдання! I звісно, що для перевірки від Держпраці — ЄСВ та податків краще переплатити, ніж недоплатити.
Якщо ви платите зарплату готівкою з виручки, ЄСВ треба сплатити негайно, а от ПДФО та ВЗ можна сплатити протягом трьох банківських днів після дня виплати зарплати (пп. 168.1.4 ПКУ).
А ті, хто не сплачує податків і покладається на мораторій на штрафи, забувають, що цей мораторій не діє на фінансові санкції, встановлені КЗпП. I якщо Держпраці завітає до вас під час карантину, штраф за виплату зарплати без сплати податків та ЄСВ з неї можна отримати досить легко.
А якщо виконати приписи Держпраці?
На жаль, чинна редакція ст. 265 КЗпП говорить, що заходи щодо притягнення до відповідальності за вчинення порушення, передбаченого абз. 2, 3, 7, 8, 10 ч. 2 цієї статті, застосовуються одночасно із винесенням припису незалежно від факту усунення виявлених при проведенні перевірки порушень. А зазначені вище штрафи передбачені якраз абзацами 2 і 3.
Отже, цілком уникнути штрафу через виправлення порушення не вдасться. Але штраф можна зменшити наполовину. Адже ст. 265 КЗпП також говорить: у разі сплати юрособою або фізособою-підприємцем, яка використовує найману працю, 50% розміру штрафу протягом 10 банківських днів з дня вручення постанови про накладення штрафу за порушення вимог законодавства про працю, передбаченого цією статтею, така постанова вважається виконаною.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»