Працівник відбуває у відрядження за кордон (аванс видано у гривнях). У відрядженні працівник оплатив готель власною платіжною (гривневою) карткою, надав виписку з карткового рахунку. За карткою списано суму у гривнях за комерційним курсом на день оплати. За яким курсом рахувати компенсацію витрат працівника за готель?
Почнімо з видачі авансу. Його необхідно видавати у валюті держави, до якої відряджають працівника, або у вільно конвертованій. Проте ці вимоги містить Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. №59, яка має рекомендаційний характер для небюджетних підприємств. Натомість ст. 121 КЗпП такої вимоги не містить, головне — видати аванс. Не заборонено перераховувати аванс на приватну картку працівника.
Відповідно до п. 6 П(С)БО 21, сума валюти, виданої на добові витрати, у бухобліку відображається у гривнях за курсом НБУ на початок дня видачі авансу. Водночас, позаяк заборгованість, яка виникла, є немонетарною статтею балансу, то на дату балансу вона не підлягає перерахунку.
Тобто курсові різниці в цьому випадку не виникають (п. 7 — 8 П(С)БО 21). Витрати на відрядження згідно із затвердженим Звітом у межах виданого авансу відображають за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу (п. 6 П(С)БО 21).
Якщо працівник не повністю використав виданий йому аванс, його заборгованість перед підприємством (у розмірі невитраченої суми) є монетарною статтею балансу, бо залишок невикористаного інвалютного авансу необхідно повернути підприємству.
Відповідно, за такою дебіторською заборгованістю необхідно рахувати курсові різниці. Останні потрібно визначати на дату балансу та на дату погашення працівником заборгованості.
Але ці норми працюють у випадку, коли має місце аванс в валюті. За умовами запитання, аванс було видано у гривнях. Але до авансового рахунку працівник докладе документ, що підтверджує витрати, в іноземній валюті, суму витрат на проживання визначають за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту за документами, які надав працівник (у цьому випадку — це готельний рахунок, який складено в валюті).
При цьому в ситуації, якщо працівник витратив на відрядження власні кошти (а не отримані під звіт), підприємство може компенсувати йому цю різницю. Проте такій компенсації підлягають тільки ті витрати, які затвердив (за авансовим розрахунком) керівник підприємства.
Якщо такі витрати входять до переліку зазначених п. 170.9 ПКУ і авансовий звіт був поданий вчасно, то така компенсація не буде обкладатися ПДФО і ВЗ.
Михаил СТЕПАНОВ, «Дебет-Кредит»