Працівники витрачають кошти на проведення рекламних презентацій. Потім подають авансовий звіт, який до 27 числа затверджує керівник. Проте оскільки йдеться про рекламну акцію, то звіт про витрачені кошти на неї затверджує керівник відділу продажів до 29 — 31 числа. Компенсація відбувається 6 числа наступного місяця. Чи є податкові ризики у зв'язку із розбіжністю в датах затверджених звітів?
Фахівці Мінфіну в УПК №1811 зазначають, що у разі коли придбання товарів (робіт, послуг) здійснюється в межах трудових обов'язків працівника, то незалежно від того, чи видані кошти під звіт, чи витрачені з такою метою власні кошти працівника, які потім відшкодовує роботодавець, такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю.
У разі придбання товарів, робіт, послуг для підприємства за власні кошти працівник має надати авансовий звіт й прикріпити до нього усі підтверджуючі документи щодо понесених витрат.
1 Узагальнююча податкова консультація щодо оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором суми доходу, виплаченого роботодавцем працівнику за товари (роботи, послуги), що були придбані таким працівником за рахунок власних готівкових коштів, затверджена наказом Мінфіну від 26.04.2019 р. №181.
Якщо керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та затвердив зазначений звіт, то у бухобліку виникає зобовязання перед підзвітною особою — К-т 372 «Розрахунки з підзвітними особами».
Хоча в УПК і розглядається ситуація з трудовою функцією працівника (тобто коли у колективному або в трудовому договорі, в наказі керівника тощо зазначено, що до його трудових обов'язків входить придбання товарів/робіт/послуг для підприємства), ми вважаємо, що зазначені вище висновки УПК за аналогією поширюються і на випадок, коли працівник несе такі витрати не у зв'язку із трудовою функцією.
Виходячи з роз'яснень у листах НБУ від 30.01.2014 р. №27-011/3958, від 21.06.2016 р. №50-0004/51974 і від 14.09.2016 р. №18-0005/76945, Міндоходів від 01.10.2013 р. №4878/Т/99-99-17-02-01-14, Мінсоцполітики від 14.09.2016 р. №13517/0/14-16/13:
1) якщо працівник платить за товари, роботи, послуги з власних коштів тому, що це передбачено його трудовими обов'язками (зазначено у колективному або в трудовому договорі, в наказі керівника тощо), то це трудові відносини і спір щодо відшкодування цих витрат теж розглядатиметься за КЗпП;
2) якщо ж ні, але відшкодування витрат здійснюється за авансовим звітом, то це цивільно-правові відносини. При цьому немає значення, чи був із працівником попередньо укладений договір доручення. Працівник, який подав такий звіт, матиме право на відшкодування.
Таким чином, якщо керівник підтверджує доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та відповідно затверджує його авансовий звіт, то при компенсації понесених витрат оподатковуваного доходу немає. Звісно, якщо працівник додасть до авансового звіту підтвердні документи щодо придбаних товарів/робіт/послуг.
Як саме керівник має підтверджувати доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат, Мінфін не роз'яснює. Втім, вважаємо, що у звичайній ситуації це фактично відбувається шляхом затвердження керівником підприємства авансового звіту. Саме датою затвердження авансового звіту у бухобліку виникає кредиторська заборгованість перед працівником — К-т 372 та визнання активів чи витрат — Д-т 20, 22, 28 або ж Д-т 92-94.
За логікою в описаній у запитанні ситуації мало би відбуватися навпаки: керівник відділу продажів підтверджує доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат, а вже на підставі цієї інформації керівник СГ має затвердити авансовий звіт. Адже затвердження звіту свідчить про визнання заборгованості перед працівником, коли керівник автоматично визнає доцільність витрат. Тож навіть якщо керівник відділу продажів у своєму звіті зазначить, що витрати працівників на рекламний захід становлять, наприклад, 1000 грн, а керівник СГ затвердить авансові звіти на суму 1500 грн, то відбудеться просто перерозподіл витрат — Д-т 93 на суму 1000 грн та Д-т 949 на суму 500 грн. Затверджений звіт керівника відділу продажів жодним чином не вплине на вже визнану кредиторську заборгованість.
Зауважимо, що у податковому законодавстві прописано терміни подання авансового звіту (до речі, податківці вимагають, щоб ці терміни було збережено й для працівників, що подають авансовий звіт, якщо вони просять компенсувати власні витрачені кошти). Тоді як термінів щодо компенсації витрат, понесених працівником за власні кошти, немає.
З огляду на наведене вище ми не бачимо податкових ризиків у зв'язку з тим, що є різні дати затвердження авансових звітів та звіту про витрачені на рекламну акцію кошти.
Катерина КАЛАШЯН, «Дебет-Кредит»