Про оформлення дубліката трудової книжки зазначається в частині 5 Iнструкції №58. Але то теорія. Уявіть, що на підприємстві все-таки виникла потреба оформити дублікат. Розгляньмо цю процедуру крок за кроком.
Прийняття працівника на роботу без трудової книжки є непоодиноким випадком. Така ситуація можлива, якщо:
1) це перше місце роботи працівника;
2) працівник втратив свою трудову книжку.
А оскільки в цій статті говоритимемо про дублікат трудової книжки, то розглянемо ситуацію №2 — виключно з практичного боку. Назвімо умовно учасників ситуації:
— працівник — Петренко;
— нове місце роботи — Товариство з обмеженою відповідальністю «А»;
— попереднє останнє місце роботи — Товариство з обмеженою відповідальністю «Б».
Згідно з п. 5.1 Iнструкції №581, особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи.
1 Iнструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. №58.
Отже, працівник Петренко влаштовується на роботу в ТОВ «А», проте виявилося, що він десь загубив трудову книжку. За приписами п. 5.1 Iнструкції №58 працівник має звернутися для оформлення дубліката трудової книжки на останнє місце роботи — ТОВ «Б».
А далі покроково з'ясуємо дії кадровика (бухгалтера, який займається кадрами) у ТОВ «Б».
1. Перевіряємо, чи Петренко був працівником ТОВ «Б»
Якщо організація невеличка, дані про працівника, який вже звільнився, як правило, зберігаються в картотеці особових справ працівників, які звільнилися. Також можна переглянути інформацію в електронному вигляді в комп'ютерних програмах, призначених для ведення кадрових питань підприємства.
Та якщо на підприємстві працює кілька тисяч працівників, непросто буває знайти особову справу працівника. У цьому разі слід звернутися до алфавітної картотеки працівників.
Дані картотеки
В алфавітній картотеці або книзі на кожного працівника зазначаються такі дані:
— прізвище, ім'я, по батькові;
— ідентифікаційний номер (за наявності);
— відомості про прийняття на роботу;
— відомості про звільнення з роботи;
— найменування структурного підрозділу;
— посада;
— номери особової картки та особової справи;
— табельний номер;
— реєстраційний номер трудової книжки за Книгою реєстрації руху трудових книжок та вкладишів до них.
2. Надання колишньому працівнику інформації про попередні місця роботи
Роботодавець зобов'язаний сприяти колишньому працівнику в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував роботі в цій організації (абз. 7 п. 5.3 Iнструкції №58).
Як правило, на всіх працівників на підприємстві при працевлаштуванні заповнюється особова картка. З неї можна дізнатися й надати колишньому працівнику назву організації, в якій він працював перед влаштуванням на останнє місце роботи, та дату звільнення.
Тобто за датою звільнення знаходимо особову картку працівника, а за особовою карткою виявляємо та встановлюємо дату прийняття працівника на роботу.
I так за кожним підприємством, де раніше працював працівник, можна встановити всю «історію» трудової діяльності.
3. Запитуємо у колишнього працівника документи з попередніх місць роботи
Відповідно до п. 5.3 Iнструкції №58, до дубліката трудової книжки вноситься інформація про трудову діяльність, що передувала роботі в останній організації та яку підтверджено документально.
Документи на підтвердження стажу
Документами, що підтверджують стаж працівника, можуть бути:
— довідки про роботу в інших організаціях;
— копії наказів (розпоряджень) про прийняття, переведення, звільнення з попередніх місць роботи;
— дипломи (свідоцтва);
— довідки про періоди отримання допомоги по безробіттю;
— трудові договори про роботу у фізосіб тощо.
Далі загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами роботи у такому порядку:
— у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу;
— у графі 3 — найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника;
— у графі 4 — найменування, дата і номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті.
Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.
Якщо документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, у дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.
Документи від роботодавців мають бути підписані посадовими особами підприємств, на яких працював працівник попередньо.
Якщо попереднє місце роботи вже не існує, то за відповідною довідкою слід звертатися до місцевої державної архівної установи або ж до органу ПФУ, якщо прийнято рішення про взяття інформації з довідки, яку може надати ПФУ.
Але в нормативних актах не зазначено вичерпного переліку документів, що дають право на внесення записів у дублікат трудової книжки, разом з тим уточнено, що все ж таки це має бути документ.
Що таке документ?
Відповідно до ДСТУ 4163-2003 «ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», документ повинен містити обов'язкові реквізити. Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи — постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, що створені у результаті діяльності, у тому числі й на підприємствах, в установах, організаціях та їх об'єднаннях усіх форм власності.
Обов'язковими реквізитами документа також є підпис та відбиток печатки.
А тому, на нашу думку, на підставі копії трудової книжки записи до дубліката трудової книжки вносити небажано.
Так, звісно, тут проблема в тому, що виникає питання щодо стажу працівника для отримання пенсії. Тож стаж працівника для отримання пенсії за відсутності трудової книжки чи записів у трудовій книжці може бути підтверджений:
— на підставі даних, наявних у реєстрі застрахованих осіб Держреєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування;
— довідками;
— виписками із наказів;
— особовими рахунками і відомостями на видачу зарплати;
— посвідченнями;
— характеристиками;
— письмовими трудовими договорами;
— угодами з відмітками про їх виконання та іншими документами, які містять відомості про періоди роботи.
За відсутності зазначених документів для підтвердження трудового стажу приймаються членські квитки профспілок. При цьому підтверджуються періоди роботи лише за той час, за який є відмітки про сплату членських внесків1.
1 Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.93 р. №637.
4. Написання заяви колишнім працівником щодо надання дубліката трудової книжки
Колишній працівник може прийняти рішення або збирати інформацію з попередніх місць роботи, або не збирати.
I тут же колишній працівник має написати заяву на ім'я керівника організації про видачу дубліката трудової книжки.
У заяві зазначаються:
— прохання про видачу дубліката;
— інформація про необхідність надання документів, що підтверджують стаж;
— інформація про те, що в дублікаті трудової книжки зазначатимуться дані про трудову діяльність, що підтверджуються документами з попередніх місць роботи.
Якщо колишній працівник вирішив, що йому не потрібна інформація з попередніх місць роботи в його дублікаті трудової книжки, то він також має чітко зазначити про це у заяві.
5. Резолюція керівника на заяві
Керівник організації своє рішення про видачу дубліката трудової книжки оформлює резолюцією на заяві.
У резолюції має бути зазначено:
— виконавець (особа, відповідальна за ведення трудових книжок в організації);
— строки виконання доручення.
6. Прийняття документів, що підтверджують трудову діяльність
Документи про підтвердження трудової діяльності слід не просто прийняти, а й перевірити правильність їх оформлення та посвідчення, а саме наявність дат, номерів, підписів та їх розшифрування, відбитків печаток тощо.
7. Стягнення суми вартості бланка трудової книжки
Відповідно до п. 6.1 Iнструкції №58, при виписуванні трудової книжки, або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки з колишнього працівника стягується сума її вартості.
8. Заповнення титульного аркуша дубліката трудової книжки
Відомості про працівника слід записати на титульному аркуші дубліката. Відповідно до п. 2.11 Iнструкції №58, прізвище, ім'я, по батькові та дата народження вписуються на підставі паспорта.
У правому верхньому куті титульного аркуша робиться запис «Дублікат» (п. 5.1 Iнструкції №58).
Відповідно до п. 2.12 Iнструкції №58, після зазначення дати заповнення дубліката трудової книжки працівник підписом завіряє правильність внесених відомостей.
Титульний аркуш дубліката трудової книжки підписується особою, відповідальною за видачу трудових книжок, а потім проставляється печатка організації або печатка відділу кадрів (п. 2.12 Iнструкції №58).
9. Внесення записів до дубліката трудової книжки
Дублікат трудової книжки заповнюється за загальними правилами.
До розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень) (п. 5.2 Iнструкції №58).
Якщо до влаштування на це підприємство працівник вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки до розділу «Відомості про роботу» до графи 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій робиться за бажанням працівника.
Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.
Далі у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 — причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.
У тому разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, до дубліката трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.
У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи у дублікаті.
10. Видача дубліката трудової книжки
У чинному законодавстві не зазначено порядку засвідчення факту видачі дубліката трудової книжки, а також факту отримання дубліката.
Рекомендуємо це зробити у вигляді розписки, в якій колишній працівник підтвердить факт отримання дубліката трудової книжки.
У розписці має бути зазначено:
— серія і номер дубліката;
— дата отримання.
Отже, як бачимо, алгоритм нескладний, але потребує певних зусиль та часу, щоб усе правильно оформити.
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»