На кожного працівника, із яким укладено трудовий договір, має бути оформлена особова картка. Поговоримо про те, як їх слід заповнювати і про відповідальність за неведення особових карток.
Суть особової картки
Одразу після укладення трудового договору й оформлення наказу про прийняття на роботу на кожного працівника підприємства потрібно завести особову картку. Типова форма особової картки №П-2 затверджена спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 р. №495/656. Дія цього нормативного акта поширюється на всі підприємства, установи й організації без винятку. Отже, всі підприємства незалежно від підпорядкування та форм власності повинні використовувати особову картку працівника при організації кадрових справ на підприємстві (додатково див. лист Держкомстату від 26.02.2010 р. №17/1-25/Н-24/10/37).
Мінсоцполітики в листі від 13.05.2010 р. №140/13/116-10 пояснило, що особові картки ведуться на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності (у т. ч. незалежно від кількості працівників на підприємстві). Для держслужбовців окрема форма особової картки затверджена наказом Нацагентства з питань держслужби від 05.08.2016 р. №156.
ДФСУ в листі від 21.11.2016 р. №09.4-12/307-16 підкреслює, що особова картка працівника використовується не тільки для статистичного обліку, а й з іншою метою. Наприклад, такий реквізит, як «підпис працівника» в четвертому розділі, введено з урахуванням п. 2.5 Iнструкції №58, згідно з яким з кожним записом про прийняття, переведення або звільнення, що вноситься до трудової книжки, роботодавець зобов'язаний ознайомити про працівника під підпис в особистій картці, де дублюється кожен запис із трудової. Крім того, з цього листа випливає, що особисті картки належать до документів, що їх перевіряють інспектори з питань праці в разі перевірки.
Проаналізувавши зміст абз. 2 п. 1.1 р. I Iнструкції №286, Мінсоцполітики України у листі від 21.11.2016 р. №5907/0/10-16/06 пояснило, що ведення первинних документів з обліку особового складу є обов'язковим для всіх роботодавців, увага, в т. ч. для роботодавців-фізосіб.
По суті, особова картка працівника — це основний документ з обліку особового складу на підприємстві, де видно всю хронологію роботи конкретного працівника у конкретного працедавця. Як правило, її заповнюють працівники кадрової служби або бухгалтер (якщо працівника кадрової служби на підприємстві немає). Особову картку слід заповнювати в одному примірнику на підставі пред'явлених працівником документів (паспорт, військовий квиток або посвідчення про приписку до призовної дільниці, трудова книжка, диплом тощо).
Часто дані з особових карток підлягають виправленню: наприклад, змінюється сімейний стан, освіта, місце проживання, прізвище працівниці тощо. За загальним правилом, виправлення має супроводжуватися окремим наказом керівника, з яким під підпис мають ознайомити працівника. Вносити зміни до особової картки працівника без повідомлення про це безпосередньо працівника недопустимо.
Зберігати особові картки треба в розрізі окремих структурних підрозділів за штатним розписом, а всередині підрозділу — в алфавітному порядку.
Особова картка для військового обліку
Згідно з ч. 5 ст. 34 Закону про військовий обов'язок персональний облік призовників і військовозобов'язаних передбачає облік відомостей щодо них за місцем їх роботи або навчання та покладається на керівників підприємств, установ, організацій і навчальних закладів незалежно від підпорядкування і форм власності.
Особові картки військовозобов'язаних і працівників-призовників зберігаються в алфавітному порядку в окремій картотеці, поділеній на 4 групи (п. 44 Порядку №921):
перша група — особові картки військовозобов'язаних офіцерського складу;
друга — особові картки військовозобов'язаних рядового, сержантського та старшинського складу;
третя — особові картки військовозобов'язаних-жінок;
четверта група — особові картки призовників.
А особові картки військовозобов'язаних, які заброньовані на період мобілізації та на воєнний час, виділяються окремо в кожній групі.
На підставі військово-облікових документів: військового квитка чи тимчасового посвідчення або посвідчення про приписку до призовної дільниці й заповнюється особова картка форми №П-2. Слід не просто пересвідчитися, що такі документи є, а й зняти ксерокопії усіх заповнених сторінок. Якщо документи конкретної людини не в порядку, треба порадити упорядкувати їх і надати підприємству, адже відповідальною за ведення обліку на підприємстві (навіть якщо порушення сталося з вини працівника) залишається посадова особа підприємства.
На підставі цих відомостей заповнюють розділ II особової картки військовозобов'язаного працівника. Норми п. 40 — 42 Порядку №921 зазначають, яку саме інформацію внести, а п. 44 описує, як зберігати картки у розрізі окремих груп.
Відповідно до п. 14 Порядку №921, треба у 7-денний строк інформувати відповідні районні (міські) військкомати про призначення, переміщення та звільнення осіб, відповідальних за ведення на підприємстві військового обліку. У той самий 7-денний строк роботодавці надсилають до військкомату інформацію про прийняття чи звільнення військовозобов'язаних та призовників (п. 37 Порядку №921). Форма повідомлення є довільною. Повідомлення складається окремо на кожного працівника, прийнятого та/або звільненого з підприємства та надсилається за місцем реєстрації самого підприємства. Певна річ, часто місце роботи не відповідає місцю реєстрації працівника. Законодавство не містить вказівки, як діяти в такому разі. Обережним можна порадити надсилати таке повідомлення за місцем реєстрації і працівника, і підприємства.
I це ще не все. Якщо має місце факт зміни сімейного стану, місця проживання, освіти, місця роботи і посади військовозобов'язаних та призовників, то роботодавець у 5-денний строк вносить зміни до особових карток працівників. Про всі зміни щомісяця до 5-го числа треба повідомляти військові комісаріати для внесення змін до облікових даних.
До 1 грудня поточного року слід подавати до військових комісаріатів списки громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць. I це також має робити роботодавець щодо своїх працівників.
Заключним етапом військово-облікової процедури є періодична звірка особових карток, списків військовозобов'язаних, списків призовників із записами у військових квитках та посвідченнях про приписку до призовних дільниць та звірка особових карток працівників з обліковими даними військових комісаріатів (п. 46 Порядку №921).
Очевидно, це можна робити один раз на рік. Необхідно заздалегідь узгодити дату звірки особових карток з військкоматом за місцем реєстрації підприємства, в установлену дату передати під підпис його представнику особові картки типових форм (№П-2 або №П-2 ДС) та зафіксувати її проведення у журналі обліку звірок особових карток військовозобов'язаних та призовників з обліковими даними військкоматів (додаток 7 до Порядку №921).
Алгоритм заповнення
Особова картка працівника складається з 5 розділів:
I. Загальні відомості;
II. Відомості про військовий облік;
III. Професійна освіта на виробництві (коштом роботодавця);
IV. Призначення та переведення;
V. Відпустки.
Усі вони мають конкретні інформаційні завдання.
Загальні відомості. Тут зазначають паспортні дані (прізвище, ім'я, по батькові), сімейний стан, наводиться інформація про освіту, попереднє місце роботи, стаж роботи, а також місце реєстрації та місце фактичного проживання. Усі ці дані заповнюються на підставі підтвердних документів: паспорта, трудової книжки, наданого працівником диплома. Місце фактичного проживання записується зі слів працівника.
У таблиці п. 10 цього розділу зазначають склад сім'ї, сюди включаються: батьки; чоловік/дружина; діти; опікуни.
Якщо дані з цього розділу змінюються, однією рискою слід закреслити неактуальні дані, а поруч вписати нові. На полі особової картки поряд із оновленими даними або нижче в графі «Додаткові відомості» працівник, що вносить зміни, записує реквізити документа, на підставі якого наводить нові дані, ставить дату і свій підпис.
Або ж можна заповнити нову особову картку з уже зміненими особистими даними. У такому разі і в старій, і в новій картці робиться запис про факт заміни особової картки працівника.
Відомості про військовий облік. Цей розділ підлягає заповненню тільки в тому випадку, якщо працівник є військовозобов'язаним або призовником, за яким здійснюється звірка з військовими комісаріатами. Записи робляться на підставі військового квитка або тимчасового посвідчення, виданого замість військового квитка для військовозобов'язаних, для призовників — посвідчення про приписку до призовних діяльниць.
Якщо працівник досяг закінчення призовного віку (27 років), дані про військовий облік викреслюються і робиться позначка «Знятий з виключенням з військового обліку за віком». Але перед цим радимо провести чергове звіряння з військкоматом за обліковими даними працівника. I якщо працівника справді з обліку знято, то тільки після цього в особовій картці працівника слід робити позначку «Виключений з військового обліку за віком» (п. 43 Порядку №921).
Професійна освіта на виробництві. Цей розділ заповнюється у разі отримання працівником освіти за рахунок підприємства: первинна профпідготовка, перепідготовка, підвищення кваліфікації на виробництві як у спеціалізованих закладах, так і на базі інших суб'єктів господарювання.
Призначення і переведення. Перший запис у цьому розділі — запис про прийняття на роботу. Тут слід заповнити всі рядки і обов'язково дати на підпис працівникові. Такий самий алгоритм заповнення і в частині переведення та звільненні. Увага: йдеться про переведення на постійне місце роботи! Якщо працівника тимчасово переводять на іншу роботу, відмітку про цей факт в особовій картці не роблять.
Якщо посадова інструкція працівника передбачає виконання обов'язків іншого працівника на час його відсутності (наприклад, заступник), то такі обов'язки належать до його трудової функції і виконуються без видання окремого наказу. Оскільки тут ідеться не про переведення, а про виконання своїх же обов'язків, то записи про виконання таких обов'язків до трудової книжки та особової картки №П-2 не вносяться.
Відпустки. Судячи з назви, цей розділ заповнюється безпосередньо при наданні відпусток: щорічних (основних та додаткових), творчих, відпусток за свій рахунок та інших. Крім цього, тут зазначається період, за який вони надаються, дати початку і закінчення та номер наказу, на підставі якого надається відпустка. Не забувайте, що цю інформацію слід продублювати в журналі обліку відпусток.
Додаткові відомості. У цьому розділі мають знайти відображення дані, які не були зазначені в інших розділах (наприклад, про судимості, участь у війні, знання іноземної мови, належність до певної пільгової категорії працівників або інвалідність і документ, на підставі якого працівника віднесено до окремої категорії). Також сюди можуть вноситися виправлення щодо першого і другого розділів картки, наприклад зміна прізвища, місця проживання.
У рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначаються дата і причина звільнення з посиланням на конкретну норму КЗпП. Якщо один і той самий працівник повторно приймається на роботу, облік щодо нього можна вести як у новій, так і в старій обліковій картці — жодних вказівок чинне законодавство не дає. Як ми пам'ятаємо, бланк №П-2 не пристосовано для неодноразового прийняття та звільнення: графа «Дата і причина звільнення (підстава)» є завершальною і розміщена наприкінці форми. Але ж ця форма є типовою, як наслідок, підприємство може доопрацювати її, зокрема, доповнивши розділ IV «Призначення і переведення» додатковою графою (графами) «Дата і причина звільнення», «Номер наказу про звільнення».
Відповідальність
Одразу зазначимо, що прямої відповідальності за неведення особових карток чинним законодавством не передбачено. Але неведення особових карток за своєю суттю має ознаки правопорушення і, як наслідок, передбачає:
— відповідальність за відсутність заповнених особових карток працівників, що є порушенням порядку ведення трудових книжок (п. 2.5 Iнструкції №58);
— відповідальність за відсутність заповнених особових карток працівників, що є порушенням ст. 10 Закону про відпустки.
За ці порушення роботодавцю загрожує штраф за ч. 1 ст. 41 КУпАП у розмірі від 30 до 100 н. м. д. г. (від 510 грн до 1700 грн), який накладається на посадових осіб підприємства та громадян-СПД.
Ми вже говорили, що особова картка відіграє надзвичайно важливу роль у веденні персоналізованого військового обліку. По суті, немає картки — немає й обліку. За неведення військового обліку на підприємстві відповідно до ст. 211-2, 211-3, 211-4 КУпАП може бути застосовано штраф у розмірі від 1 до 3 н. м. д. г. (від 17 до 51 грн) через такі правопорушення:
— прийняття керівниками чи іншими посадовими особами підприємств на роботу (навчання) військовозобов'язаних і призовників, які не перебувають на військовому обліку за місцем проживання;
— неподання підрозділами по роботі з кадрами підприємств, установ, організацій до військових комісаріатів списків громадян, які підлягають приписці до призовних дільниць;
— незабезпечення керівниками чи іншими відповідальними за військово-облікову роботу посадовими особами на вимогу військових комісаріатів сповіщення військовозобов'язаних і призовників про їх виклик у військові комісаріати чи перешкоджання зазначеними посадовими особами своєчасній явці громадян на збірні пункти чи призовні дільниці.
Якщо мова піде про повторне протягом року правопорушення, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, це може спричинити накладення штрафу від 3 до 7 н. м. д. г. (від 51 до 119 грн). Не слід забувати і про приписи ст. 210-1 КУпАП.
Не слід забувати і про ст. 265 КЗпП. За відсутність особових карток, так само як і за помилки при їх веденні, під час перевірок Держпраці може буде застосовано штраф у розмірі 1 МЗП, установленої на момент проведення перевірки (у 2017 році — 3200 грн). До речі, окремо за кожне окреме порушення інших вимог законодавства з праці роботодавця і його посадових осіб не штрафуватимуть, бо Держпраці перевірятиме не власне ведення особових карток, а виконання вимог трудового законодавства загалом. Отже, байдуже, чи не буде особових карткок на всіх працівників, чи тільки на одного працівника, і скільки загалом буде правопорушень, — відповідальність буде однаковою — на рівні 1 МЗП. Вести картки у паперовому вигляді слід обов'язково. Пояснюється це тим, що всі записи до форми №П-2 вносяться під підпис працівника.
Нормативна база
- Закон про військовий обов'язок — Закон України від 25.03.92 р. №2232-ХII «Про військовий обов'язок та військову службу».
- Iнструкція №58 — Iнструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. №58.
- Iнструкція №286 — Iнструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. №286.
- Порядок №921 — Порядок організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов'язаних, затверджений постановою КМУ від 07.12.2016 р. №921.
Юлія КЛОВСЬКА, головний редактор