Корпоративні картки у відрядженні

Платіжна картка — це сучасний та зручний інструмент для проведення розрахунків, тож (зокрема корпоративні банківські платіжні картки) часто використовується у відрядженнях. Розгляньмо деякі питання використання корпоративних карток у відрядженні.

Загальні правила використання корпоративних карток

Використання платіжних карток в Україні регламентоване Законом №2346 та Положенням №223. Визначення корпоративного платіжного засобу (корпоративної картки) міститься в п. 1.4 Положення № 223: це «спеціальний платіжний засіб, який дає змогу його держателю здійснювати операції за рахунком суб'єкта господарювання».

Порядок застосування платіжних карток регламентовано ст. 14 Закону №2346. Зокрема, п. 14.5 Закону №2346 визначено, що користувачем картки може бути і юридична особа. Використання картки відбувається на договірній основі — укладається договір між банком та користувачем, у цьому разі ним є юридична особа — підприємство (п. 14.8 ПКУ).

Оскільки юридичні особи здійснюють операції через фізичних осіб — працівників, то корпоративна платіжна картка передається її держателю. Згідно з п. 1.4 Закону №2346 держатель електронного платіжного засобу — це «фізична особа, яка на законних підставах використовує електронний платіжний засіб для ініціювання переказу коштів з відповідного рахунка в банку або здійснює інші операції із застосуванням зазначеного електронного платіжного засобу». Використовувати картку може тільки її держатель, адже він зобов'язаний надійно зберігати картку, ПІН до неї та інші засоби, які дають змогу користуватися карткою (п. 6.2 Положення №223). ПІН (персональний ідентифікаційний номер) — це набір цифр, відомий лише держателю картки і потрібний для її ідентифікації під час здійснення операцій з її використанням (п. 1.4 Положення №233).

Розділом 8 Інструкції №492 встановлено певні обмеження у використанні карткових рахунків юридичних осіб. Зокрема, згідно з п. 8.3 зазначеного документа кошти з такого рахунка юридичної особи не дозволяється використовувати для одержання заробітної плати, інших виплат соціального характеру, розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами), здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.

Кошти з карткового рахунка в іноземній валюті використовують виключно з такою метою: одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження та здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов'язані з витратами на відрядження та витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, пов'язаних з утриманням та перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України.

Контроль за рухом та цільовим використанням коштів за картковим рахунком здійснює підприємство — власник рахунка на підставі виписок про рух коштів за картковим рахунком. Згідно з п. 10.7 Положення № 223 податкові органи контролюють цільове використання коштів, які були витрачені за допомогою корпоративних карток.

Практичні питання використання корпоративних карток у відрядженні

Аванс на відрядження працівнику дозволено виплачувати готівкою або перераховувати у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток (п. 5 р. І Інструкції про відрядження¹). Крім того, можливість використовувати рахунки, відкриті до платіжних карток, для виплати авансу на відрядження (зокрема і в інвалюті), передбачено пунктами 5.4, 5.5 та 8.3 Інструкції №492.

¹ Цей документ є обов'язковим лише для бюджетних підприємств, решта підприємств, організацій, установ можуть застосовувати його як довідковий — див. листи ДПАУ від 07.09.2011 р. №10077/5/15-1216 та від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415 («ДК» №25/2012).

Оплата карткою проживання групи працівників у відрядженні

Досить часто виникає ситуація, коли у відрядження скеровується група працівників (двоє і більше), і один із них оплачує корпоративною карткою вартість проживання в готелі всієї групи.

Такі витрати обов'язково повинні підтверджуватися оригіналами відповідних документів згідно з абзацом другим пп. 140.1.7 ПКУ, зі стандартною умовою про зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства (бо інакше такі витрати не включаються до податкових витрат згідно з п. 139.1.1 ПКУ). У цьому разі, крім розрахункового документа про оплату, це будуть рахунки готелів або інших осіб, які надають послуги тимчасового проживання. Якщо в такому рахунку будуть зазначені прізвища працівників, чиє проживання було оплачено за допомогою корпоративної платіжної картки, строк та вартість проживання, на нашу думку, всю суму рахунка можна буде включити до складу податкових витрат, а сам рахунок — додати до авансового звіту лише того працівника, який здійснив оплату (див. також лист Мінфіну від 08.01.2014 р. №31-07250-06-29/19). Усі інші працівники не включають вартість проживання до своїх авансових звітів, адже вони не здійснювали відповідної оплати.

Це досить ліберальний підхід до не надто стандартної ситуації. Щоб зняти можливі запитання з боку контролюючих органів, радимо перед відрядженням видати наказ, у якому уповноважити працівника — держателя картки оплатити вартість проживання в готелі групи працівників підприємства за списком, що додається до наказу. Таким чином, цей працівник виконуватиме звичайне доручення роботодавця щодо здійснення господарських витрат у відрядженні.

Якщо було оплачено більшу кількість місць, ніж кількість відряджених працівників (наприклад, було оплачено два двомісні номери для проживання в них трьох працівників), то до витрат можна включити лише 50% вартості одного з номерів. Принаймні на цьому наполягають податківці у листі від 31.03.2012 г. №5742/6/15-1415 та в ЄБПЗ, підкатегорія 102.07.14 «Чи включається до складу витрат платника податку на прибуток вартість двомісного (три- і більше) готельного номера, якщо у відрядження направлено одного працівника?».

У який момент кошти з карткового рахунка підприємства вважаються виданими під звіт працівнику, на якого оформлена картка?

Оскільки кошти, що є на картковому рахунку, належать підприємству та зберігаються на цьому рахунку, вони не можуть вважатися такими, що видані під звіт вищезазначеному працівнику. Кошти списуються з рахунка в момент використання працівником корпоративної картки, тобто коли працівник або здійснює оплату товарів, робіт чи послуг, або отримує готівку з карткового рахунка з банкомата чи з каси банку. З цього моменту кошти вважаються виданими під звіт і починається перебіг строку, протягом якого потрібно їх повернути підприємству або надати авансовий звіт.

У які строки подають авансовий звіт та які первинні документи повинні додаватися до авансового звіту при використанні корпоративних карток?

Авансовий звіт подається у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, — до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому такий працівник завершує відрядження. Це у випадку використання готівки. А якщо за допомогою картки здійснювалася оплата товарів, робіт, послуг лише в безготівковій формі, то звіт може подаватися у строк до 10 банківських днів, а за наявності поважних причин роботодавець може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Факти понесення витрат під час відрядження підтверджуються касовим чеком (товарним чеком, квитком на проїзд, рахунком з готелю тощо), який був оформлений на підтвердження відповідної розрахункової операції. Правила документообігу за операціями з використанням спеціальних платіжних засобів, у т. ч. корпоративних карток, встановлено розділом 7 Положення №223. Згідно з нормами цього розділу операції користувачів карток виконуються з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів, які складають та друкують державною мовою за місцем проведення (п. 7.3 Положення №223). Ці документи теж слід прикріпити до авансового звіту.

Крім того, працівники, які одержали готівку з карткового рахунка за допомогою платіжної картки (найчастіше через банкомат або касу банку) та здійснювали платежі у торговельній мережі, додають до авансового звіту ще й документи про одержання готівки з карткового рахунка (чек банкомата, копію видаткового ордера, довідку за встановленими формами, сліп, квитанцію торговельного термінала тощо) згідно з п. 2.12 Положення №637.

Кошти з карткового рахунка, зайво використані працівником, у т. ч. понад норми витрат на відрядження, мають бути повернуті працівником підприємству згідно з п. 170.9 ПКУ.

Приклад Директор підприємства, його заступник та головний бухгалтер скеровані у відрядження. Директор має можливість користуватися корпоративною карткою. Вартість транспортних квитків — 2700 грн, квитки були оплачені директором з корпоративної картки за допомогою мережі Інтернет. Оскільки працівники повинні були зупинитися в готелі, який забезпечує розрахунок платіжними картками, то заступник та головний бухгалтер отримали аванс на відрядження готівкою лише в сумі добових на весь строк відрядження. Вартість проживання в готелі (3 номери) оплатив також керівник за допомогою корпоративної картки в сумі 6000 грн. Тривалість відрядження — 5 днів, сума добових, встановлена на цьому підприємстві, — 210 грн, отже, двом працівникам було видано з каси по 1050 грн. Облік усіх операцій за цим відрядженням показано в таблиці.

Таблиця

Облік операцій, пов'язаних з використанням корпоративної картки у відрядженні

Нормативна база

• ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
• Закон №2346 — Закон України від 05.04.2001 р. №2346-III «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні»
• Інструкція про відрядження — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. №59.
• Інструкція №492 — Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою НБУ від 12.11.2003 р. №492.
• Положення №223 — Положення про здійснення операцій з використанням спеціальних платіжних засобів, затверджене постановою НБУ від 30.04.2010 р. №223.
• Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.

Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»