У сучасному житті важко знайти дорослу людину без мобільного телефону. А в господарській діяльності це взагалі абсолютно незамінна річ. Та чи може працівник використовувати зі службовою метою власний телефон, передавши його в оренду підприємству? Які саме витрати при використанні такого телефону візьме на себе підприємство-орендар? І як вони відобразяться в податковому обліку?
Майно працівника можна використовувати зі службовою метою — звісно, за його згодою, шляхом встановлення орендних відносин. У разі оренди мобільного телефону (далі — телефон) таку згоду підтверджуватиме укладений між працедавцем та працівником договір оренди. Перевагами оренди телефонів є можливість швидко забезпечити зв'язком працівників та не нести при цьому значних витрат. До того ж розмір орендної плати за телефони не регулюється законодавчо, тож встановлюється сторонами договору.
До речі, орендується лише телефонний апарат — SIM-карту (тобто картку, яка вставляється в телефонний апарат і за допомогою якої з телефону здійснюються дзвінки за певним номером) підприємству-орендарю доведеться придбати окремо. Єдине «але» — працівник має розуміти, що, надаючи свій телефон в оренду, він передає його в користування іншій особі. І вже ця особа дає йому, як своєму працівникові, у користування цей телефон. Тобто незважаючи на те, що працівник є власником такого телефону, його орендар може обмежувати користування цим телефоном або навіть передати його у користування іншому працівникові. Адже орендований підприємством телефон для працівника є службовим. І використовувати його слід виключно зі службовою метою.
Додатково варто видати наказ по підприємству, в якому закріпити за певними працівниками відповідні SIM-карти. Факт передачі SIM-карти працівникові треба зафіксувати первинним документом, наприклад накладною або актом приймання-передачі. Додатково для аналітичного обліку переданих у користування SIM-карт можна оформити Книгу обліку SIM-карт довільної форми, в якій працівники розписуватимуться в отриманні та поверненні службових SIM-карт1.
При отриманні від працівника в оренду телефонного апарата варто оформити акт приймання-передачі (у довільній формі). У ньому фіксують стан телефону (на виконання ст. 767 ЦКУ). Повернення телефону від орендаря орендодавцю також варто оформити таким актом, щоб зафіксувати стан телефону на дату повернення.
Податковий облік
Податок на прибуток
Відповідно до п. 153.7 ПКУ, отримане в оперативний лізинг (оренду) майно не змінює податкових зобов'язань орендаря.
А ось орендна плата потрапить до податкових витрат орендаря за наслідками податкового періоду, в якому нараховують орендну плату (крім випадку, коли орендна плата потрапляє до собівартості товарів, робіт, послуг) (п. 153.7 ПКУ).
Нараховують орендну плату, як правило, на підставі акта приймання-передачі послуг оренди. Отже, в договорі оренди слід чітко прописати і вчасно виконувати умову щодо того, коли саме (або з якою періодичністю) сторони повинні скласти цей акт. На сьогодні не встановлено жодної типової форми такого акта (як, власне, і жорсткої вимоги, що надання цих послуг потрібно оформлювати саме актом). Тож сторони договору мають право розробити власну форму первинного документа, яким фіксуватиметься факт надання послуг2 оренди. Головне, щоб у цьому документі були всі необхідні для первинних документів реквізити (п. 2.7 Положення №88).
1 Більше про документальне оформлення мобільного зв'язку на підприємстві див. у статті Г. Бикової «Мобільний зв'язок та Інтернет на підприємстві» в «ДК» №27/2013.
2 Таку ж думку висловили і спеціалісти Мінфіну в листі від 09.07.2007 р. №31-34000-20/23-4579/4800, див. «ДК» №38/2007.
Звичайно, зазвичай такий документ орендарю надає орендодавець. Але фізособа-працівник не є СГД і надавати первинні документи не зобов'язаний законом (хіба що візьме на себе такий обов'язок за договором). Таким чином, оскільки акт потрібен передусім орендарю телефону, то на практиці найчастіше саме він складає цей документ, а орендодавець лише підписує його.
Щоб акт наданих послуг оренди було визнано первинним документом і орендна плата потрапила до податкових витрат, треба, щоб у ньому були всі обов'язкові реквізити первинного документа, визначені в ст. 9 Закону про бухоблік та в п. 2.4 Положення №88.
Орендна плата за телефон потрапить до певної групи податкових витрат залежно від того, в якому напрямі працює працівник. Тож якщо працівник працює:
— на виробництві, орендна плата потрапить до собівартості виготовлених товарів, виконаних робіт, наданих послуг через загальновиробничі витрати (абз. «г» пп. 138.8.5 ПКУ). У цій ситуації витрати з орендної плати потраплять до податкових у момент отримання доходу від реалізації послуг (товарів, робіт), якщо орендну плату повністю віднесено до собівартості послуг (товарів, робіт) (п. 138.4 ПКУ). А якщо витрати на оренду потраплять повністю або частково до нерозподілених постійних загальновиробничих витрат, то тоді такі витрати на оренду включаються до складу собівартості реалізованої продукції в періоді їх виникнення (фактично за датою нарахування) (п. 138.4 ПКУ);
— в адміністрації (наприклад, бухгалтер), такі витрати знайдуть своє місце в адміністративних витратах згідно з абз. «в» пп. 138.10.2 ПКУ;
— у відділі збуту — орендна плата потрапить до витрат на збут (абз. «д» пп. 138.10.3 ПКУ);
— в інших відділах, які все-таки пов'язані з господарською діяльністю, — тоді такі орендні затрати потраплять до інших витрат згідно з абз. «в» пп. 138.10.4 ПКУ.
Ну і, звісно, при отриманні в оренду телефону від працівника жодного ПДВ не буде, якщо договір оренди укладено з працівником як із пересічним громадянином, який не зареєстрований платником ПДВ.
Податок на доходи фізосіб
Зі суми орендної плати, нарахованої для виплати фізособі — не підприємцю, слід утримати ПДФО (пп. 164.2.2 ПКУ). Саме на підприємство-орендаря покладається обов'язок податкового агента (пп. 14.1.180, пп. 168.1.1 ПКУ). До доходу у вигляді орендної плати (а власне до загального доходу, отриманого від орендаря) за телефон застосовується ставка ПДФО 15% або 17% (за правилами п. 167.1 ПКУ).
Якщо орендна плата виплачується не готівкою (на банківський рахунок працівника), то орендар перераховує ПДФО до бюджету в момент перерахування фізособі орендного платежу (пп. 168.1.2 ПКУ). Якщо ж орендна плата виплачується готівкою з каси підприємства, тоді ПДФО перераховується до бюджету не пізніше банківського дня, наступного за днем такої виплати (пп. 168.1.4 ПКУ).
Якщо ж орендна плата була нарахована, але не виплачується (наприклад, за браком коштів у підприємства), ПДФО з такої орендної плати все одно треба сплатити до бюджету протягом 30 днів після закінчення місяця, в якому було нараховано орендну плату (пп. 168.1.5 ПКУ).
Єдиний соцвнесок
При виплаті орендної плати фізособі сплачувати єдиний соцвнесок не потрібно. Відповідно до ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ, єдиний соцвнесок нараховують і сплачують із зарплати та винагороди за виконання робіт, надання послуг за цивільно-правовими договорами. А на думку ПФУ, викладену, наприклад, у листі від 10.08.2011 р. №16534/03-20 (див. «ДК» №45/2011), відносини, що виникають при укладенні договору найму (оренди) (ст. 759 глави 58 ЦКУ), не мають ознак правовідносин, що регулюють виконання робіт або надання послуг. Отже, на суми виплат фізичним особам за договором оренди ЄСВ не нараховується.
Нормативна база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-IV «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. №88.
Василь РОРАТ, «Дебет-Кредит»