Щодо відшкодування витрат на відрядження
Міністерство фінансів <...> розглянуло листа <...> щодо відшкодування відрядженому працівнику бюджетної сфери витрат на відрядження і повідомляє.
1. Відповідно до норм Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів від 13.03.98 р. №59 (далі — Інструкція), підприємство за наявності підтвердних документів (в оригіналі) відшкодовує в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. №98, витрати відрядженим працівникам на найм житлового приміщення з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат (крім витрат на алкогольні напої, тютюнові вироби, суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунка згідно із законами держави перебування, а також плату за видовищні заходи).
До категорії «інші витрати» належать інші надані готелем послуги під час проживання відрядженого працівника, що не увійшли до переліку послуг вищезазначеного пункту, і які можуть бути відшкодовані відповідно до чинного законодавства України (не заборонені до відшкодування чинним законодавством України).
Тому у разі включення до рахунка за проживання у житловому приміщенні під час перебування працівника у службовому відрядженні в межах України та за кордоном витрат на оплату вартості користування кондиціонером, такі витрати (в межах граничних сум витрат на найм житлового приміщення) підлягають відшкодуванню відрядженому працівнику.
2. Постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 р. №98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» та Інструкцією передбачено, що відрядженим працівникам відшкодовуються витрати на обов'язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження.
3. Згідно з розділом II Інструкції відрядженому в межах України працівникові відшкодовуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами).
Згідно з розділом III Інструкції відрядженому за кордон працівникові відшкодовуються витрати на проїзд за місцем відрядження транспортом загального користування (рейсові автобуси, метро, тролейбуси, трамваї тощо, крім таксі) за умови, що працівникові не надавалися безкоштовно засоби пересування.
У разі потреби пересування по території держави відрядження керівник підприємства може визначити відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватися. Якщо така пропозиція не надходить, працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.
При цьому зазначимо, що вказані вище витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат.
Підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та Податкового кодексу України.
Слід також зазначити, що відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» форма та зміст підтверджуючих документів встановлюються Державною податковою службою України. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.
Міністр В. ХОРОШКОВСЬКИЙ